某公司证件管理规定

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1、证件管理规定一、目的为加强公司证件的管理工作，有效地保护和利用各种证件，防范风险，维护公司合法权益，特制定本规定。二、范围适用于涉及机电公司产品质量、市场开拓的报告、资质、证明等所有有效证件。本规定所称的证件是指公司荣获的荣誉证书、生产许可证、CCC认证、入网证书、会员证书、产品鉴定证书、专利证书、各级检验报告等各类企业证件（以下简称证件）。三、职责（一）公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务。（二）市场部职责：市场部负责证件的整理、保管、备案、登记、预警、协助年审变更等工作，全面做好证件的管理

2、工作，保证证件的有效性。（三）证件管理员职责：市场部标书制作员兼任证件管理员，负责建立到期预警机制，确保证件的持续有效，并保证证件的安全和方便利用。（四）各单位、部室职责：证件相应单位、部室负责证件的办理、复审、年审、变更工作并承担相应费用。市场开拓类证件，相应市场负责人及所在科室为第一责任人。四、管理流程（一）整理办法1、收集接收与保管：市场部统一对公司证件进行收集保管。各单位、部室在取得证件后2个工作日内同市场部证件管理员办理完成证件交接手续（见附件1）。移交的证件必须是有效的，无污损、无残缺

3、。2、整理及分类：根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。（二）借用程序员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写《证书原件借用申请单》（附件2），经市场部经理、总经理签批同意后方可借用，并在承诺归还日期内归还；到期不能归还的，需重新续签《证书原件借用申请单》。外单位须经总经理、董事长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予以下处罚：1、写出书面检查。2、协助有关人员办理补办手续，

4、并承担证件办理的一切费用。3、赔偿公司造成的一切损失。（三）被借用的证件由证件管理员进行登记，注明借用人、借用证件的名称、原因、借用时间、借用期限。若证件需在外长期使用，须经总经理、董事长签批并到市场部备案后由使用单位专人保管，并由证件管理员留存证件扫描件备案。（四）档案备份及预警制度1、公司所有有效值证件必须扫描备份，利用电脑进行数字化处理和保存。2、市场部进行证件预警工作，在证书年检、换证、变更时间前60天书面通知相关单位，并每周进行调度，直至证件变更完成。各单位积极做好证书的年检、换证、变更

5、工作，确保证件的有效性。（五）销毁：证件脱离有效期后，若需销毁由证件管理员报总经理、董事长批准后进行销毁。销毁时由行政部、质量安全部负责监督，并在销毁清单上签字。（六）处理条例1、各单位、部室取得证件或借用完毕后及时交市场部，每推迟一天，分别给予责任人、单位负责人罚款50元处理；预警每推迟一天，分别给予证件管理员、市场部负责人罚款50元。2、损毁、丢失或擅自销毁企业证件；擅自向外界提供、摘抄企业证件；擅自涂改、伪造证件；未及时上报归档或管理不善的证件管理者；未按手续借用、外带或者越级借用者（证书管

6、理者同罚）酌情给予罚款100-1000元处理；若构成犯罪，依法追究刑事责任。本规定自下发之日起执行。附：附件1《预警通知单》附件2《证书原件借用申请单》万达机电有限公司二〇一〇年三月十三日附件1预警通知单序号发证单位证书名称编号入网产品颁证/最终复审日期有效日期备注市场部负责人：预警人：单位负责人：证件负责人：预警时间：附件2：证书原件借用申请单经办人证件名称借用时间归还时间借用原因申请人：单位负责人意见单位负责人：市场部意见市场部经理：总经理意见总经理：董事长意见董事长：