资料室管理制度.docx

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1、阳煤集团青岛恒源化工有限公司资料室管理制度1.目的为加强公司的档案、资料管理工作，规范公司资料、文件、图纸的保管程序，保护公司的知识产权，保证各种资料的完整性，充分发挥档案在工程项目建设过程中的作用，提高档案保存质量，特制定本管理制度。2.适用范围本标准适用于文件类资料、图纸类资料、招标过程中的全部文件与资料、科技成果转让、技术引进等的全套资料、工程监理过程的全部成套资料、有利用和保存价值的文件与资料。3.职责3.1技术中心资料室负责收集归档全公司化工生产基本建设、新产品开发、可研、基建、工程监理等方面的技术资料，

2、实行统一整理、装订和编号及做好所有资料的查阅、借阅的登记和发放等工作。3.2技术中心档案室负责对中标资料、合同等收集归档实行统一整理、装订和编号及做好所有档案的查阅、借阅的登记、发放等工作。4.要求4.1档案、资料的收集4.1.1对技术改造和生产系统新增或更新的设备（包括电气、仪表）、管件、阀门等物资的图纸、装箱单、说明书、合格证等资料，由物管科填制文件清单同相关资料一并移交资料室。4.1.2外部单位施工的技术改造工程竣工后，由施工单位填写《工程竣工资料移交表》，经项目负责人、技术中心科长审核、主管副总审批后将完整

3、的竣工图纸和随机所带资料移交资料室。4.1.3办公室、审计科、财务科等部室的资料，必须写清资料的清单，然后同资料一并移交公司档案室。4.2科技书籍的订购4.2.1公司各部室、各科室将实际所需书籍名称和数量提交技术中心资料室，档案、资料管理员汇总后，交技术中心科长审核、主管副总审批。4.2.2审批合格后，档案、资料管理员到图书市场进行采购，做到成本最低，质量最好。4.2.3科技书籍购回后，资料管理员及时分门别类并登记入库。4.3资料和档案的编号、保管期限划分和密级划分4.3.1档案、资料归档前，档案、资料管理员应进行

4、分类并按照编号规定，进行编号。4.3.2正式归档的档案、资料在正面封皮后第一页（无封皮的，应在适当位置上）加盖技术中心专用章。4.4档案资料应按永久保存、长期保存、短期保存分别组卷、编号。4.4.1技术中心档案、资料分绝密、机密、密、普通四个等级，按性质、内容不同划分不同密级，并据此界定调阅权限。4.5日常维护4.5.1注意防火、防潮、防光、除尘、防毒、防虫、防鼠和防盗。4.5.2档案、资料破损时，档案、资料管理员应向技术中心写出书面申请，说明原因，对破损严重的、不能修复的要作出“作废”标识，及时更换，并登记入《档

5、案、资料作废/销毁登记表》。4.5.3档案资料管理员应时刻保持高度的警惕性，经常检查不安全因素，发现问题及时补救，堵塞漏洞，不论遇到任何危急情况，都必须保证企业机密的绝对安全。4.6档案、资料的查阅、复印4.6.1公司职工查阅公司档案、资料时，持胸卡即可。外单位人员查阅时，必须持单位介绍信，须经技术中心科长、主管副总同意方可查阅，并记入《档案资料借阅审批单》。4.6.2档案的查阅一律在档案室进行，资料的查阅一律在资料室进行。4.6.3档案室、资料室的所有档案、资料复印时，须填写《档案资料借阅审批单》，表明复印原因、

6、复印份数经部门经理签字，技术中心科长认可（机密以上还需主管副总审批）后方可复印。4.7档案、资料的借阅4.7.1密级以上的档案、资料原则上只能查阅和复印，不能借出。若确因工作需要借出时，借阅人应填写《档案资料借阅审批单》，经部门经理签字，技术中心科长审核(可研档案还需主管副总审批)，交一定的押金，方可借出，但时间不能超过一周(可研档案不超过三天)。4.7.2普通的资料、书籍在短期借阅（资料的借期为一周内，书籍的借期为一个月内）时，借阅者要出示胸卡，填写《档案资料借阅审批单》，经部门经理签字，交押金后，方可借出。4.

7、7.3所有档案、资料，原则上外单位人员一律不能借出，特殊情况下经过领导审批同意（档案、资料要借出时，须持单位介绍信，经技术中心科长审核，主管副总审批后，填写《档案资料借阅审批单》，履行档案、资料借阅手续后，交纳一定押金后，方可借出，借期为一周。4.7.4短期借阅押金的收取，书籍按原价的1.5倍收取，资料每10页按50元收取。4.7.5长期借阅资料（资料的借期为一周以上，书籍的借期为一个月以上）时，由个人填写《档案、资料长期借阅申请审批表》经所属部门经理签字，技术中心科长审核、主管副总审批（若长期借阅重要科研档案需总

8、经理批准）后，资料室管理人员填写《档案、资料长期借阅登记表》，方可借出。如借出者调走，必须将所借资料归还资料室，方可办理离职手续。4.8归档的档案需更改时，由文件更改人填写《档案、资料更改申请表》，经其部门经理审批后方可更改，档案、资料管理员填写《档案、资料更改登记表》。4.9档案、资料的销毁、作废对保存期限已满且利用率不高的档案、资料,档案、资料管理员向技