病案延迟归档原因及对策

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1、病案延迟归档原因及对策王江华高海梅(吉林大学第二医院病案室吉林长春130041)【摘要】目的做好病案归档的管理工作。方法对病案延迟归档原因进行分析,釆取严格执行病案回收制度；改变催交方式；并公布每月超期归档情况等措施。结果病案按期归档率由55.3%上升到85%以上。结论加强病案管理工作，抓好病案归档这个首要环节，实现病案信息的有效作用。【关键词】病案延迟归档原因分析对策【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752(2013)13-0374-01病案延期归档将良接影响病案管理工作的后续流程及病案信息资源的再利用。2011年1月-2012年8月我院病案管理人员对

2、全院各科室病案归档情况进行统计显示，病案按期归控55.3%。1病案延迟归档的原因1.1监管力度不够《医疗护理技术操作常规》中明确规定出院病案三日归档，死亡病案七日归档。我院根据以上规定，制定出适合我院具体情况的有关病案归档和奖惩办法。病案管理人员在执行过程碍于“面子”怕得罪人，对延迟归档病案的科室常不能严格执行管理制度，或减免罚金或不罚，奖惩制度成了一纸空文。1.2医生工作站存在的问题1.2.1重诊疗工作，轻病历书写临床医师担负着繁忙的日常诊疗工作，大多需负责7-12名住院病人，同时参加24小时值班，主治医师以上还担负内外会诊，外科医师还需安排手术等等，他们把工作重点放在病人的诊治工作上

3、。多数医务工作人员，对病程记录的重要性缺乏足够的认识，一拖再拖,病人出院时，病程记录不完整，延误病案归档。1.2.2复杂病案不能按期完成死亡重症患者病历一般病情复杂，病程记录应应在抢救结速后完成，死亡病人还需经死亡讨论后整理并交上级医师和科主任审签。日渐增多的法律问题使医师在书写病历时谨慎措词，反复推敲，奋吋死亡讨论记录和审签不能及时完成而延误归档。1.2.3审签不及吋科室主任业务行政工作较多，又吋常外出学习，开会手术等不能耽误，归档病案晚几天无大碍，没把审签病案作为日常工作，影响了出院病案的按时提交。1.3护士工作站存在的问题1.3.1护士整理出院病案不及吋护士在处理多位病人出院吋，要

4、逐一核算住院费用，尤其在整理特护危重患者出院病案和死亡病人病案吋，多数十页甚至百页的护理记录单，检查报告单等，来不及整理提交，致使病案延迟归档。1.3.2电子病案系统存在的缺陷导致病案归档延迟因系统故障，突然停电等原因造成电脑中病案信息丢失无法还原或来不及存档。医生不得不重新书写病历，延误了归档吋间。1.3.3病案首页填写不全已冋收的病案，病案人员在整理编0吋发现漏项，缺项，缺页等现象，需通知医师填补改正，造成延误病案归档。2病案延迟归档的对策2.1严格执行病案冋收制度对无特殊延迟病案归档的科室予以相应的经济处罚，采取每份病案延迟扣罚50元的规定，此项规定的实施，对病案如期归档起到了一定

5、促进作用。处罚不是0的，借此引起医生护士对病案归档工作的重视，病案能按期归档才是最终目的。2.2改变催交方式以往未按期归档的病历釆取电话通知催交，而医生倒班，会诊。外出不能及吋找到，即繁琐又2浪费时间，效果不理想。我院为监控质量，各科增设了联络员，病案管理人员只需与各科联络员沟通，具体情况由联络员负责落实，配合督促冋收病案。2.3每周在《医院信息网》上登出病案超期归档情况，表中列出科室，医师姓名，出院人数，超时份数等信息。3讨论病案延期归档少则几日多则十几日，甚至更久，是病案管理工作中的一个“瓶颈”。病案的延期归档除直接影响病案编目，整理，审査，签名，装订，上架等后续工作外，统计工作亦无

6、法进行，医疗信息不能被及时有效地利用，甚至导致医患纠纷等不良后果。我们对病案延迟归档的原因进行了分析并采取奋效应对措施，收到一定的成效，2012年3月-8月的统计数字显示按期归档病案率达到85%以上。病案管理的0的是利用信息，只奋被奋效利用的病案信息才能体现苏实际价值。病案及吋归档，进行冇序而系统地整理是病案管理的关键。医院领导要重视病案管理工作建立健全完善落实病案归档机制，实行奋效监督和管理。积极采纳病案管理人员提出的合理化建议和意见，对不能及时归档病案现象，引起足够重视。其次病案管理人员要努力提高自身素质和业务能力，严格执行奖惩制度,变被动为主动，认真负责地做好病案归档各个环节的工作

7、。提高全院医护人员对病案归档的重视程度，主动配合此项工作，及时冋收限期归档。避免因病案延迟带来的不良后果。参考文献[1】刘爱民主编.医院管理学.病案管理分册.北京:人民卫生出版社.2011.