中小企业办公自动化系统的设计与实现

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1、中小企业办公自动化系统的设计与实现摘要：本文从中小企业的实际情况出发，在用户需求分析的基础上，提出中小企业办公自动化系统的基本目标，并阐述系统的结构设计和功能设计，给出了一个结合C/S和Web技术的中小企业办公自动化系统实例；对中小企业建设办公自动化信息系统具有参考价值。关键词：中小企业办公自动化Web1．问题的提出随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息媲化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、贷大公司和大企业凭着雄厚的跗资金和人才

2、优势，加快了信颦息化的步伐，建立了高质量辗、高效率的办公自动化信息尻系统，从而提高了效率，增箜强了竞争力。与此同时，越夥来越多的中小企业为了适应羰信息革命的要求，提高自身铂的竞争力，正打算或正在建瘪立符合企业特色的办公自动椠化信息系统。但是，这些中荻小企业由于自身信息化基础疵比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质⒉也参差不齐，同时，其经济佝实力并不雄厚，不可能像政叽府或大公司、大企业那样进跗行大量投资建设信息系统。癍那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统？本文以采用一种结合C/S和W蝾10/10

3、eb的方式开发的中小企业侮办公自动化系统为例讨论办憬公自动化系统的设计与实现着。2.用户需求分析办三公自动化系统的建立，需要昃进行用户需求调查与分析，嗾以确定系统目标，这是系统ㄕ建设的重要环节。中小企鄢业需要规模相对较小，但其营在功能上对系统的需求却是峤全面的。大体可分为：一方倌面是通过收发电子邮件为主蕺的方式，与其它员工交流各旖种信息，基于工作流的方式菡实现诸如请假申请、物品申贯领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的俘查阅等日常办公功能。另一Ｇ方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完编全采用

4、计算机技术处理办公友业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流镨信息，高效地协同工作，既迈兼顾个人办公效率的提高，夔又可以实现群体协同工作。在软、硬件方面对系统的需莱求，由于中小企业信息化水饷平比较低，软硬件配置较差揽；而且资金实力并不雄厚。蒜所以其对硬件的配置要求是妤尽可能的低，对软件配置的类要求则是系统最好是基于日哚常办公软件如OFFICE娑系列上的应用系统，这样既野不用花大量资金添置软件，帆员工又较容易学会使用应用防系统。在开发方式上对系乇统的需求，由于中小企业的10/10经济实力有限，应着重考虑

5、投入/产出比问题。一般商ê业软件是无法满足上面的要尤求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实ぜ；因此利用现有软件进行改进，即二次开发，通过对几燔个商业化软件功能进行修改螈、增删和开发来实现中小企跚业建立具有自身个性的办公肟自动化系统。即通过系统集镉成的方法来将各个功能集成材为一个整体发挥作用。即通懵过两次开发的方式来实现降鞋低成本、节约开支、提高效铿率。3.系统设计系统幞基本目标实现办公规范化鲋和制度化绝大多数中小企饶业由于办公自动化起步较慢混，大多数还停留在使用没有褓联网的计算机和MSOff颜ice系

6、列应用软件来提高愈个人办公效率，没有从根本鏊上改变过去复杂、低效的手佴工办公方式，办公方式远没瘁有实现规范化和制度化。因此，中小企业建立办公自动果化系统就是要使办公方式规腴范化和制度化。即企业办公轮基于工作流，完全采用计算膈机技术处理办公业务，使企侥业内部人员能够方便快捷地肼共享、交流信息，高效地协Ⅲ同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体剖协同工作；同时又能实现迅按速、全方位的信息采集、信╆息处理，为企业的管理和决滏策提供科学的依据；从而提汇高效率，增强企业的竞争力枝，使企业能够在激烈的市场佞10/1

7、0竞争中取胜、不断发展壮大慷。管理多种数据类型中小企业规模较小，但其办公愚自动化信息系统所包括的范关围应该是整个日常办公和部狩分企业业务。因此，其数据搜量相对大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，з不仅包括日常办公所产生的侩各种数据，还要包括业务办艄公所产生的各种数据，有些炖中小企业业务数据涉及大量〕的图形数据；这些数据既有者规范的、结构化数据又有不戈规范的、非结构化数据，中ツ小企业办公自动化信息系统嶙就是要科学地管理这些各种撩类型的数据，实现各种数据獯的"无缝"联接，保障数据钊的

8、一致性和安全性。系统鹜设计的先进性办公自动化＠系统应在开发出来时在技术鲐上应具有一定的先进性，代体表当时办公自动化信息系统锒的先进水平，这样才能使系涸统在建成后一段时间内，不耩会因技术的落后而需要大规里模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统鲡的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，帜运行速度要快。因为中小企屉业从经济实力上无法大量投漤资