第7章用Excel-2003轻松管理数据.ppt

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1、第7章用Excel2003轻松管理数据Excel2003具有强大的数据管理功能，它能进行复杂的数值运算和数据分析，下面将结合上章所建立的“月销售表”来讲解这些功能，为了便于讲解，删除了表的背景。7.1数据的操作7.1.1公式的使用——计算销售额公式是对工作表中的数值进行计算的等式，可以是简单的算术等式，也可以是含有Excel内嵌函数的等式。在输入公式时候，必须以“＝”号开头。注意：如果在公式中输入的是单元格的引用，可以不必在意大小写。1.输入公式现在输入公式计算销售额，销售额的计算公式是：销售额＝单价×销售数量。具体操作步骤如下。步骤1单击“月销售表”中的D3单元格，输入“＝”号，再单

2、击B3单元格。步骤2输入乘法“*”，单击C3单元格，这时D3单元格显示“＝B3*C3”。步骤3按Enter键，D3单元格显示出计算结果107150。2.复制公式当采用相同的计算公式计算时，可以进行复制公式操作，减去再次输入公式的麻烦，具体的操作步骤如下。步骤1单击选中D3单元格并右击，然后在弹出的快捷菜单中单击“复制”命令；步骤2单击D4单元格并右击，在弹出的快捷菜单内单击“粘贴”命令，即可得到计算结果。3.删除公式删除公式比较简单，只需单击单元格，再按下Delete键即可，删除成功后在编辑栏上不再显示公式。7.1.2函数的使用——计算盈利额函数是被预先写好的公式，通过设置参数得出计算

3、结果，在Excel中，提供了常用函数、财务函数、统计函数、数学与三角函数等。首先需要认识函数，这里以求和函数为例讲解。求和函数的格式为SUM(Number1，[Number2])，其中SUM是函数名，括号里面的Number1、Number2是参数，在SUN函数中允许参数是数据或是单元格的引用。在此介绍几个常用的函数：求和函数SUM(Namber1，Namber2，…)，用于计算输入的所有参数的和；平均值函数AVERAGE(Namber1，Namber2，…)，用于计算输入参数的平均值；最大值函数，MAX(Namber1，Namber2，…)用于计算输入参数的最大值。合理利用这些常用函数

4、可以使公式变得简单，以下将利用求和函数计算“月销售表”中的盈利额。盈利额＝（单价－进价）×销售数量，为了利用求和函数，可以把上面的数学计算公式改写为：盈利额＝〔单价＋（－进价）〕×销售数量。计算盈利额的具体操作步骤如下。步骤1单击选中F3单元格，在编辑栏中输入公式“=SUM(B3,-E3)*C3”。步骤2按下Enter键，用移动公式的方法得出所有的盈利额，7.1.3对销售额排序对数据进行排序可以使数据具有条理性，它不改变单元格里的内容，只改变行或列在表中的顺序。1.简单排序单击“销售额”栏中的任意一个单元格，再在工具栏中单击“升序排序”按钮。2.复杂排序当用户需要对两列或多列进行排序时

5、，简单排序就不能应用了，比如在销售表中，同一家供货单位不同产品按盈利额由高到低排列。这时需要应用到“排序”命令，具体的操作步骤如下。步骤1单击“进货单位”栏里的任意一个单元格，再单击菜单栏中的“数据>排序”命令。步骤2在弹出的“排序”对话框中的“主要关键字”下拉列表里选择“进货单位”，再单击“选项”按钮。步骤3弹出“排序选项”对话框，在“方向”区域里选中“按列排序”，再在“方法”区域里选中“笔划排序”，接着单击“确定”按钮返回“排序”对话框。步骤4在返回的“排序”对话框中的“次要关键字”下拉列表里选择“盈利额”，接着单击“降序”单选按钮，再单击“确定”按钮，完成操作。7.1.4筛选数据

6、在很多时候，用户只是关心表格里的某些信息，通过对表格里数据的筛选，可在表里只显示用户感兴趣的数据，在筛选条件中，经常用到比较运算符，在Excel中定义的比较运算符有：“＝”等于，“>”大于，“<”小于，“>＝”大于等于，“<＝”小于等于和“<>”不等于。1.记录单的使用记录单可以很方便的为用户找到符合要求的信息，下面以在“月销售表”中查找单价小于2000元，销售数量大于200的产品信息为例，讲解具体操作步骤。步骤1单击“月销售表”中任意一个单元格，单击菜单栏中的“数据>记录单”命令。步骤2在弹出的“月销售表”对话框中单击“条件”按钮，步骤3在弹出的“月销售表”对话框中输入筛选条件，这里

7、在“单价”文本框中输入“<2000”，在“销售数量”文本框中输入“>200”。步骤4单击对话框中的“上一条”或“下一条”按钮，显示筛选结果。2.使用自动筛选功能自动筛选命令可以使用户只进行简单的操作就可以筛选出所需要的信息，下面在“月销售表”中使用自动筛选功能，具体步骤如下：步骤1单击表中任意一个单元格，再单击菜单栏中的“数据>筛选>自动筛选”命令；步骤2在表中每栏都出现了一个三角按钮；步骤3单击要筛选的数据列（如“销售额”）右边的三角按钮，在