临床科室专职秘书在大型三甲医院外科管理中的研究

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1、临床科室专职秘书在大型三甲医院外科管理中的研究　　摘要大型三甲医院外科临床工作存在工作强度大、时间长等特点，繁忙的临床工作让临床医护无暇顾及各类讯息。而专职秘书的配备，正解决了这一问题。它既能大大提高外科临床工作的质量，又能减轻临床管理者的行政事务压力，更能增强外科医师、护士的工作能动性。同时，也为科室与各行政、后勤等相关职能部门搭建起了沟通的桥梁。　　关键词专职秘书三甲医院外科　　中图分类号：R192.3文献标识码：A　　近年来，各大型三甲级综合性医院临床科室均配置专职秘书。这是医院管理理念发展的必然产物，也是人力资源优化组合、各尽其责、人尽其用的充分表现。华中科技大学同

2、济医学院附属同济医院始建于1900年，由德国医师宝隆（ErichPaulun）在上海创办同济医院时。经过一个多世纪的发展，在以裘法祖院士为代表的老一辈外科专家和全体外科同仁的共同努力下，华中科技大学同济医学院外科学系（下文简称外科）现在已经成为集医疗、教学、科研为一体的大型综合性学科。其高强度的临床工作，让各临床科室上传下达的信息往往漏传。故大部分临床科室配备有专职秘书，大大减少了这一情况的发生，同样也在外科的整体管理上起着至关重要的作用。　　1专职秘书工作特点　　我院外科下设12个专科，专业涵盖：神经外科、骨科、泌尿外科、整形外科、肝外科等。各临床科室专职秘书作为上下级传

3、达的枢纽，在一定程度上帮助科室主任、护士长、医生、护士接收全院最新信息的接收和沟通。专职秘书工作具有如下特点：　　1.1服务对象广泛　　临床科室专职秘书的任务是协助科室负责人完成非专业性事务，他既是行政事物的协调者，又是科室运行的管理员、医院管理层和科室管理层的通讯员。帮助科室管理者从繁琐的行政事务上脱身出来；非科室管理者，信息接收面积小，可以通过专职秘书，传达到更多的更高层面的资讯。　　1.2职能广泛　　其工作范围涵盖医疗、教学、科研、行政，范围广泛。　　（1）医疗方面：协助科室开展医疗工作，如病例的整理归纳、出院病人信息登记、定期反馈随访、接受病人咨询；协助接受医院各级

4、管理部门监督，保证正常临床医疗工作秩序。协助教授完成坐诊、停诊、增开门诊等各项协调工作。　　（2）教学方面：协助科室开展各教学工作。掌握熟悉教学计划，提醒授课老师按时到岗。完善各类通知、课程变动、教学信息要及时下达和反馈。协助完成临床医学、护理学实习生、进修生、本科生、研究生的教学工作。　　（3）科研方面：协助科室开展科研工作。了解科研管理规定、熟悉相关管理流程和办法，帮助科室相关人员完成课题申报、标书拟定、项目跟进等任务。知晓课题经费领取、使用流程，并做好讯息传达工作；协助科室相关负责人完成论文投稿、收集、反馈。　　（4）行政方面：协助科室开展行政工作。协助科室主任、教授

5、、护士长开办各类学术会议，负责信息统计、人员调度、内容核查、对外宣传；负责科室各在岗人员考勤、绩效考核；协助科室，与医院各行政职能部门进行工作协调；完成本科室管理者交办的各项任务。　　（5）其他：在医院各类活动中，做好科室后勤保障工作。以及各项文件的收集整理、信息收发等。　　2专职秘书的素质要求　　专职秘书服务于临床，必须具备有一定的职业素质，才能够维护临床工作有序开展。要想作一名优秀的专职秘书，必须具备如下素质：　　2.1良好的职业道德素养　　对于临床科室专职秘书来说，良好的职业道德素养主要表现在，第一，要具备爱岗敬业、甘于奉献的精神，文秘工作本身就是一项繁琐复杂的工作，

6、需要文秘人员具备高度的责任感和事业心，要踏实肯干，对待工作严谨细致，在工作过程中要敢于自省自励，不断提高自己。临床科室的工作存在一定特殊性，专职秘书的服务对象不能及时接听电话、不固定地点办公，这需要有极强的责任心，让每项重要信息确保通知到人。　　2.2较强的业务能力　　要完成好专职文秘的工作，不仅需要扎实的语言组织能力、文字书写能力、沟通交际能力，还需要熟练掌握word、PPT、excel、视频剪辑、图片编辑等各种办公软件的使用。更要不断提高个人文字记录、抄写和文稿起草的能力。除此之外，还要做好科室文书材料的立卷，文书档案的收集、整理、微缩、鉴定、检索、保护、利用和统计等环

7、节的工作，为文档利用打下良好基础、创造便利条件。　　2.3一定的行政管理能力　　合理利用微信、QQ、邮箱等网络平台处理工作，发布讯息，收集资料。学会管理实务，分门别类，分清主次。协调好科室与外部门的各项关系，维护科室整体运行，持保证可持续发展。　　3专职秘书在外科管理中的应用　　我院外科有10个科室配备有专职秘书，专业涵盖医学影像、英语、护理、基础医学。2个科室无专职秘书，分别由护士长和青年医师担任兼职秘书。其工作能动性、工作质量、和自我认同感有极大的差别。　　3.1工作能动性　　专职秘书能够清楚的认识到，自己的任