龙湖文档管理课件.ppt

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1、目录一、文控管理的目的二、文控管理的范围三、文控管理体系四、文控管理系统建立与执行一、文控管理的目的一、文控管理的目的目的规范公司文件、图纸等资料及信息的管理有效保护和利用公司的资料及信息增强公司资料及信息的及时性、一致性和有效性一、文控管理的目的企业档案的特点企业档案的历史记录性企业档案的信息资源性企业档案的法律凭证性二、文控管理的范围二、文控管理的范围1、公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料；2、总经办及各部门形成的制度性管理文件等；3、项目开发过程中的文件、图纸、数据信息及影像资料等；4、员工

2、在从事公司的主要经营活动中形成的、对公司具有保存价值和利用价值的其他资料等。三、汇祥地产文控管理体系一级二级三级自下而上的信息资料收集自上而下的信息资料传达集中和分散相结合三级文控的体制三、公司文控管理体系—三级文控管理体制公司档案管理员设计管理部内业成本管理部内业战略拓展部内业工程管理部内业营销策划部内业商业运营部内业财务审计部内业行政人事部内业项目1工程内业项目2工程内业项目1销售内业项目2销售内业第一级——公司档案管理员：负责公司级别的文档和图说资料的归档保存，如：政府批文、证书、报告、合同、竣工图（均为

3、原件）以及资料光盘等。第二级——各部门内业：建立本部门的文档管理体系，作为本部门的信息枢纽，管理部门文档、图说资料的流转、签章、归档。第三级——项目内业：在多项目同时运作的情况下，部门文员下面需再进行岗位细分。如工程管理部可分项目单独设立项目工程内业，独立管理项目的文控工作。三、公司文控管理体系—三级文控管理体制四、文控管理系统的建立与执行1、第一级文控管理2、第二、三级文控管理1、第一级文控管理3）、公司档案室分类目录2）、公司档案室管理办法1）、第一级文控管理的执行人公司档案管理员第一级文控管理的执行人四、

4、第一级文控管理_执行人四、第一级文控管理—档案管理办法一、汇祥地产档案管理办法：为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司的各项目工作服务，增加公司资料的实用性和有效性，结合公司实际情况，拟定公司档案管理制度，明确档案建档范围、机制、职责、编号系统、保管、借阅、销毁等各项管理办法，形成制度性文件，指导部门/项目文控管理办法的编制。档案的分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化

5、的具有一定从属关系的档案系统。四、第一级文控管理—档案分类科学、合理的档案分类体系是档案管理条理化的先决条件一、常用的文档分类方法：1、职能分类2、时间分类3、作者分类4、专题分类5、项目分类6、型号分类7、区域分类8、外形分类档案的分类方式多种，在实际工作中应根据实际情况编制档案分类目录在多项目同时运行的情况下，建议档案首先要按项目分开分类管理四、第一级文控管理—档案分类汇祥地产档案室分类目录：四、第一级文控管理档案根据文件资料的来源、时间、内容、性质等分为若干层次和类别，档案分类除大类外，同时区分保密、保密

6、程度等。公司档案室分类归档目录与部门/项目档案分类目录对接2、第二、三级文控管理3）、部门/项目档案分类目录（参照第一级）2）、部门/项目档案管理办法（参照第一级）4）、部门/项目档案流转流程、标准、模板5）、部门/项目档案实际处理1）、第二、三级文控管理的执行人部门/项目内业第二、三级文控管理的执行人四、第二、三级文控管理—执行人部门/项目内业文控管理内外协调日常管理计划跟踪数据统计四、第二、三级文控管理—执行人内外协调文控管理数据统计计划跟踪日常管理与外部分供商、公司其他部门的沟通协调信息、资料收集整理，传

7、递、传阅，可利用信息、资料的归档、清除建立部门台账，相关数据的收集、利用协助计划编制，计划跟踪、反馈部门会议安排、会议服务、后勤等其它配合事宜四、第二、三级文控管理—执行人四、第二、三级文控管理—执行人参照公司档案管理办法，根据各部门/项目实际情况，拟定部门/项目档案管理办法，做为部门/项目档案管理的依据：四、第二、三级文控管理—档案管理办法一、城市建设档案分类目录：四、第二、三级文控管理体系—档案分类二、汇祥地产各部门档案分类目录:参照公司档案档案室分类目录，根据各部门/项目实际情况，拟定部门/项目档案分类目

8、录：根据部门档案分类，梳理部门各类型档案的流转流程、标准、责任单位、数量、模板等（结合公司工作流程）四、第二、三级文控管理体系—档案流转参考资料：档案实际处理程序：1、收/发文登记2、收发文的督办3、档案归类4、档案编号、预立卷存档5、档案的保管与利用6、电子光盘、照片、影音等资料的保存7、档案的销毁8、注意事项四、第二、三级文控管理体系—档案处理程序1、收发文登记—强调可追溯性收发文