福建交通综合行政执法总队

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1、福建省交通综合行政执法总队机关档案管理相关制度一、档案安全管理制度第一条为加强福建省交通综合行政执法总队（以下简称“总队”）档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故发生，确保总队档案资料安全和最大限度地延长档案寿命，根据《中华人民共和国档案法》和《福建省档案安全管理工作规定》，结合总队实际，制定本办法。第二条总队档案安全管理是指总队对室藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，其内容包括：档案安全管理职责、档案实体安全管理、档案信息安全管理和库房安全管理。第三条档案安全管理工作遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。第四条总队分

2、管领导对档案室的安全管理工作负有总责，办公室主任负责日常安全管理的监督与指导，专职档案员负责总队档案库房的日常安全管理，各处室兼职档案员负责日常文件材料的安全管理。―51―第五条加强安全教育，采用多种形式开展教育活动，增强全员档案安全意识，做到档案安全教育经常化、制度化。第六条建立健全档案安全管理制度，安全管理工作要做到有计划，有检查，有总结。第七条档案管理人员应熟知档案安全保护知识，定期进行档案安全检查，做好检查记录，发现问题或安全隐患，及时向分管领导汇报，并采取相应的处理措施。第八条确保总队在各项职能工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全、完整、真实、准确，并及时归档（包括电子版本

3、）。第九条根据上级档案主管机关的要求，依法将具有长远价值的档案向有关档案馆移交。第十条建立健全档案归档制度，规范档案提供利用过程中借阅登记和及时归卷的程序，建立档案移进移出登记制，确保档案安全万无一失。第十一条档案工作人员每年应对库藏档案进行一次清点核对，做到登记台账与档案实体相符。第十二条每年更换库房箱柜内放置的防霉防虫蛀药片。第十三条对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。―51―第十四条不同载体材质的档案应分类存放，规范保存，对特殊载体的档案存放，按其特性和要求，使用规范、合理的装具加以保管和保存。第十五条存放涉密档案信息的载体，应按所

4、存信息的最高密级标明密级，并按相应密级文件的管理要求进行管理。第十六条认真执行国家有关档案工作保密制度，制定信息安全管理制度，确保档案信息的安全。第十七条到期档案经鉴定后，销毁档案载体应确保档案信息无法还原。（一）销毁纸质介质档案载体，应当用焚毁、化浆、碎纸等方法处理。（二）销毁磁介质、光盘等档案载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。第十八条档案库房门窗应具有防火性能，并具备良好的密闭性，以防环境的不利因素对库房的影响。档案库房内应配备适合档案库房使用的灭火设备；消防器材应定期检查，及时更换过期的消防器材。第十九条档案库房门窗要有防光能力，应安装防紫外线窗帘。―51―第二十条库房应安装安全防

5、护监控系统或防盗报警装置，库房门窗应有防盗设施。第二十一条档案库房内应配置有效的温湿度调节设备，温度应控制在14-24℃，相对湿度应控制在45-65%。存放特殊载体的档案库房应配备空气净化装置或空气过滤设施。第二十二条库房应配有防虫、霉、鼠、等有害生物的药品，有效控制面积应达到100%。建立定期虫霉检查制度，适时更换过期防治药品，及时发现和杜绝档案霉变或虫蛀现象的产生和蔓延。第二十三条库房照明应选择无紫外线光源，如使用白炽灯或弱紫外线灯管，如使用日光灯或其他含紫外线光源灯，要采取过滤措施。第二十四条对违反本规定造成档案丢失、损毁、泄密或其他严重后果的，应当根据有关法律法规的规定，追究相关责任人

6、的责任。二、文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案保管期限规定―51―为了适应新时期总队机关档案管理现代化的需要，完整、准确、系统地收集、整理总队机关全体工作人员在各项工作活动中形成的各种文件材料，确保归档文件材料的质量，依照《福建省交通运输厅关于印发福建省交通综合行政执法总队主要职责内设机构和人员编制规定的通知》（闽交人﹝2011﹞51号）以及国家档案局第8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案保管期限表》和《福建省交通综合行政执法总队机关档案管理办法》（闽交执法办﹝2015﹞14号）等规范，并参照《福建省交通运输厅机关文件材料分类编号方案、归档范围与文书档案

7、保管期限规定》（闽交人﹝2011﹞15号），特制定本规定。1、主题内容与适用范围本规定确立了总队机关文件材料分类编号、归档范围、归档要求、分类编号及保管期限的划分及划分原则。本规定适用于总队机关各处室及其工作人员根据本处室职能和本岗位职责，依照本规定对各项工作活动中形成的各种文件材料进行归档、分类编号和确定保管期限。2、术语2.1机关文件材料：是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记