印章管理制度及流程

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1、XX印章管理作业指引编制日期审核日期批准日期流程要素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人XX1.目的规范公司印章的管理，确保印章使用适当、安全，维护公司利益。2.适用范围适用于深圳市XX房地产有限公司及相关公司印章的管理流程。3.术语和定义3.1.公司印章：特指有公司明显标识的行政公章、业务印鉴，以及公司法定代表人、总经理等代表公司行使公务专用的个人签名印章。4.职责4.1.各部门4.1.1.根据业务需要，提出印章使用要求。4.1.2.按规定保管部门使用的印章并监督用印情况。4.2.总经理办公室4

2、.2.1.公司印章的主管部门。4.2.2.负责审核各类印章刻制需求。4.2.3.批准不需要由公安部门备案的印章刻制申请。4.2.4.负责公司行政印章、总经理签名章的管理及用印监督。4.2.5.负责公司印鉴样式的备案、注销等管理工作。4.3.法律室：审核需由公安部门备案的印章。4.4.公司分管领导批准刻制需由公安部门备案的印章。4.5.人力资源部4.5.1.负责公司印章报公安部门申请备案工作。4.5.2.负责印章的刻制工作。4.6.财务管理部公司财务管理类印鉴的管理责任部门。5.工作程序5.1.公司印章的种类、保管及用印监督部门XX1.1.1.行政管理类：a)公司级行政印章：

3、公司行政章，总经理秘书负责保管及用印情况监督。b)各项目经理部印章：各项目经理部必须配备，由项目总经理负责保管并监督用印情况。c)各部门印章：根据实际情况由总经理办公室确定是否刻制，由各部门负责人保管并监督用印情况。1.1.2.经营业务类：a)财务专用印章：按《集团资金管理制度》执行。b)合同专用印章：n合同专用章、合同校对章：合同专用章由客户事务经理、销售现场负责人保管并监督用印情况；合同校对章由总经理秘书负责人保管，并监督用印情况。n业务专用章：如“VANKE设计部”、“VANKE采购”、“VANKE成本”等：由责任部门部负责保管并用于设计管理、招标资料确认及合同评审确

4、认等业务流程。c)公司各团队、组织、工作小组印章：由总经理办公室确认是否需要配备，各团队、组织、工作小组负责人保管并监督用印情况。1.1.3.签名印鉴类：a)公司法定代表人签名章：共两枚，其中一枚用于签署房地产买卖合同，由销售经营部客户事务组负责人负责保管并监督用印情况；另一枚用于办理日常明确需要公司法定代表人签署的合同及文件，由总经理秘书负责保管并监督用印情况。b)公司总经理签名章：由总经理秘书保管并监督用印情况。c)按公司规定具有业务审核权限的其他人员的签名印章：按公司要求由本人或获授权人负责保管并监督用印情况。1.1.4.文件控制类：a)公文校对修改专用印章：由总经理

5、秘书保管，用于公司对外发文的校对确认。XXa)受控文件专用章：总经理办公室负责保管并监督用印情况。b)文件作废章：总经理办公室及各项目经理部负责保管，并根据公司确定的体系文件及工程图纸等资料作废情况监督使用。c)各类文件审核印章：由审核责任部门或责任人负责保管理并监督用印情况。d)图书专用章：总经理办公室及设计部公司负责保管，主要用于公司图书及刊物的确认。1.1.刻制印章申请1.1.1.各部门根据业务需要，提出印章使用申请，填写《印章刻制申请表》。1.1.2.不需要到公安部门申请备案的印章，由总经理办公室主任批准后刻制。1.1.3.需要到公安部门申请备案的印章，由总经理办公

6、室主任及法律室负责人审核，通过后报公司分管领导审批。1.2.印章刻制程序同意刻制的印章统一由总经理办公室将印鉴样式转人力资源部负责刻制。1.2.1.行政管理类印章及财务、合同专用印章等需要在公安部门备案的印章，按深圳市公司局规定程序办理印章备案手续，并到公安局定点单位刻制。1.2.2.其他印章由人力资源部确定的定点单位刻制。1.2.3.印章刻制经办人负责完善《印章刻制申请表》，并与刻制好的印章一同交总经理办公室备案发放。1.3.印章的启用1.3.1.印章刻制完毕，由总经理办公室统一留存印鉴样式备案。1.3.2.使用部门保管责任人在《印章启用注销登记表》中签名领取的即日起，印

7、章生效启用。1.4.印章的使用规定1.4.1.公司行政印章只用于公司行政公文及对政府、集团、合作方的正式往来等需以公司名义出具的法律文件，以及特别限定须加盖公司行政印章的合同。1.4.2.除前款规定的合同外，一律使用经公安部门备案的合同专用章。XX1.1.1.部门日常业务往来的文件，只加盖各部门印章。1.1.2.使用行政管理类印章必须填写《印章使用情况登记表》。1.1.3.原则上，公司行政印章应在公司使用，如办理公司行政公文、对政府、集团、合作方的正式往来文件等需以公司名义出具的法律文件（不包括房地产买卖合同），以