科技案卷构成的一般要求课件.ppt

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1、科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-20081一、分类二、组卷三、卷内文件的排列与编号四、案卷封面的编制五、案卷脊背的编制六、卷内目录的编制七、卷内备考表的编制八、案卷目录的编制九、案卷的装订、装盒与排列上架2一、分类按工程性质分类按专业分类按区域、流域分类3二、组卷1.卷的概念⑴案卷file由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。⑵组卷filing立卷,即组织案卷,将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。2.组卷原则遵循基建文件的形成规律,保持案卷内基建文件的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用

2、。3.组卷方法4案卷卷内备考表卷内文件N卷内文件2卷内文件1卷内目录案卷封面5文件有机联系某一项目或单位工程、分部分项工程的文件某一问题、事故处理形成的一组文件请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件,自成体系、互为联系某一组实验记录维修记录6五种组卷方法按单项工程组卷按专业性质组卷按阶段组卷按问题组卷按文件材料名称组卷7组卷方法1.按建设程序,分阶段组卷。2.立项审批文件可根据审批事项的内在联系,按问题组卷。3.设计基础文件可按

3、问题、专业、形成单位等组卷。4.设计文件可按照设计的不同阶段和专业、形成单位等组卷。5.项目管理文件可按问题并结合时间等组卷。如:征地拆迁计划、投资、统计、管理招投标及合同管理专项申请、批复86.施工技术文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;——施工管理文件按工作程序并结合问题组卷;——原材料质量保证文件如属共用的,则按单位工程整理组卷,如属专用的,则按分部工程分别整理组卷;——各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按单位工程集中整理组卷外,其余文件材料按照单位、分部、分项工程,结合施工工序,归入相应

4、部分,分别整理组卷;——设备文件材料按专业、台件等组卷;——竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷,并编制设计变更一览表。97.监理文件可根据其工作内容,按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等,分别整理组卷;平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。有的也可按单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。8.竣工验收文件可按照单位工程、专业(各专项验收等)分别整理组卷。10三、卷内文件的排列与页号编写(一)卷

5、内文件的排列常用方法:1.按文件材料形成的时间顺序排列2.按图样材料和文件的编号顺序排列3.按文件材料的重要程度排列4.按文件材料的形式特征排列5.案卷内密不可分的文件材料应排在一起11具体是:1.管理性文件按问题、时间或重要程度排列。如:会议纪要(专题会议)招投标及合同文件2.施工管理文件按工作程序结合问题的重要程度依次排列;原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列;按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件,依照施工工序,按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制(评定、验收)、安全管理、事故处

6、理等往来文件材料,依次进行排列。3.设备文件按依据性材料、开箱验收、安装调试、随机文件、运行维护等顺序依次排列。4.图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。12印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后(如批复在前,请示在后);译文在前,原文在后;设计文件材料目录在前,设计图样文件在后;综合性的文件在前,素材性的文件在后;文字材料在前,图样在后。13(二)卷内文件页号的编写1.案卷内基建文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。——页号用阿拉伯数字编写。——各件

7、之间不连续编页号。——页号的填写位置:双面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角;单面书写的文件材料,在其右下角。图样的页号编写在右下角,或标题栏外右上方。2.已有页号的文件可不再重新编写页号。如成套图样、印刷成册的文件。3.卷内目录、卷内备考表不编写页号。14四、案卷封面的编制档号:(案卷题名)立卷单位起止日期保管期限密级封面式样印制在卷盒正表面,也可采用内封面形式15案卷封面编制1.案卷题名——主要包括建设项目名称或代号、阶段名称、文件类型名称等(示例)2.立卷单位——填写负责组卷的部门或单位(与旧规范有区别)3.起止日期—

8、—填写案卷内基建文件形成的最早和最晚的时间(年、月、日)4.保管期限——填写组卷时依照有关规定划定的保管期限5.密级——填写卷内基建文件的最高密级6.档号(示例)——由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成16例:淮北矿业集

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