办公室职能职责办文办会

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1、办公室职能职责办文办会机关办文、办事、办会工作程序和规范机关办文、办事、办会工作程序和规范为进一步完善局系统工作机制,严格工作程序,转变工作作风,提高工作效率和服务水平,促进各项工作规范化、制度化运行,确保政令畅通和机关工作高效、协调运转,根据中省市相关规定,结合我局实际,现就进一步规范局机关办文、办事、办会工作程序通知如下:一、办文程序和规范(一)收文办理程序和规范1、签收、登记、拟办。局机关公文处理一律由局秘书科统一负责。凡上级来文,属“三密”文件的,按保密规定办理;属平件的,由秘书科专职人员拆封、登记(登记内容包括来文单位、来文时间、原文件号、文件标题、来文份数、分送范围、初送拟办

2、人)、编收文流水号,当日送秘书科科长提出拟办意见。2、分办、传阅。秘书科科长签署拟办意见后,由专职文秘人员呈送局有关领导阅批。3、承办。按照局领导的阅批意见,秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件,由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等,原则上一周内(特殊情况除外)办结。在公文承办过程中,监察室协助秘书科负责催办、查办工作,直至办结。对回复结果的函件,由承办科室及时向局有关领导报告,按时限要求反馈办理情况。文件办结后,承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。5、立卷、

3、归档。公文办结后,由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理,按文书归档标准要求立卷、归档。6、来文办理的其他要求(1)对于上级来文,由秘书科科长提出拟办意见,文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹,涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹,及时呈送领导阅批。(2)传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。(3)除分办人标注“另送”者外,一般应按顺序传递。如遇领导外出,可超顺序传递,领导回来后补签相关手续。(4)紧急公文应随到随办,并视紧急程度,不得耽搁,如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书

4、科科长,再由秘书科科长电话联系有关领导,并按领导指示督办落实。(5)经局领导阅批,并有明确办理意见的办理件,归口有关单位、科室处理后,应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员,其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。(6)对未经秘书科签收、登记的上级来文,原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的,秘书科应及时补办签收、登记办理手续。(7)对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件,一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文,应先送交局秘书科登记,由秘书科分呈局领导阅示、报送签发,不得将文件资料

5、直接报市级领导个人(市上领导有特殊要求的除外),如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文,应及时将情况报告局主要领导,并告知局秘书科科长。(8)对下列情况的公文秘书科不予受理,并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时,秘书科要填写“退文单”并陈述理由,经秘书科长把关签字。不予受理的文件是:①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的;②多头主送、越级上报的;③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的;④需与相关部门(单位)协调而未经协调的;⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示

6、的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。(二)发文办理程序和规范严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序,履行必要程序,规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导,再送局秘书科校订,一般不得直接送局主要领导同志阅批。1.起草。公文主办科室(单位)根据工作需要或领导要求,确定公文种类,完成公文初稿。2.审核。公文初稿由主办科室(单位)负责人审核同意后,报秘书科校核,公文内容由经办单位、科室负责校核;体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范;公文发送范围

7、、等级、密级由经办单位提出,秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序,内容有不妥之处的文件,应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。3.报批。确需行文的,由公文主办科室(单位)根据秘书科意见进行修改完善,由专职管理人员登记填写发文审批单,依次呈报领导审核。4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的,由公文主办科室先作修改完善,再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件,必须事先与市政府

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