一种高效实用的数据汇总方法

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1、一种高效实用的数据汇总方法——我在年审报表汇总中曾使用过的方法在实际工作中，我们经常要遇到多个表格的大量数据的汇总问题。比如，有一套几个甚至几十个表格组成的报表，分别由多个单位填报，然后要进行汇总，形成一套汇总报表。而且，在很多情况下，这些报表中的数据存在大量的勾稽关系，容易发生填报错误的情况，导致在汇总过程中和汇总后都需要对其中的部分数据进行修改。那么，如何准确、高效地应对此种情况下的数据汇总呢？下面，我介绍一种我在年报审计的报表汇总过程中实际使用过的能够有效解决此问题的方法。一、能够达到的效果1、能够使用公式自动计算汇总数据。2、在汇总对象数据修改后能够自动重新计算汇总结果

2、。3、对报表直接进行加总，不需要重新设计汇总表格，不需要对单个表格的数据进行复制粘贴。4、汇总表格式完全和汇总对象一致，不需要将加总数据再录入汇总表。5、汇总对象数据修改后，直接修改个表或者直接拷贝修改后的文件覆盖原文件就行，汇总数据能够自动更新。二、基本原理该方法的原理就是通过在汇总表格中输入公式，让汇总表格自动从汇总对象提取数据进行加总。下面，以一个简单的表格进行举例。假如需要汇总的表格如下：姓名金额甲乙丙假如该表格由汇总单位统一制作格式后下发a单位和b单位，分别由a单位和b单位进行填报，并分别上交表a和表b。分别如下：在汇总单位收回a单位和b单位的报表后，需要将表a和表b

3、放入一个文件夹，再将同样格式的表格作为汇总表放入同一个文件夹。如下：然后，将表a、表b和汇总表打开，在汇总表的b2单元格输入公式“=SUM([表a.et]Sheet1!B2,[表b.et]Sheet1!B2)”，之后下拉该单元格的公式，其他表格的数据也能够自动汇总出来。如下：在生成汇总公式之后，保存汇总表，汇总工作就算完成。在关闭各个文件之后，如果重新打开汇总表，会出现如下提示：此时，如果表a和表b数据没有修改，点击否。如果表a和表b的数据修改了，点击是，汇总表将自动计算出新的汇总结果。【注：在汇总表关闭再打开后，如果不打开表a和表b，表格里面的公式会自动变为含有文件保存目录的

4、公式如：b2由“=SUM([表a.et]Sheet1!B2,[表b.et]Sheet1!B2)”变为“=SUM('E:汇总[表a.et]Sheet1'!B2,'E:汇总[表b.et]Sheet1'!B2)”。另，此例以WPS电子表格为例，Excel的操作相同。】三、应用实例1、基本情况在此，以企业会计报表汇总为例。在年度会计报表审计后，需要对各个单位的报表进行汇总，需要汇总的单位较多（如下图的11个单位）。同时，企业年度报表的表格较多（尤其是国有企业），例如，下面的年度报表从表1-表14共有18张工作表。在这种情况下，如果采用上面所举例的方法进行加总，将会大大提高工作效

5、率和效果。2、公式编辑如果需要采用上面第二项所举的例子对每一个工作表进行加总公式的输入的话，会比较麻烦。在实际使用中，可以通过电子表格单独进行公式编辑，然后将编辑后的公式粘贴到汇总表中。首先，建立公式编辑表。在如上图的公式编辑表格中，横向输入11家单位的报表名称，纵向输入每个EXCEL文件中的18个工作表的名称，中间部分输入公式，例如，E4单元格输入的公式为：="’["&$E$3&".xls]"&D4&"’!C8"。在第一行公式设置完后，在后面设置具体的加总公式:="sum("&F4&","&G4&","&H4&","&I4&","&J4&","&K4&","&L4&","&M

6、4&","&N4&","&O4&","&E4&")"，最后形成的公式为：sum('[荣成.xls]01-1'!C8,'[武城.xls]01-1'!C8,'[沂南.xls]01-1'!C8,'[临沭.xls]01-1'!C8,'[莒南.xls]01-1'!C8,'[滕州.xls]01-1'!C8,'[惠民.xls]01-1'!C8,'[肥城.xls]01-1'!C8,'[济宁.xls]01-1'!C8,'[巨野.xls]01-1'!C8,'[冠县.xls]01-1'!C8)。之后，将第一行的公式拖拽，其他行的公式自动生成。3、完成汇总公式编辑完成后，将最后面一列生成的公式粘贴到w

7、ord中，然后，将需要加总的excel文件和汇总表文件放入一个文件夹，在最后的汇总表的各个工作表中的C8单元格输入等号，然后，粘贴入从word复制的对应公式，再将该C8单元格的公式拖拽填充或者复制到其他需要汇总的单元格中。最后，汇总公式形成完毕，汇总表格会自动计算出结果。4、数据修改在汇总完成之后，如果某个单位的数据需要修改，只需要直接打开该单位的报表进行修改或者直接使用修改后的报表文件覆盖之前的报表文件，修改后的数据汇总表可以自动更新，十分方便。四、注意事项1、在使用以上方法进行汇总的过程