浅析电子政务建设中文件管理的保障问题

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1、浅析电子政务建设中文件管理的保障问题赵向丽浦东档案局信息技术开发中心2009年11月摘要：简述政务信息资源的概况，论述了电子政务信息的组成，着重分析了在电子政务建设中隐含着诸多贻患无穷的文件管理风险，这些都给电子文件、电子档案管理与安全保障工作提出了新的要求。本文从电子文件的完整与安全风险两个方面对新时期电子文件管理风险的保障工作进行了分析。关键词：电子政务；政务信息；电子文件；电子档案；安全保障体系一、政务信息资源概况在电子政务的信息资源库中，有一类特殊的信息资源具有凭证性、唯一性、可靠性、权威性，这就是国家机构和社会组织为

2、开展各项业务和行政管理活动而形成的具有特定效用的凭证性信息——文件，以及由文件转化而成的历史记录、现行工作的信息源—档案。这种独特的信息资源是机构和国家的核心信息资源，是机构正常运行的信息支持和信息保障。然而，这些重要的国家信息资源，很大程度上依托于政务信息的管理和应用，对于没有计划和控制的文件保管系统和文件收集系统对一个机构来说是十分危险的，隐含着诸多贻患无穷的文件管理风险。因此，充分合理地利用政务信息资源来提升政府效率和决策水平，着重安全、科学有效的管理政务信息资源是至关重要的。二、电子政务信息组成电子政务信息应该涵盖这样

3、几个方面：政府发布的各类公告、法规及文件；政府部门在工作中使用、处理和产生的信息；从媒体、公众、社会采集得到的，并帮助政府解决实际问题的信息；为政府决策在网络中或数据仓库中挖掘得到的信息；政府研究机构经过分析、综合、组织等得到的分析报告、汇总数据、统计表格等信息。如图：电子政务信息的组成工网挖关用从中相息利具络掘信媒体信息服务信息网络信息公告信息保密信息决策信息公众信息工作信息政务信息资源库有关部门和人员社会公众与企业社和类体从会各媒日常事务处理制定文件计划决策与公众交流、访谈如图可以看出，政务信息的来源是广泛的：可以在政府工

4、作中产生；可以在与社会公众与企业的交流中获得；可以从传媒中采集；也可以对网络信息进行搜索、挖掘来得到；同时，电子政务系统中的数据分析、数据挖掘软件还会根据某种需求，发现新的知识、挖掘出新的信息，为政府决策提供有效帮助。当然，政务信息不定期应包括政府部门之间的交流信息，虽然它没有在图中明确反映出来，但在政务信息的组成中，是无论如何不可缺少的。概括政务信息的组成主要分为：面向公众的信息：一是面向公众便民服务的信息，如：办事指南、工作规程、服务项目、行政许可审批程序、以及对公从和企业咨询问题的回复和意见反馈。二是政府颁布的各类文件，

5、如：方针政策文件、法律法规文件以及政府的规范性文件；政府的规划和计划、政府近期和远期的工作重点、政府工作部署和工作动态都应让公众有所了解。三是社会福利、重大事件的处理与情况通报、与群众利益密切相关的和普遍关心的问题等。政府应及时发布重要政务新闻，通报政府有关工作情况以及对重大事项、突发性事件、社会关注热点问题的处理情况和措施等。政府工作与决策信息：是指政府工作中产生的，在政府内部使用或经过处理为政府在计划决策中利用的信息，它主要用于政府内部的日常事务处理和政府决策。政府工作用的信息包括政府内部的人力资源信息、政府办公信息、政府

6、财务信息、政府财产信息等，政府决策用的信息应该是政府决策涉及到的所有信息。政府内部保密信息：是指关系国家和政府的安全和利益，依照法宝程序确定，在一定时间内只限一定范围的人同知悉的事项。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第二章第八条界定的政府保密信息主要包括：国家事务的重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；国民经济和社会发展中的秘密事项；科学技术中的秘密事项；维护国家安全活动和追查弄事犯罪中的秘密事项；其他国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。政府

7、档案信息也是政府内部保密信息的重要组成部分，作为记载政府原始记录的档案文件，是过去和现在的国家和政府机构从事政治、军事、经济、科学、技术、文件、宗教等活动直接形成的各种原始记录，是特定形成者当时直接使用的原始文件的转化物。因此，政府档案信息中凡涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密、个人隐私和其他法律规定不得公开的信息都属于保密范围。以上描述的这些信息，在电子政务系统中必须做好安全保密和防范窃取的措施，作为电子政务的档案资源的利用中，要特别需要做好保密工作。总之，在电子政务环境下，政务信息资源的概念扩大了。随着信息技术的发展、网络的

8、普及、数据挖掘与信息分析工具性能的提高，电子政务信息资源较传统政务环境下的信息资源已经发生了很大的变化，它不仅仅是由纸质变成了电子（数字）信息，更主要的是政务信息源得到了扩充、信息的形式更加丰富多彩、信息类型越来越多样化。所以可以认为，在电子政务中凡对政府工作、政府决策发挥作