关于信息化条件下高校档案管理的思考

《关于信息化条件下高校档案管理的思考》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、关于信息化条件下高校档案管理的思考摘要：随着信息化水平的不断提高，高校档案管理工作进入到一个全新的阶段，同时也出现一些新问题新情况。本文针对当前高校档案管理工作中存在的矛盾问题，探索提升信息化条件下高校档案管理水平的具体措施和办法。关键词：高校档案；信息化；矛盾问题；措施办法现阶段，随着计算机技术和信息技术不断发展，高校档案信息化建设也在深入推进，档案信息“四化”（即存储数字化、传输网络化、管理自动化、服务远程化）已经成为高校档案管理工作的必然发展趋势。信息化条件下，如何运用新思路新办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，更好地为国

2、家高等教育服务，成为当前各高校档案工作面临的新课题。1存在的矛盾问题1.1档案管理人员的业务能力偏弱，编配不合理一是相关管理人员重视程度不高。没有充分认识到工作的必要性及其对整个学校发展中扮演的重要角色，单纯地将档案工作视为一个附带性质的工作，认为此类工作对学校的管理工作无关紧要。不少档案管理人员抱怨：档案工作不是中心工作，业务上属于小岗位、冷专业，排不上队，摆不上位，不受关注，没有前途。因此，在实际的工作中，思想意识上忽视档案管理的作用，实际行动上对档案管理的支持不够，档案事业发展缺乏规划与总结。此外，在固有思想及不合理体制的约束下

3、，高校档案管理部分通常只重视档案的基础性管理工作比如整理、编目及查阅等，对于档案社会服务功能等方面的工作建设却无实质性的操作措施。二是管理人员业务水平不高。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。目前，高校档案管理中，相关管理人员专业素质不高的问题比较突出。高校档案队伍相对于一般企事业单位的档案队伍文化水平偏高，但真正科班出身、从事专职档案管理人员比较少。很多兼职档案管理人员未接受全面档案管理专业培训，业务能力和专业知识技能较差。懂计算机、网络技术等现代管

4、理手段的档案管理人员数量更少。三是档案管理体制建设不健全。目前我国高校档案管理工作虽然以档案法要求为目标，配备了档案管理的领导机构与工作人员，但在人员的配置、档案管理的具体制度等方面投入力量不足，致使档案管理工作效率低下，甚至出现了一些高校档案资料归档整理不及时，造成档案资料不齐全，查询使用困难的不利局面，严重影响了高校档案管理工作的效率，弱化了档案管理工作应有的功能。1.2档案管理工作效率低，缺乏相关基础性设施高校档案管理工作一项较为复杂的工程，目前高校中大多数档案为纸质档案，在进行档案分类、校订中通常需要大量人员协同合作才能完成，

5、而且工作的质量无法得到可靠保障，严重耗费人力资源，工作效率低下。高校档案管理中，因为相关投入资金的缺失，导致档案管理部门无法配齐信息化设备，基础设施的滞后造成了我国现阶段大多数高校的档案管理仍处于一个高度依赖人力操作的阶段，这种现象使得高校档案管理的发展陷入停滞。此外尽管一些高校在硬件建设上配备了大量的计算机，但实际的管理工作还依靠人工，大量的信息设备成了摆设。另外由于相关档案管理计算机软件在编制过程中，计算机编程人员对档案管理工作缺乏认识，导致开放出的管理软件实用性不强，无法胜任高校档案管理工作。1.3资源共享存在弊端，档案资源利用

6、率较低一是信息收集与统计过程中存在信息重复收集。目前高校的档案管理分工较细，人事档案管理及学生档案管理隶属不同管理部门，导致在对信息收集与统计过程中存在信息重复收集，资源无法实现共享，浪费人力物力。此外今年来随着高等教育体制的改革，许多高校是由一些学校经过合并重组而成，这就使得档案管理工作面临了很大挑战，一些新问题也随之出现。比如学校档案流失、档案整理归类困难及档案交接困难等。二是一些高校档案馆藏单一.不能满足档案需求。档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，将零散的各类档案系统化、条理化，能够为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史

7、料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力.能够实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要2对策措施2.1强化责任意识，优化高校档案管理模式档案管理工作较为繁琐，需要管理人员具备足够强的责任心，良好的职业素养及思想政治素质有利于管理人员提升事业的荣誉感，在工作中实现自我价值。有句话

8、“档案工作是个良心活，好汉不愿干，懒汉干不了”。责任意识不强，干事敷衍拖拉，体现到业务工作中就会造成档案材料归档不及时、收集不全、信息“老化”，档案服务质量必然打折扣。只有增强责任意识，才能做到对组织负责、对历史负责、对