行政事务管理规定

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1、编号AS-QM-C01共3页　第1页　行政事务管理规定一、总则第一条为加强本公司的行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。　第二条本规定所指行政事务包括档案管理，印鉴管理，公文打印管理，办公用品管理，库房管理、邮发管理等。二、档案管理第三条归档范围：　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。　第四条档案管理由各责任部门指定专人负责，并明确其作业责任，以保证原始资料及单据

2、齐全完整；机密级档案必须由本公司文控中心予以保修，以确保机密文件的安全。　第五条档案的借阅与索取：　（一）部门经理、主管级人员借阅非机密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。　（二）公司其他人员需借阅档案时,必须先经部门主管批准,并办理借阅手续。　（三）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由本公司管理者代表批准方可摘录和复制。　第六条档案的销毁：　（一）本公司内除财务部外，任何组织或个人均无

3、权随意销毁公司档案材料；若档案材料或其他内部记录超出保存期限或已失去保存价值时，可集中交由文控中心进行销毁。。　（二）若按规定需要销毁时，凡属机密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经本公司管理者代表批准后方可销毁。　（三）经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写，编制销毁清单,由专人监督销毁。　三、印鉴管理第七条公司印鉴由本公司各使用单位负责保管。　第八条公司印鉴的使用一律由印签保存管理人口头或书面通知本公司总经理或其代理人，并得到批准后方可盖章；如违反此项规定造成后果者，由直接责任人员负责。第九条公司所有需要盖印鉴的

4、介绍信、说明以及对外开出的任何公文。必要时，应统一编号登记，以备查询、存档。第十条公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经本公司管理者代表或总经理及其代理人签字方可开出，持空白介绍信外出工作，归来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用者必须交回。第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。文件编号AS-QM-C01共3页　第2页　行政事务管理规定四、公文打印管理第十二条公司对外公文的打印工作由公司文控中心负责，必要时亦可由相关单位自行处理。　第十三条各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，

5、交文控中心统一复印、分发。　第十四条公司各部门所有打印公文、文件至少一式二份，交本公司文控中心留底存档。　五、办公用品的管理第十五条办公室用品的购发：　（一）本公司各相关部门依据各自预算指定人员制定每月办公用品计划，经总经理批准后由采购部负责将办公用品购回。仓库根据各部门的申购申请将实物有计划的分发给各部门，由部门主管签字领回。　　（二）公司新聘工作人员的办公用品，由本公司人事行政部根据新聘人员名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。　（三）负责购买办公用品的采购人员要做到办公用品齐全，量足质优，开支适当。　（四）购买

6、回办公用品后，由本公司仓储部建立帐簿，办好入库、出库手续，出库需由领取人签字。　（五）办公室用品管理一定要做到文明、清洁。注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员在本公司仓储部过久停留。　六、库房管理第十六条库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。　第十七条采购人员购入的物品必要时须附有产品合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，仓储部管理人员应向交货人提出并通知有关负责人。第十八条物资入库后，应当日填写帐卡。

7、　第十九条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经本公司部门经理级以上人员批准后方可出库。第二十条库房物资，一般不可外借，特殊情况由总经理或其代理人批准办理外借手续。并需借方单位加盖借方单位印章方可外借。　第二十一条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得在帐单上进行随意涂改。第二十二条仓储单位应做好相关防护标示的管理，在仓库内严禁吸烟和点燃明火。并应严禁无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。七、邮发管理第二十二条本公司人事行政部委托门卫室保安员为各部室邮发信件，而本公司职员的电

8、子邮件收发工作在非特殊情况下均由人事行政部委派电脑部有关同事负责。所有的公发信件、邮件由本公司前台同事进行登记并负责寄发。编号共3页　AS-QM-C01第3页　行政事务管理规定八、附则第二十三条本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适