办公室副主任述职报告

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1、办公室副主任述职报告办公室副主任个人述职报告我是xxxx年8月担任总裁办副主任职务的,主要负责公司行政管理方面的工作,办公室副主任个人述职报告。两年多来,我本着“尽职尽责尽心尽力”的宗旨,力争做好应该做的每一件事。下面,我就自己任职以来所做的工作做以下汇报,请各位领导评议。一、做好公司日常行政管理工作,保证公司工作正常运行1、精心核算,控制成本,保障公司办公用品、公关及会议用礼品等物品的正常供应。其中:为严格控制成本预算,办公用品等低值易耗品、耗材每月平均采购5次;办公用品、IP卡月均发放180余次,即每天公司员工要到总裁办领取办公用品6次。2、认真管理固定资产。随时对办

2、公、通讯设备等固定资产进行登记、保管、借用和维护。3、保证文件往来畅通,规公司内部、与研究院之间的收文、发文、传阅、拟办、印发、通知、催办、签报、归档,基本做到随到随办,及时归档。完成了向院上交2001年公司档案大纲整理工作;2002、2003年公司内部、院发文件的汇总收集工作4、严格印章管理和介绍信的开具。公章月平均用印60余次;介绍信、证明信月均开具近30次。每次用印,开取介绍信、证明信都认真审核,做有登记。5、规范公司车辆管理,保证公司领导活动用车的前提下的其他业务部门用车的调度与安排。同时,包括领导车辆出入大廈及部机关、停车证件办理与换发,与车辆相关的例行保险、保

3、养、年检、养路费、车船税、维修等费用的请款与销帐。6、认真做好接待、来访工作,包括总裁办对外、对内、研究院电话咨询、接听和办理,日常部门与领导访客的来访、接待与安排。7、健全值班制度,做好防火防盗安全工作。负责安排公司日常中午、晚间与节假日的值班,与保安人员合作检查、清除公司安全隐患。8、负责公司领导召集的会议的安排与通知。9、管理前台日常办公事务,如新员工出入证件制作、指纹录入、工位牌制作、国际国内市内快递、名片印制、复印、饮用水、订票、信件等统一收发。其中:市内、国内、国际快递月均发送310余件,即每天要发送10余件;预订飞机票、火车票月均近30次;制作名片月均近40

4、次;复印月均印制10000余张;饮用水月均更换80余桶。10、安排网管员日常办公事务。包括公司及兄弟单位的计算机及网络维护、公司及事业部会议活动现场设备监控。二、加强总裁办行政管理制度建设1、完善总裁办行政管理制度。2003年6-7月,配合公司《员工手册》的重新修订,在完善原有行政管理制度基础上制定了会议制度、公章及介绍信的管理规定、办公用品及低值易耗品的管理规定、公司客户小礼品管理规定、文件(档案)管理规定、公司通讯、电脑设备等办公设备的管理规定、办公区域清洁卫生管理办法、前台管理规定、公司安全消防管理制度、吸烟管理规定、文明吸烟安全协议等十余项行政管理制度。2、配合公

5、司制度,制定《关于公司礼品的制作、购买与发放的相关规定》,对公司各部门会议及相关礼品订制进行监督与管理。3、规范公司办公会议制度,协助公司领导组织并召集公司领导办公例会,促进公司有关业务的完成。三、完成公司有关专项工作1、证照的年检、变更工作。办理2001-2003年的公司营业执照、组织机构代码证书、高新技术企业证书、国有资产产权证书、赴港澳商务签注备案年度登记册等有关登记、注册、年检、变更、复核等工作;完成了2001、2002年的涉外调查资格证书年检工作;配合公司领导协调及组织财务部及有关职能部门对2002、2003年的昌平科技园区注册地及税务检查进行准备工作。2、公司

6、的上市工作。2⑻2年年底公司上市期间配合与协调上市小组、院综合协调处做上市前的准备工作:A、资料的协调与准备工作:准备并完成香港盛德律师事务所急需的部分有关验证文件;完成确认函、授权委托书的在院里的盖章、签字等;B、顺利办理完毕有关赴港上市10余位领导的港澳通行证的签注、新加坡签证;C、12月6日前13批赴港人员的赴港机票与外币兑换工作;D、13批人员在抵港前后在证件、机票、名片、接待联系、时间安排变化安排与通知、国际漫游办理与开通等;E、落实参加上市挂牌仪式、庆功晚宴(赴香港)嘉宾的邀请、名片制作、证件核对及机票预订等等准备工作;F、落实上市答谢酒会院领导、院机关各处室

7、领导及其他嘉宾等50名人员的邀请、领导司机的接待等工作。3、“非典”的防御工作。“非典”期间担任公司“非典”预防工作领导小组主要成员。协调非典期间各项工作:组织对办公区域、卫生间进行消毒;为全体员工购买、发放预防药品、口罩和体温计;制定非典时期会议、会客规章制度等工作,严格落实防治非典各项具体措施,做到了冷静、乐观地处理各种非典时期的问题。4、公司办公区域调整的协调安排。2001年公司迁址搬家负责人之一;2002年6月、2004年3月和5月,公司组织机构调整,各部门工位调整整体协调、组织与安排。5、公司员工集体庆祝生日活动负责

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