档案分类规范.pdf

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1、.档案分类规范第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号,根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。第三条一级类目的设置：（一）公司档案设置一级类目15个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间

2、）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。三级类目按阶段设置。（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设..置。三级类目按所属单项内容设置。（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。（八）荣誉类的二级类目，按奖品

3、种类设置。（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。第五条全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。第六条类目标识的构成：（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04⋯⋯依次标识；（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99标识；（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“·”隔开。案卷号（或件号）与其它代号之间，一律使用连接号“—”相连。第七条档号的结构：（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部

4、门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。..（二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。第八条各类档案的档号标识方法与标识示例如下：（一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX件号年度保管期限一级类目全宗号例：106·0101·2015·—013第13件2015年永久党群管理类公司办公室（二）产品类档案的档号结构与标识为：XXX·05XX·—XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：107（04）·0402·—012第1

5、2卷石油化工产品产品类监察部（分析化验）（三）科研类档案的档号结构与标识为：XXX·05XX·—XXX案卷号二级类目一级类目全宗号..例：201（01）·0503·—002第2卷石油化工科研类生产车间（天然气制氢）（四）基本建设类档案的档号结构与标识为：XXX·06XX··XX—XXX案卷号阶段代号项目代号基本建设类全宗号例：202（02）·0626·43·—006第6卷竣工图消防水池基本建设类动力车间（公用工程）1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构：XXX·06XX·—XXX案卷号项目代号基本建设类全宗号例：301（02）·0612·—007第7卷变配电所

6、基本建设类机电仪车间（电气）2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构：..XXX·06XX··XX—XXX案卷号技改技措次数原项目代号基本建设类全宗号例：202（01）·0605··61—006第6卷第一次技改技措液化气球罐基本建设类动力车间（油品）3.公用工程、民用建筑等有子项（分项）的项目，其子项编号由各单位档案部门确定。（五）设备仪器类档案的档号结构与标识为：XXX·07XX·—XXX案卷号二级类目设备仪器类全宗号例：201（01）·0701·—005第5卷炉设备仪器类生产车间（天然气制氢装置）（六）会计档案类档案的档号结构与标识为：XXX·08XX··XX.XXXX—X

7、XX案卷号年度财务部门代号二级类目会计类全宗号其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。..例：104·0801·01·2015·—016第16卷2015年财务部办公室凭证会计档案类公司财务部（七）干部员工档案类的档号结构与标识为：XX·XX·XX—XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：106·0901·—015第15卷干部档案干部员工档案类公司办公室（八）礼品类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX件号年度二级类目一级类目全宗号例:1