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2、游职业学院河南?郑州450009)摘要本文主要介绍通过借助Word中的邮件合并方法批处理已有的数据,将数据库作为数据源合并到模板文档中实现通知书的制作.同时,在此基础上详细介绍了通过应用域代码插入照片图片,进一步完善通知书的方法.解决在日常办公中如何利用最常用最简洁的方法,按照不同的要求灵活制作出通知书类的需批处理格式套用文件的方法.关键词邮件合并域代码完善通知书中图分类号:TP311.56文献标识码:A文章编号:1672—7894(2008)02—191—02引言高校的招生录取工作越来越多的是通过计算机和互联网来进行的,”网上录取”
3、和”电子档案”让人们脱离了繁重的人工”建档”和”提档”的困惑,杜绝了人为操作中不可必免的失误,也使高招更加透明化.网上录取操作比较简单,关键是对录取系统的应用,录取结束后,学校要进行通知书的制作和打印,制作的过程就是对数据库的操作和应用,将数据进行批处理.一,通知书特点概述录取通知书是考生入学的通行证,代表着持有人的入学资格和成绩合格.它必须具备唯一性,严肃性并且体现出录取院校的特点和性质.在学生入学时,通知书应该还可以起到注册学籍,核查入学身份的作用.制作通知书的方法有很多种,如果不用专业的系统程序的话,通常可以利用VisualFo
4、xpm报表或者Word中的邮件合并来实现.Word的普及率较广,每台办公电脑上基本都会装有Office软件,利用邮件合并功能来制作通知书相对简易些.二,邮件合并的原理“邮件合并”这个名称最初是在批量处理”邮件文档”时提出的.具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表,Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名.显然,”邮件合并”功能除了可以批量处理信函,信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签,工资条,成绩单
5、等.一般在以下几种情况下使用邮件合并:1.需要制作的数量比较大.2这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示.三,根据通知书特点的制作步骤3.1设置主文档通知书的特点就是,一部分内容是固定不变的,如入学时间,称谓,祝贺词等,但另一部分内容是随着每一位对象的不同而变化着的,如准考证号,录取专业等.根据这一特点,首先设计出固定不变的部分,即建立主文档.一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是为数据源的建立或选择提供了标准和思路.新建一个word文档,根据通知书的要求来设
6、计模版,如图1.3.2制作存储考生信息的数据源数据源就是一个存放数据信息的数据库.其格式可以是Excel工作表,Access文件,也可以是MSSQLServer数据库.一言蔽之,只要能够被SQL语句操作控制的数据都可作为数据源.这里,以Exce1为例.首先,作为数据源的考生信息是从录取系统中导出的,目前导图1出的信息数据库都是DBF格式,将它转换为Excel工作表,工作簿中应该筛选保留下需要的记录,比如:”准考证号”,”姓名”,”身份证号”,”录取专业”,”所在系别”等等.当然,录取了多少考生就会产生多少记录,每一条记录又会有N个含有
7、标题行的列.数据源制作完成,接下来的任务就是把数据源中的数据按要求加入到通知书了.3.3选择数据源加入主文档将需要变化的内容填空到相应的位置,即添加数据源.这部分操作相对复杂,但是道理很简单,就是通过一系列的选择命令,按照提示将数据源导入主文档.步骤简述如下:以Word2003为例,选择”工具”菜单中的”信函与邮件”,在下级菜单中选择”邮件合并”命令.工作窗口右侧跳出”邮件合并”任务窗格,选择文档类型为”信函”,点击”下一步:正在启动文档”.右侧再次跳出的窗格中选择”使用当前文档”(主文档),然后“下一步:选取收件人”,在”选择收件人
8、”视图中,点击”使用现有列表”(数据源),然后单击”浏览…”按钮,在选取数据源对话框中按路径选择并打开要合并的数据源文件.设置好之后选择下一步“撰写信函”.撰写信函是一个比较关键的步骤,只有正确的插入了数据(WORD中称
