文件管理制度(2).pdf

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1、.文件管理制度1目的为建立健全公司文件管理制度，规范文件制作、发文、收文、保管及存档流程，提高文件形成和使用的效率，保证文件长期有效保存，确保公司经营管理活动信息畅通，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，保障公司各项经营管理政策的落实，特制订本制度。2适用范围2.1本制度适用于公司各种行政类文件的管理；2.2以公司名义进行的发文：2.3各部门以本部门名义发出或下发的文件，以及各部门收到的外来文件，参照本制度执行。3职责3.1管理部：公司行政类红头文件的归口管理部门，负责公司级行政类文件的校核、缮印、发文、收文等工作；3.2科技管理部：公司制度文件的归口管理部门，负责公司级制度类文

2、件的校核、缮印、发文、收文等工作；3.3各部门：负责本部门职责范围内文件的草拟、组织评审、会签、修订与审稿工作；3.4各部门分管领导：负责所分管部门文件的签发、外来文件的批阅等工作。4发文流程4.1拟稿..4.1.1文件的提出部门为拟稿人，负责文件的起草；4.1.2文件的草拟，应符合公文行文规范，情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短，编辑格式要全篇统一；4.1.3文件草拟完成，拟稿人填写《文件拟制审批单》中相关内容，在拟稿人处签字后随文件一并转入审稿流程。4.2审稿4.2.1由拟稿部门负责人对文件进行审稿；4.2.2审核的重点

3、是行文的必要性，法规的符合性，内容是否真实可靠、明确具体、切实可行，行文关系、公文格式是否正确，文字是否规范；4.2.3审稿完成，审稿人在《文件拟制审批单》审稿人处签字；4.2.4需要其他部门评审或会签的文稿，须经其他部门评审或会签审核通过后，由会签人在《文件拟制审批单》会签人处签字。4.3校核拟文部门应向管理部提交电子文档和书面文档，由管理部对需签发的文件进行文字校核，检查行文的语言和格式是否符合公文规范，如有文字和格式上的问题，应进行修正；若发现内容上有不明确或争议的地方，须及时与拟稿部门进行沟通确认，并提出修改建议；文稿校核完毕后，由校核人在《文件拟制审批单》校核人处签字，

4、并将校核后的文稿返回拟稿部门。4.4签发..4.4.1经过管理部校核签字的文件，由拟稿部门报送分管拟稿部门的分管领导对拟制文件进行审批签发；4.4.2审批时如有修改，由文件拟稿部门按审批意见完成修改，审批稿为终审稿，原则上任何人不得再行改动；4.4.3文件通过审批或完成修改，分管领导在《文件拟制审批单》上签发。4.5发文格式4.5.1公司各类文件发文均须采用公司拟定的统一文件头格式；4.5.2须按照公司《红头文件格式》要求进行的发文：4.5.2.1公司（**司）对外的重要行文应使用红头文件；4.5.2.2公司对内下发需要遵照的决定、决议、纪要、任命、通报等使用红头文件；4.5.2

5、.3红头文件仅用于公司级文件，无部门级的红头文件；4.5.2.4红头文件由管理部统一分配文件号，其中文件号由发文机关+年份+序号组成（序号不编虚位）。4.5.3以公司名义对内下发的须要遵照执行的各类制度、规定、规范采用《管理标准文件模版》要求进行发文，发文时需进行文件编号、编号由科技管理部标准化组统一分配，版本号、部门号及修改次数标识详见《企业标准体系表及企业标准文件编号规则》。4.5.4以公司名义或各部门名义行文解决一般性事项的通知、说明等，可使用分别以公司名义或部门名义按公司《便签格式》要求进行发文。..4.6缮印4.6.1经过签发的文件，由拟文单位送交管理部，管理部在《××

6、××年发文总目录》台账上记录行文日期、文件号、文件名称和拟文部门等；4.6.2管理部根据《文件拟制审批单》上填写的数量对文件进行缮印；4.6.3管理部将缮印完毕的文件装订成册，装订时认真检查，不得缺页、错页或多页。4.7用印4.7.1公司级文件对外发送时，须加盖公司公章，具体要求参见公司《印章管理规定》；部门级文件对外发送时无须加盖印章，仅需部门负责人签字以表确认即可；4.7.2文件用印前应检查《文件拟制审批单》上的签字是否齐全，不符合本制度规定流程的公文，管理部有权不予盖章；4.7.3文件用印须与发文单位名称一致，并做好用印登记。加盖印章应下压在成文时间上，如遇公文恰好满页，发

7、文时间和文尾部分需另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取此页无正文的方法解决。4.8分发4.8.1管理部负责对文件进行分发；4.8.2分发的范围报：发文部门的直接上级领导或部门；..送：发文部门的平级部门或间接责任单位；发：文件资料所及的各下属单位；4.8.3分发形式4.8.3.1公司的所有行政文件，原则上均须将文件转换为PDF格式后以电子版形式进行发放，不便于形成电子版的文件或必须以纸质形式发放的文件仍以纸质文件形式进行发放；4.8.3.