浅谈检测机构仪器设备档案管理.pdf

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1、图书与档案-■I浅谈检测机构仪器设备档案管理姜晓玲(安徽省产品质量监督检验研究院)中图分类号：TH70文献标识码：A文章编号：1009—914X(2014)45—0211一Ol检测机构仪器设备档案是指从事检验检测业务的单位在设备购置、验收、用、封存与启封记录和设备报废记录。调试、运行、维修、改造、报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、3检测机构仪器设备档案管理的措施图表、声像等形式的文件材料。仪器设备档案管理是检测机构档案管理中的一3．1仪器设备档案要及时整理归档个重要组成部分，是仪器设备管理的基础，其管理水平的高低，直接影响到检验作为档案管理人员，对档案的管理要有

2、责无旁贷的责任感和使命感，不仅人员的使用和工作效率，影响出具检测报告的质量，影响科研水平甚至影响要有崇高的政治素质和业务素质，还要有极强的责任心，做到动态管理，随时检到检测机构的效益，所以加强仪器设备档案管理是极其重要的一项管理工作。查，随时归档的管理原则；做到仪器定期保养与维护，加强对设备的检查、监督1检验检测仪器设备档案管理的特点校准、检定证书符合国家规定标准。1．1仪器设备档案的动态性3．2对检验仪器设备实施分类化管理检测仪器设备档案管理是一个持续不断变化和向前发展的过程。从设备购检验仪器设备纷繁复杂，合理确定仪器设备档案范围，对设备档案进行分进到设备报废或转移出本单位

3、期间，仪器设备档案信息资料随着设备本身的变类管理，建立系统有效的设备档案管理体系，各个分类之间可以相互融合，交叉化而变化，它始终处在一种动态的过程。例如一台仪器设备在使用过程中，必然运用，实现档案的立体式管理，有助于档案的整理和提高档案收集的质量，提高要形成使用、检修纪录、更新改造等信息，只要这台设备还在使用过程中，它就查阅率和实现资源共享，分类依据包括综合管理、仪器设备项目等相关材料开要不断地产生新的文件材料，直到设备的使用期结束，才会停止该设备档案信箱验收、安装调试、运行维修、随机样等六个方面。分类归档的重点是仪器设备息的更新或管理。项目(特别是价值lOCi元以上的)各个

4、环节形成的不同载体的文件材料。12仪器设备档案的综合性3．3对检验仪器设备实施信息化管理质检检测仪器设备档案管理工作涉及到众多部门，从计划购进设备到购置信息化管理是档案管理的趋势，所谓档案信息化就是在档案管理活动中全合同、从开箱安装到调试使用，从验收完成到支付货款，从检验维修到更新改面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。目的要造，从停止使用到报废清理等各环节，不仅涉及到不同的部门和不同的专业人实现档案信息的数字化和网络化t要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用员，同时涉及各种各样的专业资料，设备本身的多样性和设备管理的综合性，这的一体化；要实现档案

5、信息高度共享；要引发档案管理模式的变革。档案实行信也就决定了设备档案管理的综合性。息化管理，有利于避免档案因长期保存可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾1．3仪器设备档案的成套性和连续性等灾害影响，避免由于档案需反复查阅，可能造成的原件受损或遗失。要实现档要保证仪器设备的正常运行和使用，在设备管理中，就要对该设备的档案案信息化管理，就要制定档案信息化管理的有关标准，运用档案管理软件，加强有个连续性的记录，形成成套的档案资料，这些资料是该设备的过去和现在情电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证况的完整体现。电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建

6、立、规范、联通各区域网络，建立规范1．4档案材料的真实性和准确性的档案信息网络。通过馆藏档案数字化、数据导入导出、网络资源共享等实现案从设备开箱就要严把验收关，把所有材料纳人档案，作为原始材料保管和卷综合管理等功能。使用，其反映历史活动的客观过程必须是真实的、准确的，在史实方面较其他资3．4对检验仪器设备实施条形码管理料更为可靠，因为它客观记录了以往的历史情况，更因为它准确反映了当时的条码技术是依托计算机应用的一种自动识别技术，按照一定的编码规则排事实。列，用以表达一组信息的图形标识符。目前在商业领域广泛运用。条形码具有输2检验检测仪器设备档案管理的内容入速度快、可靠性高、信

7、息量大、灵活实用和低成本等优点。将条形码技术运用21制订开箱验收制度于检验仪器设备档案管理，可以与现有的主流档案管理系统实现无缝链接，尤新设备开箱时必须有档案人员在场，严格执行开箱验收制度，认真填写设其是在扫描档案原文时，通过对档案原文上条码的识别，可以实现档案原文与备开箱记录单，包括设备名称、开箱时间、外包装状况检查、开箱后检查、装箱文档案管理系统中的文件题名自动一一对应，从而大大提高工作效率，降低了工件及备件查验、中(英)文仪器设备说明书、光盘、合格证、装箱单、配件、工作标作误差率；同时，制定档案条