电子邮件的写作技巧课件.ppt

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1、电子邮件的写作技巧电子邮件的逻辑很重要1写好电子邮件的四项策略21.选取一个引人注目的标题2.内容简明扼要3.在邮件正文中提到收件人的名字。否则，他会认为这封邮件同时群发给了很多人4.在邮件中附上公司全称和具体地址3回答三个问题：邮件应该写多长？邮件内容应该有多详细？邮件应该有多正式？邮件应该写多长？最好的答案能写多短就写多短邮件的正文部分（不包括标题行和署名部分）的长度最好控制在2-3个句子最好让邮件短到一眼扫过去就能看懂其大意在通常情况下，我只会读我客户或者与我有亲缘关系的人发来的长邮件。如果是其他人，我要么整篇都不看，要

2、么只看开头和结尾，然后决定怎么回复。坦率地讲，你也很可能这样做。也许你只会读你的客户、老板或亲戚发来的长邮件。更进一步说，即使是和我们关系密切的人发来的邮件，我们也不会把每句话都看得很仔细。？邮件内容应该有多详细？邮件内容应该涉及相关细节并且突出某些具体细节邮件应该有多正式？对于大多数人来说，邮件在一定程度上代替了口头交流。如果是在公司内部发邮件我们可能会像在饮水机旁闲聊那样随意如果给陌生人或者仅仅有过电话联系的人发邮件我们就应该显得更正式一些因此，我们应该把邮件看做是相对正式的文件。4对标题行给予更多的关注标题行是邮件中最重

3、要的部分它的好坏决定了收件人是否会打开并阅读邮件的正文部分主题：文章发件人是否要求我给他发送一篇文章？还是要就一篇文章采访我？还是向我索要我曾经写过的一篇文章？关于标题的例子1主题：明天这是一个孤立、和正文部分没有任何联系的标题。看一下这个标题，通常情况下，当我们看到邮件的关于标题的例子2—首先能知道标题的内容，在这个标题中为“明天”；—然后能通过标题识别出邮件是由谁发来的。如果能识别出来，就说明这个标题很好，因为它能吸引我们读下去，看看这个人明天到底要做什么。标题时能看明白两点：主题：6月23日见面这个标题好就好在它直接回答

4、了所有看信者在打开关于标题的例子3这个标题一下就能引起别人的注意，因为这个简短邮件之前心中存在的问题，“我有必要看它吗？”的标题中涉及了一次会面。秘密武器——项目符号5文字本来就很枯燥，大量的文字堆积在一起就显得更枯燥了。大段大段的文字会让读者费解。人们容易接受视觉刺激，更喜欢看图形。在电子邮件中，图形就是项目符号，应该把它作为你的秘密武器。两个特点你应该让邮件变得更加私人化、简单化，要学会如何使用秘密武器：项目符号。项目符号与幻灯片或其他演示工具中的图片或动画的效果是一样的。但是项目符号在邮件中更便于使用。学会使用项目符号一

5、个糟糕的汇报者假如他使用了项目符号收件人：吉姆客户发件人：迈克销售人员主题：即将来临的陈述吉姆：我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就您的要求，我谈一下此次陈述的意义。首先，他可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。其次，我将以我25年的经验讲述这个项目的核心原则。最后，我可以当场回答提问，如果副总裁有什么问题，我可以当面给予解答。吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？迈克收件人：吉姆客户发件人：迈克销售人员主题：即将来临的陈述吉姆：我打算在5月3日给您所在地区的副总裁做当面陈述，就

6、您的要求，我谈一下此次陈述的意义。我希望您能就此问题和董事会进行讨论。首先，您所在地区的副总裁可以加深对我的了解，熟悉我的个人风格。其次，我可以展示一下电话销售培训所需的设备，这是此培训项目的一个重要部分。最后，我可以当场回答提问，如果大家有什么问题，我可以当面给予解答。吉姆，我觉得这种做法是可行的。我想把此次活动安排在5月3日，您觉得如何？迈克你发现二者的不同了吗？两封邮件传达的是同样的信息，但是通过使用项目符号，第二封邮件看起来更清晰明了。邮件越清晰明了，就越能引起读者的阅读兴趣，也就越有可能得到回复。6署名的使用你所在公

7、司的名称以及关于你的公司的产品、服务信息，最好出现在邮件的最下方。这就是邮件的“署名”部分。如果一个人有上百封的邮件需要处理，他有时会忽略邮件的正文部分，而只关注署名部分。为什么会出现这种情况呢？因为人们习惯于一下子跳到信息的结尾处看最关键的内容。我们想直接进入主题，于是我们单击“下一页”按钮，或者拖动鼠标到邮件的结尾处。这意味着经常收到大量邮件的人，对邮件结尾处的署名部分会给予更多关注。7常见的邮件错误错误1：并未提出或确认下一步行动错误2：愚蠢的标题行从标题行看，好象发件人已经得到了什么。标题行中提到的熟人，收件人并不认识

8、。为了吸引他人的注意力，标题中使用了黄色笑话或者脏话。标题类似于“我怎样才能与你取得联系呢”。谎言（例如，“我们拾到了你的钱包”）错误3：把别人的名字、公司名称或职位搞错错误4：发送错误的附件错误5：正文中提到了附件，却忘记发送附件错误6：咒骂和讲黄色笑话错误7：开一些不算下