清华紫光操做手册.doc

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1、紫光电子档案管理系统使用手册紫光软件集团有限公司电子档案事业部目录1.请先阅读本章11.1描述符号说明21.2特别内容说明21.3手册中名词解释31.4总体功能介绍51.5业务流程介绍61.5.1收集整编流程61.5.2档案利用流程81.5.3鉴定销毁流程91.6基本操做指南101.6.1如何进行客户端设置101.6.2如何登录、退出、注销系统121.6.3如何修改个人密码121.6.4如何设置默认输入法131.6.5如何设置默认电子文件存放路径131.6.6如何设置显示字体141.6.7主界面功能介绍152.系统初始化152.1

2、如何新建全宗162.2如何新建档案类型172.2.1如何创建档案类型182.2.2如何定义库结构192.3如何定义录入卡片212.3.1如何调整界面大小232.3.2如何选择移动控件232.3.3如何调整控件布局242.3.4如何删除界面控件252.3.5如何增加标签252.3.6如何增加编辑框262.3.7如何增加组合框262.3.8如何增加备注282.3.9如何使用界面函数282.4如何建立分类表282.4.1如何增加节点和子节点282.4.2如何删除节点292.4.3如何修改节点292.4.4如何定义连接符292.5建立用户

3、体系292.5.1如何新建角色292.5.2如何新建机构(组)322.5.3如何新建用户332.6文件传输设置342.7初始化目录树362.7.1如何新建全宗节点362.7.2如何新建档案节点372.7.3如何新建立数据节点382.7.4如何复制节点392.7.5如何移动节点402.7.6如何删除节点402.8如何进行排序设置402.9如何进行档号规则设置412.10报表设计432.10.1如何设计档案报表432.10.2如何设计借阅单431.请先阅读本章　　　　　　　　　　　　　　　感谢您选择紫光电子档案管理系统！知识资源管理是

4、未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基础部分。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。紫光电子档案管理系统是由紫光软件集团有限公司自主研发的通用档案管理系统。系统完全依照国家档案管理标准开发，并结合先进的档案信息化管理理念和方法，是一套具有先进性、安全性、前瞻性的综合档案管理平台。应用本系统不仅可以实现本单位档案的信息化管理，

5、还可以通过系统中的标准化流程来规范本单位的档案管理工作。无论在企业还是在事业单位，应用本系统都将给您的工作带质的飞跃。本手册主要用来说明紫光电子档案管理系统各功能模块的用法，既可做为档案管理员和录入人员的操做查询手册，也可以做为系统管理员进行系统维护时的功能参考手册。下面，开始开始我们的工作吧………………系统管理员系统初始化工作　　　　　请直接到P20页系统管理员系统维护工作　　请直接到P100页全面了解本系统，请从继续向下………………1.1描述符号说明　　　　　　　　　　　　　　　为描述方便，在手册中利用部分符号来标识特定的内容

6、，用到的符号及说明如下表所示：符号说　明举例【　】模块（子系统）名称符号例如：【档案管理】表示档案管理模块；〔　〕功能按钮或功能操做符号例如：〔增加〕表示增加按钮或增加操做；→下一步（继续）符号例如：选择记录→〔删除〕，表示选择记录后进行删除操做；§操做步骤符号应用格式§ｘ-ｉ例如：§３-１表示共三步操做此处是第一步；①②③界面上操做步骤符号用来标识界面上操做的顺序1.2特别内容说明　　　　　　　　　　　　　　　手册中的重点或特殊内容用波浪框线框起来，来提醒读者注意；重点内容主要有快捷操做、特别说明、操做提示、补充说明等种类，表示

7、方法如下所示：操做提示：特别说明内容，描述性语言、操做过程等；1.1手册中名词解释　　　　　　　　　　　　　　　在描述系统应用的的时候，会用到档案行业和计算机专业的行业术语或专有名词，常见的术语及名词解释如下：l档案archives国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的历史文献；l档案管理archivemanagement档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。l档案室recordsoffice国家机构、社会组织内部设置的集中管理本单位档案的组织形式的统称；l收集acquisitionandcollec

8、tion档案馆、档案室接收及征集档案和有关文献的活动；l归档filing办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程；l移交transfer按照国家规定把档案交给档案馆、档案室保存的过程；l鉴定appraisal对档案真伪和价值的判定；l保管期限re