Excel常用功能及操作技巧课件.ppt

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1、Excel常用功能与操作技巧亿色出品内部分享目录常用功能常用功能1—条件格式作用:根据预定的条件,设置一定的格式,从而达到提醒或者警示作用。主要用在突出某些特定设置(包括边框、文字颜色、字体、趋势、图形等)单元格,便于理解和更加可视化。使用方式:1、系统给定的快捷功能,如突出显示、(重复项)、项目选取(标识前10项)、数据条(展示趋势)等2、可以按一定规则写函数,达到自己想要的格式,如斑马线、周六日自动标识等(详见演示文档)常用功能2—定位/填充使用方式1:“开始”---”查找和选择”---”定位条件”---选择空值---输入框输入上一级内容---Ctrl+Enter使用方式2(

2、快捷键):F5---”定位条件”---选择空值---输入框输入上一级内容---Ctrl+Enter作用:在表格中快速填充跟上一级内容相同的项目常用功能3—数据透视表使用方式:“插入”---”数据透视表”数据透视表(PivotTable)是一种交互式的表,主要进行分类统计计算。如求和、计数、平均数、最大(小)值、方差等。所进行的计算跟数据透视表中的排列有关。可以动态地改变它们的版面布置,也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时,数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外,如果原始数据发生更改,则可以更新(刷新)数据透视表。要点:1、查看和更新数据源:“选项”---

3、”更改数据源”2、刷新数据透视表:“选项”---”刷新”或“选中数据透视表”----鼠标右键----刷新3、可按数值排序:“选项”---”刷新”或“选中数据透视表”----鼠标右键----排序4、可使用切片器:“选项”---”插入切片器”(主要用于动态选择相关字段)5、可对透视表进行布局:“设计”---”报表布局”(可展示成矩形表格形态)6、快速提取相应的明细:双击数据透视表任何一个数据单元格,即可展示对应的明细常用功能4—分列作用:将一个单元格内容分成单独的列进行展示,目的是为了更好的分类。要求:每行的单元格内容要有一定的规律,各类型内容之间有明显的的标识,如空格、”-”、()

4、等。使用方式:“数据”---”分列”---按步骤操作常用功能5—删除重复项作用:将一个表格中行内容有重复的删去,避免重复计算注意:可有选择的删除,使用时要多加小心使用方式:“数据”---”删除重复项”---按步骤操作常用功能6—数据有效性作用:1、人为制定一定规则,防止在单元格中输入无效数据;2、强制要求从给定的下拉框中选择内容输入。提示:1、要求输入的格式需要说明清楚,避免误解(总是报错而无法输入)2、下拉框设置时可借助函数(如IF等)设置有关联性的选项使用方式:“数据”---”数据有效性”---按目标操作常用函数函数的结构一般由函数名称和函数参数组成。但个别函数没有参数,如n

5、ow()、rand()、day()等参数有特定的含义,固定的位置,用半角逗号隔开参数可以是常量、引用、计算式或其他函数如何插入函数“公式”—“插入函数”点击编辑栏边的“fx”在编辑栏内直接输“=”插入函数常用函数--概述提示:在excel里,你只要在单元格输入“=”后,在输入函数的前几个字母,excel就会自动匹配出相应的函数及函数的功能,我们只要双击下就可以插入了。如右图:常用函数1--IFIF(判断条件,正确时返回值,否则/错误返回值):用于执行真假值判断,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果如:IF(A1=B1,“是”,“否”),指如果A1=B1,则返回“是”,否则如A1≠B

6、1,则返回“否”提示:编辑函数时,如果参数是文本格式,则需在参数的前后添加英文输入法下的双引号应用技巧:--查找重复值先将要判断的数据(如A列)按升序或降序排列,然后再在辅助列如B列输入公式(如右):=IF(A1=A2,1,0),则返回结果为1即为重复值相关函数--IFERRORIFERROR(表达式,出现错误时返回的结果):用于判断表达式是否为一个错误值,若是则显示我们在函数里输入的错误显示值,如果是正确值--经常和AND或OR函数组合使用=IF(AND(X,Y),A,B),即如果同时满足条件X和Y,则返回A,否则返回B;函数OR类似,条件X、Y满足其中一个则返回A,否则(都不

7、满足)则返回BSUMIF(条件范围,条件,计算求和的范围)SUMIFS(计算求和的范围,条件范围1,条件1,条件范围2,条件2,……)用于计算区域内满足给定条件的所有单元格的和(SUMIF,一个条件;SUMIFS,多个条件)常用函数2—求和系列SUMPRODUCT(系列1,系列2,系列3,…)用于计算相应数组或区域(各列)乘积的和SUBTOTAL(功能数字,汇总区域)用于计算一个数据列表或数据库的分类汇总功能数字包括从1-11,每个数字代表不同的含义,如”9”表示求和常用函数3—

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