文件受控管理规定.doc

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1、中山市金哥电器实业有限公司文件名称：文件受控管理规定文件类别管理规定编号:JG-HR-B-201301版本：A01/3页次生效日期201306211.目的：确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。2.范围：本程序适用于质量体系文件和资料的控制。3.定义：3.1一级文件：质量手册（含程序文件）。3.2二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。3.3三级文件：技术性文件：3.3.1技术资料：工艺

2、设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。4.职责：4.1文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。4.2各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。5.程序：5.1文件的编写、审核及批准：项目序号文件级别编写审核批准控制部门5.1.1一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门5.1.2二级文件主管、相关人员经理管理者代表文控中心/部门

3、5.1.3三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门5.1.4四级文件相关人员主管经理文控中心/部门5.4文件的更改、回收及作废5.4.1程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。5.4.2技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，

4、并提供更改后文件的磁盘或电子文档。5.4.4旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。5.5文件的保密管理及正本文件的保存年限文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。6.流程：见附件：文件控制程序流程图流程图权责部门制定/更改提出申请核准NGOK登记发放/回收归档/保存/作废各部门各部门总经理、管理者代表、经理、文控中心文控中心、相关部门文控中心文控中心、相关部门6．1文件编号

5、方法：6．1．1制度文件：JGHRAO[2011]01文件编号年份文件类别代号部门代号（人力资源）公司代号6．1．2通知性文件：万通字HR[2011]第001号文件编号年份部门代号公司名称HR代表人力资源CW代表财务部SC代表生产部YX代表营销部GC代表工程部JH代表PMC部PG代表品管部6.1.3合同文件：合同文件JGYJ11110301文件编号年月日合同类型公司名编制：审核：批准：日期：日期：日期：