最新会议接待方案.doc

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1、精品资料会议接待方案........................................精品资料会议接待策划方案螁莈为确保各项会议接待工作的顺利进行,特拟定方案如下:膅蒂一、会议主题:客户培训袁螈二、会议时间:2017年8月23日——24日袇膁三、会议地点:杭州萧山瑞莱克斯酒店2楼杨歧厅羁腿四、参会人数:110人左右莅五、芄工作职责肁(一)会务期间招待、安排及接待工作。做到态度热情,服务周到,食宿安全。莆(二)会议会场布置和组织工作。(四)肇做好出席会议嘉宾、客户的组织联络工作。肃(四)负责组织

2、、协调,会务的方案设计,各种票证制作和物料采购。(五)做好宾客的迎送、住宿、乘车等具体接待事宜。膀(六)组织好会务期间客房、餐厅、和会议室的食品安全、通信、设备保障工作。螇蒅六、具体工作任务螂会前:会议举办场所确定后,与领导确认会议接待方案费用标准等。制定会议工作人员服务标准及会议接待流程。膀(一)准备会议物料(会务组任务)........................................精品资料膈1、确定邀请嘉宾及客户名单、接待资料、会议配套的商务服务,将航班、车次及抵达时间报接待组。芇2、

3、确定领导发言稿、签到表、会议指南、会议日程等,按要求根据参会人数印刷。袅3、制作票证:桌签:15cm×40cm,签到处1块,签约处1块,住宿登记处1块,导引路牌3块,签到登记表2本。为宾客们订制入场证,工作人员工作证、贵宾席姓名台卡胸花、会议用餐券。芀4、统计人数,提前订制嘉宾证、画册、会议指南、会议日程等统一装袋。蕿5、根据会议会场布置要求准备好广告牌、欢迎标语、宣传标语、喷绘、展架等设计,制作。蚅(二)会场布置:主席台搭建及座区安排(会务组任务)。薄(1)宣传推广用品的准备:莀1、悬挂横幅:(酒店门口和

4、会场内部)表示对各位参会的嘉宾和客户的热烈欢迎。羀2、导引牌:(3-4个,摆放在分岔口)引导客户按照指定路线到达会场莇3、易拉宝:(需要制作三种内容的:A、主讲老师介绍;B、主办方公司介绍;C、主要产品服务介绍)分别摆放在会场进口的两边莃(2)重点做好会场以及主席台、嘉宾席的布置。做好座区标牌、并摆放桌签。蒀(3)做好会议主席台鲜花摆放,摆放的形式为主席台前端一周摆放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。台面铺设红地毯。嘉宾桌上摆放水果、矿泉水等。.................................

5、.......精品资料肆(4)根据会务组要求布置好(广告牌、会议标语、喷绘墙、灯光、音响、麦克风、多媒体、投影仪及服务员安排)按部落实到位。袄(5)安排好公司展示及宣传设备的摆设位置,布置好签到签约台。检查好通道畅通、消防疏散等情况,杜绝安全隐患的发生。膁(6)在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指引路牌。薀(三)会议报到安排:蒇成立生活服小组负责住房登记(用餐)和引导(引导至房间、餐厅、电梯、会议室)薆1、据酒店提供的房况表,会务组人员要协商确定参加会议人员的房间,选定专家、门店培训人员及主要领导

6、入住的楼层、房间类型、房号、以及客房消费品撤销等工作。膄2、做好与会人员的联络和接待工作。发放相关资料、卡证、餐券等,分发房间号统一办理入住手续。蚀3、向嘉宾告知酒店名称、生活组负责人姓名,联系方式等。袈4、对接酒店:做好接待工作,叫早服务、开会时间提醒服务。安排住宿和23日中餐、晚餐和24日早餐、中餐,负责生活安排,告知注意事项,做好食宿接待各项准备工作以及最后的退房工作。肄5、成立生活服务组,具体管理就餐住宿事务,确保会议期间的生活服务。安排用餐时间人数、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工

7、作。........................................精品资料羃备注:培训人员同性别的4人一个房间(双人标间),公司工作人员同样安排,各门店的老板另外单独安排房间。螀艿会中:螆1:提前检查会议室以及餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单、茶点及相关服务到位情况。蚂2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟蝿3、安排司仪在会场入口处迎接来宾蚀4、第一时间解决来宾提出的合理建议或问题,如果客户提

8、出的问题解决不了的向上级反映,不能隐瞒不报或越权处理。膄5、确认特殊客人(含相关部门领导、老总朋友、重要客户等)的安排及接待工作。螅6、协调会议期间的交通工具的安排。衿7、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。袇备注:(第二天同样标准执行)袆蒄会后:罿1、收集整理会议剩余、可再利用物资物料等。芈2、会务总结、评估、会议代表的意见反馈及处理。蚈3、汇总参会人员的相关资料。芃4、与会议协办方的费用结算工

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