浅谈企业档案信息化建设存在问题及对策.doc

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1、浅谈企业档案信息化建设存在问题及对策［关键词］档案信息化；建设；管理；对策近年来，在党的十六大提出的“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”方针指引下，很多企业信息化建设水平不断提升，推动企业档案信息化建设取得了长足的进步。但是，从总体上看，企业档案信息化建设的进程依然缓慢，致使企业档案信息化建设的整体水平不高。作为企业信息化建设的一部分，档案信息化建设不可避免地受到企业信息化发展水平和进程的制约，在思想认识、管理措施和技术要索方面存在的问题仍旧比较突出。一、企业档案信息化建设存在问题（一）思想认识不够清晰1.部分企业领导没有真正将企业档案信息化建设纳入到重要工作H程和企业的信息

2、化整体规划，缺乏必要的设施设备投入和后续资金保障，企业档案信息化建设没有真正成为企业的主动行为。2•“重硬件轻软件”、“重建设轻应用”、“重系统开发轻资源建设”等倾向依然存在。3.电子文件管理风险意识薄弱。（二）管理措施不够到位1.对企业档案信息化建设的整体规划重视不够。2.企业档案信息化建设的组织保障不力。3.档案信息化建设进程中的标准、制度建设未能引起足够重视。（三）技术要素不够突出1•很多企业希望通过一流的技术装备来实现档案信息化建设的一步到位。2•对企业档案信息化建设中普遍存在的具体技术问题缺乏深入的研究。3.企业档案部门缺乏高素质的复合型专业人才。二、加强企业档案信息化建设的

3、对策（-）观念创新是加强企业档案信息化建设的动力1.止确理解信息化条件下的档案管理理念企业档案信息化建设的核心冃的是从整体上提高档案信息的管理、利用效率和对档案管理流稈的控制和管理能力。企业档案管理应在这种指导思想下，不断开发功能齐全、科学合理的档案管理与应用系统软件，提高管理的效率和提升信息的价值。2.止确认识信息化条件下的档案服务企业档案信息化建设的最终冃的是为用户提供满意的信息资源服务。所以，档案部门必须真正树立“以用户为屮心”的服务理念，要加强用户信息的调研、分析与管理，了解不同用户的信息资源需求特点，明确用户的相关需求，才能实现用户服务导向型的企业档案信息化建设。3.止确对待

4、信息化条件下的多方合作企业档案信息化建设是涉及企业众多部门的系统工程，需耍文件管理人员、档案管理人员、信息技术人员、业务人员等进行良好的合作，才能顺利实施。所以档案部门有必要强化合作精神，与有关部门通力合作，密切联系，以有利于充分发挥档案信息资源的作用，增强企业全员档案意识,扩人档案工作的影响。（二）制度创新是加强企业档案信息化建设的保障1•构建图书、情报、档案信息一体化管理的企业信息网络企业图书、情报和档案信息从不同角度都能对企业的决策、管理提供重要的信息参考。加强信息化技术的发展，为实现图书、情报、档案信息一体化管理提供了便利条件，有利于形成企业完整意义上的信息中心，造就优势互补、

5、整体提高的格局，是现代企业制度下企业信息管理的理想模式，是企业档案机构设置的发展趋势。1.构建利于企业档案信息资源建设的保障机制企业档案信息化须将管理的重点放在控制信息源的质量上，以保证档案信息化系统的整体优化。这就需要档案部门坚持前端控制原则，积极介入文件的形成与保管过程，在形成电子文件的源头就行使档案工作的监督指导职能，掌握电子档案信息的收集、管理。2.构建合理的企业档案信息化建设绩效评估体系绩效评估是运用科学的方法、标准和程序，对行为主体的业绩、成就和实际作为准确的评价。开展企业档案信息化建设绩效评估工作时，耍制定长远、明确的绩效评估冃标；设计连贯、合理的工作流程；评估过程中要多

6、方采集数据，保证绩效评估的完整性、真实性，确保评估过程和评估结果的客观性和公正性。（三）管理和技术创新是加强企业档案信息化建设的推进器1.实现企业各类信息系统的集成管理信息资源的集成管理是企业信息化建设的必然趋势。国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见》指出：“企业档案部门应与信息管理部门共同对企业信息化建设中各类业务信息系统所形成的文档及数据库信息提出归档方案”。坚持这一指导思想有利于企业档案信息化建设的工程形态，从纵向系统为主的离散形态，逐步转向平台化的集约形态，实现内部不同应用基于共性平台的统一支撑。通过建设高度集约化的系统工程，实现最大化的系统效率和投入产出效益。2.有效

7、开发和利用档案信息资源信息技术的发展，为深层次挖掘档案信息资源提供了新的有效手段。除在企业局域网上建立企业大事记、企业荣誉等档案信息编研作品专栏外，建立具有企业特色的档案专题数据库是企业档案部门不断挖掘企业档案信息资源，为企业改革和发展提供服务的一种有效方式。建库过程中，要注意将信息数据库建设与档案信息深层次开发结合起来；将数据库与某项专题档案的复制品区分开来；将档案信息与其他部门形成和掌握的信息统一进行组织与加工；将数据库建设与企业中心工作紧