电算会计实训课件.ppt

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1、《电算会计实训》项目二账务系统应用本节课学习要点：（1）了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。（2）了解电算化账务处理系统业务流程的特点，掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。（3）了解记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的相互关系，学会在软件系统中处理凭证和账簿。（4）了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。一、记账凭证处理凭证处理是日常账务处理中最频繁的工作。通用电算化会计系统中，记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口，其正确性控制成为保障系统输出的各类账簿和报表结果正确的关键。记账凭证处理的主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等

2、。两种凭证处理方式：一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式；二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。（一）记账凭证录入1．凭证录入的基本内容（1）凭证日期。若账套业务时间与系统时间不一致，可将系统时间调整为账套业务时间。（2）凭证种类。按照初始设定选择凭证类型。可直接录入凭证类型代码，也可使用引导功能录入。（3）凭证号。不同软件对记账凭证编号的规则各不相同。更多软件将凭证类别与凭证编号作为两个项目，按“收”、“付”、“转”等分设，每一类型再按顺序编号，如“收”字第5号、“转”字第200号等。若凭证作废但并未在物理

3、上删除，那么仍然占用着凭证编号。只有物理删除时其编号才被释放。（凭证录入的基本内容：）（4）摘要。手工处理中一张凭证编制一个完整的摘要。电算化系统中，摘要是以行为单位编制的，凭证的每一行都要有一个相对独立的摘要。系统在执行自动记账时要将凭证中的摘要内容复制到相应账簿作为账簿中的摘要内容，如果凭证中的某一行摘要内容为空，则相应账簿中这一记录的摘要内容也为空，由此将影响账簿的可读性。可通过定义摘要库的方法录入摘要内容。（凭证录入的基本内容：）（5）会计科目。允许输入科目编码、助记码或科目名称，也可引导输入。但必须输入最末级科目。软件将完成一些自动检查。例如，检查所输入科目是否已经过设置，检查科目

4、是否为最末级科目。如遇到明细科目不存在的情况，可运用软件提供的增加明细科目的功能增补。（6）金额。有直接输入和计算产生两种情况。对于有数量外币核算要求的科目，根据输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生金额。（7）合计。系统自动产生。（8）附件张数。凭证输入是会计软件应用中使用最频繁的一项功能，每一张凭证均须在输入上述各项内容后才准予保存。凭证存盘时，账务处理系统将对存入的凭证作相应的检查，这些检查包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。2．辅助核算数据的输入（1）往来核算。输入往来单位、经手人、票号等信息。（2）部门核算。输入部门代码或部门名称。（3）职员核算。输入

5、职员代码或姓名。（4）通用项目核算。输入项目代码或项目名称。（5）数量核算。需要通过输入数量和单价，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出金额。（6）外币核算。则需要输入外币原币金额（和折算汇率），软件将外币折算为本位币。（7）“银行科目”或“银行类”属性。输入结算方式和结算票据号，有的还要求输入业务发生日期。（二）记账凭证查询与修改1．记账凭证查询软件中有简单查询和综合查询两种基本形式。简单查询是输入凭证月份和凭证号等少量要素来查询相应凭证；综合查询是由系统提供给用户的可对多个输入条件进行任意组合的查询方式。凭证简单查询时，一般允许输入如下几个查询条件：（1）日期。填入内容包括开始年月日和

6、截止年月日。（2）凭证字号。指需要查询的凭证的类型与范围。（3）科目代码。一般允许用户输入一个会计科目或某一科目范围。（4）金额。可以输入一个金额或一个金额范围。2．记账凭证修改（1）凭证的“无痕迹”修改。所谓无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹，也即调出原已录入的凭证，直接修改其中的内容。有两种状态下的错误凭证可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过，此时可利用凭证的编辑输入功能直接由录入员进行修改；二是凭证虽已通过审核，但还未记账，此时应首先由凭证审核人员取消审核后，再利用凭证的编辑输入功能由原录入人员进行修改。（记账凭证修改：）（2）错误凭证的“有痕迹”修改。所谓有痕

7、迹，指留下曾经修改的线索和痕迹，即以红字冲销或补充登记的方法来修改凭证中的错误。对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。使用了红字冲销和蓝字补充的方法而增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。在补充增加的凭证上必须注明原凭证的编号，以明确这一凭证与原业务的关系。（三）记账凭证审核与过账1．凭证审核凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进