档 案 案 卷 级 整 理 基 本 知 识

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1、文书档案案卷级整理方法邵东县档案局吴金林一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。三、档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。四

2、、案卷级整理的具体内容：1、档案案卷级整理就是以“案卷”为单位整理，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。2、所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3、以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4、案卷级档案整理流程：收集、归档判断、文件分类、

3、文件排列、案卷排列和编案卷号、编制卷内文件目录、填写备考表、打印目录、装订案卷、填写档案卷皮封面、编制检索工具、档案排架。5、机关单位2001年以前的文书档案，乡财政所、计生办、卫生院、派出所等二级机构所有文书档案按“卷”整理（各单位业务档案、科技档案也多用案卷级整理）。五、分类方法：①保管期限---年度分类法（多数单位使用）。②保管期限——年度——问题分类法，③问题——年度——保管期限分类法。六、档号编制1、全宗号的编制。填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“142”。未确定全宗号的

4、在档案未进馆之前该号可暂不填写。计生办、财政所不用填。2、目录号编制。文书档案永久代号1、长期2、短期3；3、案卷号是目录内案卷的顺序编号，用三位阿拉伯数字标识。七、档案整理的质量要求：1、组合（卷）要求；（1）齐全完整。（2）保持文件之间的历史联系（3）保持文件之间的内容联系。（4）照顾文件的保存价值进行装盒。2、外形要求。1、装具要求。2、填写案卷或档案盒封面要求。文书档案案卷级整理操作流程流程号流程名称操作步骤操作技巧及注意事项一收集●每年年初档案室(或办公室)将上年度处理完毕的文件统一收集到档案室(或办公室)。1、收集范围：

5、上年度领导和各部门处理完毕的文件材料。2、收集时间：每年的1—4月份。由档案室(或办公室)发通知,提要求。3、收集方法：（1）全面收集。依据本单位收发文、用印、打印登记簿等。（2）重点收集。要立足本单位，以本单位职能活动形成的文件材料作为重点，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；特别是重大活动事件材料的收集，防止不归，少归。（3）注意帐外文件的收集：①会议文件。包括会议记录、领导外出开会带回的会议文件，负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录等。②上级机关批转、转发本机关的文件；新闻媒体报道、转载本机关工作活动的文章、图

6、片、采播通知单等；代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。③本机关的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责；本机关及内设部门工作计划、总结、调查材料、情况报告、领导班子及成员的述职报告等；与外单位签订的各种合同、协议；本单位编印的简报、出版物定稿、样本、机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等，向报社、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告等信息；本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作形成的文件材料；审计结论等；领导干部个人重大事项及收入申报的情况报告；联合发文副本；本单位财产、档案交接凭证等。④

7、本机关党组（党委、党支部）和人事部门形成的文件材料。如干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定、考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表、各种介绍信、党员、干部、职工、离退休人员花名册等。本机关上报的各种基本数字统计表：如党员、团员、干部及离退休干部、公务员、机构编制、人事、党政人才资源、国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表、党内统计、工资、劳动情况、国有资产、财务决算报表、纪检监察案件统计报表。⑤政府部门在采购过程中形成的报告、标书、合同等。如用户申请报告、项目要求、

8、设计方案等反映采购要求的文件；招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同等记载竞标和采购合同鉴定过程中的文件材料；合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况