公司文书管理规定

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1、公司文书管理规定信息分类文件编码生效日期起草人审核人批准人版本页码第1章总则第1条目的为使公司文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条范围界定本制度所指的“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、电报和各种账簿等各种文件、资料。第3条适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章文书制作规范第4条文书的制作要领1．文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4．修改请示提案书时，修改者必须认真

2、审阅文书原件，修改后必须署名。第5条行文要求1.公司内文书5公司文书管理规定信息分类文件编码生效日期起草人审核人批准人版本页码，公司的制度、管理规定、管理办法及管理流程等内部文件，要依照统一的格式要求编写。2.页眉要包含文件名称、文件编码、起草人、审核人、批准人、生效日期、版本及页码等。3.全文字体为楷体，行间距为固定值28，字间距不作规定。行文内容颜色一律为黑色。正文的结构层次序数，第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。4.标题为三号字体。正文为四号字体。5.公文行文要求参照《公文管理规定》。第6条文书的署名1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管

3、署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总经理、副总经理、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2．对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署总经理职务和姓名。如果是总经理委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。第7条文书的盖章1．在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。5公司文书管理规定信息分类文件编码生效日期起草人审核人批准人版本

4、页码3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章文书的收发第8条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要求处置。1．一般文书予以启封，并分送各部门。2．私人信件直接送收信人。3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第9条各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。第10条需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第4章文书的处理第11条普通文书处理1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由

5、指定下属对文书进行具体处理。2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第12条机密文书处理1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。5公司文书管理规定信息分类文件编码生效日期起草人审核人批准人版本页码2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第13条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第5章文书的整理与保存第14条文书的整理与保存1．全部完结的文书，在结办后三天内，交综合部归存，按“完整、有

6、序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2．员工个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交综合部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。3．分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第15条文书的保存年限1．永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关公司历史的文书、决算书和其他

7、重要的文书。5公司文书管理规定信息分类文件编码生效日期起草人审核人批准人版本页码2．保存10年文书包括：请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。3．保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4．保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第16条注意事项1．对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2．如