合同管理内部控制设计.doc

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1、合同管理内部控制设计合同管理内部控制设计合同管理内部控制设计合同管理内部控制设计　　目前，对于合同管理内部控制设计的概念，业内还没有一个统一权威的定义。中天恒3C框架认为，合同管理内部控制设计是在遵循国家和企业合同管理相关法规制度的基础上，以国家监管部门制定的内部控制规范及其应用指引为依据，结合企业合同管理发展的实际情况，用系统控制的技术和方法，构建企业自身合同管理内部控制体系的一个动态过程。简单说，合同管理内部控制设计，是合同管理内部控制建设的首要环节，是构建合同管理内部控制体系的过程。　　设计范围及基本流程　　在现代市场经济条件下，不管

2、企业从事何种业务，都必然与其他企业、组织或个人发生经济往来，合同是确定双方权利义务关系的法律文书，事关双方的利益得失，包括买卖合同、供用电水气热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同等。　　《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》(以下简称《合同管理指引》)第二条规定：“本指引所称合同，是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业与职工签订的劳动合同，不适用本指引。”由于用工单位与劳动者

3、并不是真正平等的主体，因此国家专门颁布了《劳动合同法》，对劳动合同进行规范并对劳动者合法权益进行保护，所以本指引不包括劳动合同。《合同管理指引》界定了合同管理的定义，描述了合同管理中的风险，明确了合同的订立、合同的履行方面的控制措施，对优化企业合同管理制度具有重要意义。　　合同管理内部控制设计是一个复杂的系统工程，基本流程包括设计准备、设计实施、试行及完善等。根据设计操作需要，在基本流程的基础上，还要有多层次具体的流程，每个具体流程中需明确工作内容、方法、步骤以及相应的表单等，要突出合同管理内部控制设计的特色。　　企业应当根据《合同管理指引

4、》的要求，建立并严格执行合同管理内部控制，以防范合同订立和履行中可能出现的风险，规范和约束市场交易行为，维护企业的合法权益和市场秩序。　　描述现状　　描述现状，就是梳理合同管理方面的内部管理制度或相关文件，梳理合同管理现状业务流程，编制合同管理内部管理制度或相关文件情况表、编制合同管理业务流程目录、绘制合同管理业务流程图等合同管理内部控制设计的基础性工作。　　1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，应重点关注有无合同管理方面的相关制度以及是否完善和充分执行、有无具体可控的操作文件或表单等。　　2、梳理描述现状业务流程。企业合同管理现行的业务

5、流程到底怎么样、包括哪些环节、能否有效控制合同管理风险，都是本步骤工作的重点，并要以图表的形式描绘出来。　　3、确定业务流程目录。在梳理合同管理管理制度和业务流程现状的基础上，根据内部控制设计的要求，编制合同管理业务流程目录，绘制合同管理业务流程图。合同管理的业务流程目录因企业而异，一般可简单分为合同订立阶段和合同履行阶段。其中，合同订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节，合同履行阶段涉及合同监控、合同补充、合同变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。　　本阶段设计工作成果是形成《合同管理内部管理制度或相关

6、文件情况表》、《合同管理流程目录》、《合同管理业务流程图表》等。　　风险评估　　合同管理风险评估的基本程序：识别合同管理风险，并进行具体描述;分析合同管理风险，编制合同管理风险分析表;评价合同管理风险，编制合同管理风险评价表;确定合同管理风险应对策略;提出合同管理重大风险解决方案。在实践中，合同管理风险分析及其评价是合在一起进行的，合同管理重大风险解决方案的制定要看企业是否需要，也可在合同管理内部控制设计完成之后单独进行。　　1、识别并描述风险。评估合同管理风险，首先，要把合同管理具体风险识别出来，然后整理出整体层面的风险。合同管理具体风险

7、是多种多样的，也因企业而有所不同。按照《合同管理指引》的要求，在评估合同管理风险时，至少应当关注下列风险：未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害;合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损;合同纠纷处理不当，可能损害企业利益以及信誉和形象。　　企业应根据《合同管理指引》中的风险提示，结合企业合同管理的实际情况，识别并具体描述合同管理方面存在的风险。合同管理具体风险描述因所识别的风险而异，将合同管理具体风险与合同管理流程结合是个比较好的做法。　　2

8、、分析风险。合同管理风险分析的内容很多，一般应从成因和结果两个方面进行，并编制合同管理风险分析表。　　3、评价风险。合同管理风险评价应从发生可能性和影响程度两个维度进行，根据评价