采购流程管理系统规章制度.doc

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1、体系编号：密级：保存期限：年采购过程管理制度文件编号：XXXXXXXXX版本号：1编制：审核：标准化：签发：XXXXXXXXXX修订记录版本号修改容简述修订人生效日期一、目的为规物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应公司生产和项目建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和权利，特制定本规定及流程。二、适用围本规程适用于本公司的项目采购及日常物料采购。三、职责设计部：负责填报《项目设备料单》、《项目综合料单》，采购部对申请采购的物料有疑义，设计部负责解释和变更。技术部：负责项目的概算、预算的编制

2、及相关技术文件、数据表、技术协议的审核，并负责将上述资料在采购实施前交项目部审核，项目部审核完成后转交采购部。项目部：负责将审核签字完成的《项目设备料单》、《项目综合料单》、项目采购概算、预算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。采购部：负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标，牵头完成技术协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪管理以及到货后报检入库。行政人事部：负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。四、采购作业流程管理流程详见《采购作业流程图》4.1编制采购二级进度计划

3、采购部在项目启动后，根据项目的总体《一级进度计划》和设计部《二级进度计划》，采购部需在1个工作日编制出《采购二级进度计划表》，采购计划应有部门负责人、项目经理签字以及签字日期。《采购二级进度计划表》中要对整个项目采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选择审批、询价、评标、确定供应商、签订合同、长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、跟踪、验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项目采购表单中必须准确填写项目名称及编号，具体表单详见《采购二级进度计划表》4.2接受料单项目物资由设计部根据设计容填报《项目设备料单》、《项目综合料单》及《项目流转单》，交项

4、目部审核后，转交采购部门，其他物资由需求部门，根据生产或经营实际需要，填写《请购单》。项目部和其他需求部门提供给采购部门的项目料单、请购单中，必须明确设备或材料的材质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术规格书中，列出需要进行分项报价的项目容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报价时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。项目部在接受设计部提供的《项目设备料单》、《项目综合料单》时，需认真审核，符合要求后方可转交采购部门。设计部移交料单给项目部时，料单上必须标识时间及第X版，如《项目设备料单-20

5、170726第一版》，具体表单详见《项目设备料单》、《项目综合料单》。每个项目必须附上《项目流转单》,每次资料移交时，双方填报的《项目流转单》中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收人、接收时间等，部门移交的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项目经理及时了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见《项目流转单》。《项目设备料单》、《项目综合料单》、《请购单》必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后项目部进行完善。4.3编制采购计划进度表依据项目总体《一级进

6、度计划》和设计部《二级进度计划》的时间节点，采购部门必须在接到项目料单后的第二个工作日，完成《采购方案》、《采购计划进度表》的编制，完成后返项目部备案；同时通过，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提供所需设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成《供应商引入（分包商）申请》表的审批，表中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理审批。供应商的引入，需符合《协议供应商管理制度》中的相关规定。4.4拟询价、邀标供应商审批和询价采购部在完成《采购方案》、《采购计划进度表》后的第二个工作日，需在协议供应商名录

7、里，每种物资选择3-5家供应商，完成《拟询价、邀标供应商审批表》，报需求部门及总经理审核批准，同日向协议供应商发出《询价书》。《询价书》中必须明确：供应商应根据询价书中的要求，提供各种设备/材料尺寸、材质、报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提供技术规格书，同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项目容、技术要求等详细数据表格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成PDF格式，容不得透露任何项目信息。已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直

8、接填写《项目供应商确认表》（需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同），报总经理审批后，向