论高校档案数字化建设

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1、论高校档案数字化建设摘要：档案信息数学化和网络化已经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校信息资源的开发和利用，本文将就高校档案数字化的必要性和数字化建设中应采取的对策进行初步的探讨。随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案信息数学化和网络化己经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工

2、作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校档案信息资源的开发和利用，与传统载体档案相比，数字化档案是最大特点是冲破了传统载体档案的管理和利用方式，打破了档案利用的时间和空间限制，促使档案管理从传统的收集，整理，管理、利用的职能向信息采集，信息管理和信息开发的职能转变。1纸质档案转化为数字化档案的必要性（一）有利于档案信息资源的开发利用由于纸质档案资料较多，占用库房空间大，查找比较繁琐，档案在使用时受时间和空间的限制，大大降低了档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中。当使用

3、者需要使用档案信息时，可以不受时间和空间的限制，在任何时间跨区域利用计算机网络快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。（二）有利于强化档案信息资源的保护档案馆保存的纸质档案受外界环境影响较大，防火，防潮，防虫的安全系数不高。在档案的利用过程中会被使用者直接翻阅，容易造成纸质档案磨损和损坏；而库房管理人员如不能认真和科学的管理纸质档案，也可能会造成纸质档案丢失或损坏。以上情况的发生，都会使档案信息得不到有效的保护。而数字化档案可以使档案信息分类存储在数据库中，当使用者需要利用档案信息时，只

4、需要通过网络传输的方式来进行档案信息的检索和利用，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免纸质档案因外部因素导致损坏的情况发生。2高校档案数字化建设中应采取的策略（一）加强档案宣传，争取领导的重视与支持。学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案数字化工作的经费投入，因此必须要加强档案工作宣传，不断增强学校领导的档案保护意识，让学校领导一定要认识到档案数字化工作的重要性，促其加强对档案数字化工作的支持，并把档案数字化工作列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，将档案数字化建设与学校的“数字化”校园建设有机结合，做到把档案

5、工作的发展与学校教学、科研等工作的发展同步推进，统筹协调。加大对档案部门的人力、财力、物力支持，为档案数字化建设提供强有力的保障，有利于切实解决档案数字化工作中存在的各种问题。（二）建立健全档案数字化工作的各项标准和管理制度。为了使高校数字化档案工作趋于规范化和科学化。要科学制定、修订、贯彻各项档案数字化标准，使数字化档案工作逐步走向规范化、标准化。首先各单位应根据自身条件和档案管理的特点设计档案数字化工作流程，建立和逐步完善各个工作岗位的工作制度，细化档案数字工作中的各项标准和工序之间的交接程序，并把工作职责落实到每一个人，做到分工

6、明确，责任到人。根据纸质档案的类型、介质种类、年代等不同因素，对工作流程、工作岗位、技术指标都要有针对性的进行调整和设置，并安排专人负责指导和质量检查。对每个工序的交接环节要做好交接登记等等，比如档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交都要做好相应的交接登记手续，要制定严格的工作制度和管理办法，只有采取强有力措施，才能确保档案原件安全和数字化档案的质量。（三）加强数字化档案的安全管理。为有效保护数字化档案的安全，应采取定期备份、信息加密、访问控制等技术措施。首先每份数学化档案应备份不少于两份完全相同的

7、不同存储介质拷贝。数字化档案的管理系统应按照相关技术标准进行建设，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。对不同密级的数字化档案应该区别在不同的网络中使用，有保密要求的数字化档案必须在与外网隔断的专网内使用，每份数字化档案要根据保密级别设置相应的密级标识，同时进行技术认证和授权访问，严格控制数字化档案信息下载。而对完全开放的数字化档案可以接入校园网，为档案信息资源的开发和利用提供便利。档案数字化的使用要建立实名注册制度，设立查询管理系统，做到一切有据可查，可追根溯源。总之高校档案数字化建设是高校档案事业发展的必然趋势。纸质档

8、案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的进一步开发利用，打破了纸质档案使用上的时间和空间概念。最大限度地实现档案信息资源的共享，提高档案资源的利用效率，加快档案工作发展的步伐，促使档案工作能更好地为学校教学和科