行政事务管理系统手册簿.doc

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1、行政事务管理制度目录1．工作证管理制度22、办公用品管理制度33、使用管理制度44、空调使用管理制度55、印章管理制度66、卫生管理制度77、会议管理制度8一、工作证管理制度1、适用围除总经理、顾问外，所有员工上班一律需佩戴工作证。2、实施细则：2.1员工工作证只限本人使用，不得转借他人，因转借他人给公司造成不良后果的视情节轻重进行处罚。2.2工作证由人力资源部统一管理、发放、回收，设计部制作。2.3佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明显的地方，正面朝前可供识别，2.4工作证遗失或损毁，应及时向人力资源部补办（以旧证换新证），人为损坏需交工本

2、费10元。2.5员工离职工作证需及时收回。3、工作证的办理只限在职的部员工。4、本制度经总经理核准后公布实施,修改时亦同。二、办公用品管理制度1、目的为规办公用品的管理，特制订本制度。2、办公用品种类2.1消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液等。2.2管理消耗品：电池、打印机碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印纸等。2.3管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、打码机、章、日期戳、计算机、计算器、印

3、泥。2.4设计部专用办公用具：摄/照像机、投影仪、圈尺、钢尺、米尺等。3、办公用品的管理办法3.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮等消耗品；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及设计部专用办公用品。3.2领用管理基准，消耗品文具必须以旧换新。3.3各单位、各部门要合理、节约使用办公用品。打印文件，除外报资料(不得用废纸打印）规定单面打印外，通常情况实行双面打印，部文件打印要加强废纸循环利用，避免浪费。3.4投影仪、摄像机由设计员负责保管、日常维护，确保电子设备

4、处于常态使用，避免故障或电池不足等状况影响正常使用。3.5管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应及时报修，因正常损耗需重新购置由部门填写办公用品需求计划表，遗失应由个人或部门按原价赔偿。3.5严禁将办公用品外带回家私用。3.6办公室根据实际情况，对消耗品、管理消耗品备适当库存，管理品采购需填报《物品需求申购单》。3.7办公用品的采购统一由综合部购置。三、使用管理制度为合理有效的利用公司通讯资源，促进公司业务的正常开展，提高办公效率，节约办公费用，特制定本管理规定。一、固定1、公司的是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用。严禁打私

5、人，聊与工作无关的事情。2、员工因工作需要拨打，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，一般控制在3分钟以。3、接听应使用标准用语，铃响3声之必须接听。4、接听外线“您好！南岳云雾茶业xxxxxx”,对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。A.联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生(小姐)，公司暂无这方面需求，您的来电！B.找人：确定是否有联系或预约，再确定转接。转拔分机时“请稍等，正在为您转接”C.不指明的，判断自己不能

6、处理时，可坦白告诉对方，并马上把转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈容简明扼要地告诉接话人；D.转接至分机时，如分机占线或无人接听，在对方许可的情况下，应问清对方、、简单事由，以方便转告公司同事尽快回电。　通话简明扼要，不应长时间占线。结束时应说“！”，礼貌道别，待对方切断，再放下听筒。5、如本部门同事不在座位时有来电，其他员工应主动帮助接听，在可能的情况下，应记录对方、、简要事由，以方便转告。二、移动管理人员应24小时保持手机畅通，确保手机不欠费停机，如因需要更换手机号要及时告知综合部。四、空调使用管理制度本着正确使用、安全管

7、理、节约能耗的原则，根据季节气温的变化，对空调的启用、管理作如下规定：一、空调的启用　1、空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，避免使用不当对压缩机造成严重损坏，影响其正常使用寿命。2、空调开放规定：夏季室温度超过33摄氏度，冬季温度低于8摄氏度时方可开放空调。3、空调开启后，设置的温度要适中：制冷设置在26-28摄氏度；制热设置在20—24摄氏度之间。二、空调的使用与责任管理　1、空调开启时应及时将门窗关上，各部门指定专人为空调使用管理责任人。2、室无人时，最后离开者负责关闭空调。空调遥控器要妥善保

8、管，造成丢失或损坏的，照价赔偿。3、由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，应追究其使用者责任。注意用电安全，发现电路或空调故障要及时停止使用并报修，不得强行使用。4、长时间不用空调，应将插头拔下，将遥控器电池取出，同时做