办公室档案管理员职位任务说明书(4页).doc

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1、办公室档案管理员岗位任务说明书编号：006拟　　制：核准：生效日期：一、基本资料部门名称办公室岗位名称档案管理员直接上级主任/副主任所辖人员/二、工作说明1、主要职责1、负责资料的收集、归档。2、负责档案的妥善保管。3、负责档案的开发利用管理。4、协助处理来信来访工作；办理报刊杂志征订。2、主要工作内容1、建立档案管理制度、保密制度、档案借阅制度以及查档制度，落实公文、科技档案、财务档案管理的工作措施。2、负责定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料，办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作，保证档案安全、完好无损。3、对公司各部室和子公司档案管理进行监督、指导。4、负责档案资料的开

2、发利用，随时为公司管理需要提供档案资料。5、开发计算机信息化档案管理技术。6、完成公司报刊杂志征订、登记工作，进行费用初审。7、协助处理来信来访工作。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、制定制度1.1起草档案管理制度性文件，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、借阅和查档的程序、保密规定等，落实公文、科技档案、财务档案的管理办法，报请主任审批、修改。2、档案收集、归档2.1定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料。按照管理规范，将零散的文件整理、立卷、归档；对工程项目资料分阶段或全部竣工验收后进行收集、归档；对船舶、设备等资料按照科技档案的规范要求归档；按时将

3、会计凭证和报表等财务档案进行核实、查对。将档案资料分门别类按编号顺序专柜存放。2.2对档案资料进行价值鉴定和保管期限的划分。2.3拟写案卷标题，概要地揭示案卷主要内容，提供便利的查找线索。2.4对案卷和不同载体的档案进行分类编号，入库上架。2.5提高档案的开发、利用效果，对不同门类的档案资料分别编制案卷索引，卷内文件目录等检索工具和参考资料。3、档案保管3.1定期进行档案清查、核对，做到账物相符，及时修补或复制破损、褪变的档案，对不符合要求的案卷进行加工，对补充归档的文件进行整理编目。3.2保持档案室的清洁、及时关门、锁门，不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全，加强防火、防盗、防潮

4、、防虫等防护措施，避免档案的损坏和遗失。3.3符合销毁条件的档案，按规定销毁。4、档案使用管理4.1熟悉档案内容、存放地点，积极开展档案的开发利用工作；努力为领导决策，为机关部门、下属单位开展各项工作提供优质的服务；为解决有关问题提供确切的依据资料。4.2在档案管理基础上不断开发计算机信息化管理技术。4.3保守档案机密，认真执行档案查阅制度。不符合要求者、手续不齐全者，不准借阅档案，档案借阅期满后要及时催收。5、业务指导负责对公司各部室档案的形成、积累、整理和归档管理进行检查、监督、业务指导，对子公司档案管理进行指导；督促其按时将有关档案资料移交档案室保管，监督有关档案的销毁，做好保密工

5、作。6、其他6.1协助秘书认真阅读部门的有关信件，及时做好回复，重要事务及时请示主任，协助文员热情接待来访客人。6.2及时办理报刊杂志征订，仔细登记，做好费用初审。6.3参加调查研究，与其他人员做好信息的交流和工作配合，按照要求协助编写调研报告。6.4按时、按量、按质完成领导交给的其他任务；如有疑问及时请示汇报。6.5做好月度、季度工作计划和工作小结、年度工作总结。三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历C档案管理类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。专业知识B全面了解档案管理业务知识，有档案管理员专业职称。熟悉公司的生产经营情况。能

6、力事务处理能力B能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作。理解能力B能够准确把握本身职务定位、工作内容，比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。判断能力B能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能较为准确的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。表达能力C表达内容准备基本充分、主题基本明确、构思基本清楚。经验行业工作经验/最好具有航运类企业工作经验。相关工作经验E从事档案管理相关工作2年以上。其他条件身体条件身体健康，精力充沛，能够胜任本职工作；职业素质具有很强的保密意识，工作细致认真，富有条理性，接受过专业培训。计算机运用能够运用计算机处理日

7、常业务。