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1、数字化论文：数字化摘要:精细化管理的含义是非常广泛的,对某一工作领域来说,关键是要找准切入点。最近几年,长沙市城建档案馆大力加强数字化建设,实行了馆藏档案的数字化、档案接收的数字化、业务操作的数字化和人员管理的数字化,精细化管理不断走向深化,成绩显著。本文通过理论和实践两方面的论证,确立了数字化是城建档案工作精细化管理的最佳途径的观点。 关键词:数字化;城建档案工作;精细化管理;途径1概述 精细化管理理念最早是在企业管理中提出来的,是企业管理从粗放式向集约化、规模化管理发展过程中提出并推广应用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精细化管理已引入企业、事业、社
2、团和政府机构管理等方方面面。精细化管理要求对工作主体、目标对象、操作流程和规范标准等都实行精确和细致的管理。基于精确和细致本身就是相对的概念,“没有最好,只有更好”,因此精细化管理代表的是一种理念、一种追求,一种管理思维,一种持续创新、持续改进、永不止步、永不懈怠的管理实践,其管理成果符合人们需求永恒增长这一客观事实,对企业持续改善产品,事业、社团和政府机构持续改进服务有着非常重要的指导意义。因此,我们研究精细化管理,一个重要的方法就是找到精细化管理的切入点,即精细化管理的实现途径,找到了这一途径,精细化管理的方法和措施也就水到渠成了。根据我们的实践和思考,数字化
3、就是城建档案工作精细化管理的最佳途径。 2城建档案工作的发展现状及特点 我国城建档案工作兴起于上世纪70年代末、80年代初,与改革开放后经济建设全面发展同步;2000年以来,随着我国掀起新一轮城市建设高潮,城建档案工作也进入了一个新的高速发展时期。至今,全国660多个设市城市中,已建立了近500个城建档案馆,区(县)城建档案室达1000多个,馆藏量在4000万卷以上。在具体工作上,各城建档案馆主要是收集城市建设活动中,特别是各项建设工程中形成的具有保存价值的各种技术资料,加以整理、入库、保管,并提供查阅和复制利用。对人的管理、对工作过程的管理和对工作对象(即各
4、种技术文件、图纸、影像资料)的管理,还是以原始手工方式为主。城建档案工作的核心就是城建档案,一切工作和活动都是围绕着城建档案展开的。而城建档案的本质不是其外在的形态,而是内在的技术内容,是信息。如果我们能用现代信息处理技术手段对城建档案进行处理,那么城建工作管理模式就会发生根本的变革。长沙市城建档案馆从2000年以来,不断加大城建档案收集工作力度,进馆档案逐年增长,达到了30000多卷/年,如果按照原来的管理模式,档案整理跟不上,档案查阅利用越来越困难,档案存放也是一个大难题,库房空间严重超负荷,多次倒架腾库,仍是应付不了档案迅猛增长的局面。我们把档案的信息特征从
5、纷繁复杂的档案形态中抽取出来,实行数字化,就能挣脱档案实体的桎梏,使档案的收集、管理、利用都抛离了档案的实体,完全在信息的流转中完成,这就为城建档案工作精细化管理的实践开辟了一个全新的途径。 3数字化在城建档案工作精细化管理应用的几个方面 数字化在城建档案工作中的应用是多方面的。事实上,数字化是一种技术手段和工作机制,它既可以变革原来的城建档案工作内容和模式,还可能创新出城建档案工作一系列新的业态,这就为城建档案工作精细化管理提供了一个技术平台,使城建档案工作对象、工作流程和工作成果控制能在现代信息处理技术帮助下精确计划、精密控制、精心操作、精准落实,从而真正
6、实现最佳效果的精细化管理。具体地讲有以下几个方面: 3.1档案接收的数字化 传统纸质档案的接收是指工作人员对建设工程过程中形成的文件材料和图纸,按照城建档案管理有关规范要求进行收集、初步整理,在工程竣工后向城建档案馆移交的过程。实现档案接收的数字化,首先是要按照城建档案管理规范要求,建立建设工程电子档案报送系统,然后由工作人员根据建设工程进展,将建设工程信息(文件材料和图纸信息)同步录入该系统,最后以光盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求,一步步、一项项、一条条地完成建设工程信息的录入,避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗
7、余,也杜绝了工作人员集中在事后补制档案导致档案不真实。数字化接收在档案接收质量检验环节也体现了精细化管理的优势,可以用质量检验软件对档案信息包进行检验,避免了人工检验的主观性。数字化接收的最大优势还是工作效率,对很多类似的信息,我们可以用复制的方式,不用再重复打印出文件或图纸,大大提高录入工作效率,降低了工作成本。 3.2馆藏档案的数字化以及档案保管的数字化 传统的档案保管都是基于档案实体,档案实物的搬运摆放、库房空间的占用调整以及档案的保管防护是主要的日常工作。数字化的模式从两个方面对这一过程进行革新,一是原有馆藏的数字化扫描录入,对已完成扫描的档案实行真空
8、包装后永久
