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1、第一节归档文件整理规则(文书档案)一,整理的特点,原则,适用范围《归档文件的整理规则》是以"简化整理,深化检索"为宗旨的,它与传统的立卷相比较,根本特点就是以件为单位,简单地说,它所提出的整理方法就是以"件"为整理单位.《规则》提出的整理原则,概括为"遵循文件的形成规律,保持文件之间有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.《规则》对归档文件的概念做了一个界定.专指办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.另外,《规则》对适用的归档文件种类也进行了限定,明确为纸质文书材料.不适用于科技,会计等专门档案以及声像,电子等特殊载体的档
2、案的整理工作.这些档案的整理仍然按以前的整理方法.二,整理要求1,归档文件要齐全完整.2,对归档文件要进行修整.3,建立文档一体化.4,公文处理必须符合要求.这与立卷时提出的要求是完全一致的.都必须符合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》三,整理方法(一)"件"的确定:通常情况下,一份文件就是一件,也有一些特殊情况:1,正文与附件视为一件.正文在前,附件在后;2,正文与处理单视为一件.处理单在前,正文在后;3,正本与定稿视为一件.正本在前,定稿在后;4,原件与复制件视为一件.原件在前,复制件在后;5,
3、转发文与被转发文视为一件.转发文在前,被转发文在后;6,一些报表,名册,图册等,一册作为一件;7,来文与复文视为一件,复文在前,来文在后;8,请示经过若干层次形成的批复,各为一件,可作为同一事由排列在一起;9,格式统一的表格,视为一件;10,不易拆开的会议材料,视为一件;不易拆开的会议记录,视为一件;不易拆开的介绍信存根,视为一件.(二)文件的修整1,首先,对破损的文件要进行修补,托裱.2,其次,对字迹模糊,褪色的文件要进行复印.3,另外,要去掉金属器.4,超大型纸张要处理.(三)装订《规则》提出用不锈钢订书钉装订,在件的左侧用两根
4、不锈钢钉装订,要求左齐,下齐.对于一些厚的文件,我们仍旧采用"三孔一线"的装订方式.密封好的书不重新装订.(四)分类《规则》选择年度,组织机构(或问题),保管期限作为通用的分类方法,分类层次最多三层,年度——问题(或组织机构)——期限;最少两层,按照市局的要求,我们邗江区采用两层分类,即按年度——期限.(五)归档文件的排列《规则》对文件的排列顺序作了规定,必须在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列.即坚持了"事由"原则,因此,我们在排列时,对事由的理解显得尤为重要.事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较
5、紧密的工作过程.一项工程,一次活动,一次会议,均可分别视为一个事由.一次请示,批复收到后,可视为事由办理完毕.同一事由内的归档文件排列按文件的形成时间,日期在前的文件排列在前,日期在后的文件排列在后面.事由之间的排列,按事由办结时间的先后顺序,随办随归,会议文件,统一报表等成套性文件集中排列.暂时没有计算机或还没有购置相关软件,仅仅靠手工检索单位,文件的排列顺序为:上级——本级——下级文号——无文号——会议纪要如果在归档结束以后,又出现了一些零散文件,那么我们应将零散文件排列在同一年度,同一保管期限的所有文件的最后,并在备注栏中注明
6、;或者并入关系密不可分的相关文件作为一件,并在目录备注栏注明"此件为两件".(六)归档文件编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号.归档号是在整理过程中,体现归档文件类别,排列顺序的一组数字,字符的集合,包括全宗号,年度,保管期限,件号,机构(问题),页数等编号项目.归档号填写在归档章内,归档章设置(见图)其中必填项为全宗号,年度,保管期限,件号,总页数,选择项为机构(问题)等.(全宗)号)(年度)(室编件号)*(机构或问题)(保管期限)(馆编件号)总页数归档章式样图归档章采用红色印泥,一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上
7、.文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上,以保持文件原貌.填写编号项目的字迹材料应耐久.全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号.年度:填写文件归档年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2002.保管期限:填写归档文件保管期限的简称(永,长,短).件号:填写文件的排列顺序号.件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制.室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注.馆编件号按进馆要求标注.机构(问题):不填写总页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数.(七)编目归档文件应依据分
8、类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.编目应做到准确,全面,详细,深人,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要.归档文件应逐件编目.来文与复文作为一件的,只对复文进行编目,但必须在题名栏中用()注明有无来文,如"附请示";若作为两件,
