在word中批量套用excel数据(实例详解版)

在word中批量套用excel数据(实例详解版)

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1、在Word中批量套用Excel数据(实例详解版)——使用Word邮件合并功能批量套用Excel数据制作和打印通知单2012-6-6江西省乐安县第一中学黄绍荣窗体顶端窗体底端用Word中的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。可以这么说,只有想不到,没有做不到。一、邮件合并的应用领域:1、批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。2、批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。3、批量打印请柬:同上2。4、批量打印工资条:从电子表格调用数据。5、批量

2、打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。6、批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。7、批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。9、批量打印通知单、录取通知书等:在电子表格中设置姓名和通知单(书)中所要用到的相关信息字段,在WORD中写好通知内容并设置打印格式,可以打印众多证书。二、邮件合并时先准备好两个文件:一个是Word文档,这个Wo

3、rd文档中应包含所需批量打印的单子中的所有共同内容(即不变的那部分内容)。另一个是Excel文档,这个Excel文档中应包含所需批量打印的每份单子中的个人信息项目和数据(即可变的那部分内容)。特别说明:如果你的Excel工作表中有其他的复杂表头、复杂标题行(比如某些列在标题行出现双行合并),那么请先把表头简化,只留首行为标题,否则在链接到Word中时会遇到很多麻烦。现在,我要批量打印每个教师的环孕检通知书(图例如下):以下这种复杂的Excel表格是不行的:在实际工作中我把它简化为下面的表格:大家只需注意表头标题部分的变

4、化。总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一个单子的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!并且在同一页面上打两个、三个或理多均可。三、邮件合并的具体操作:我认为,想做这件事情的人必定对Word、Excel有一定的基础,因此下面的实例:批量打印每个教师的环孕检通知书,仅仅为熟悉Word、Excel操作的人而撰写。1、准备Excel数据库,制作好Word模板:我的Excel数据结构如图:我的Word模板如图:下图左是用表格做出来的,把表格线设为无色即得右图。通知二字后

5、的空白处准备填写可变内容(即姓名)。特别注意:制作Word模板时虽然也可以通过空格来预留可变内容的页面空间,但是强烈建议用插入表格的方式来给每项(可变的和不可变的)内容精确定位。原因不用多解释了,当你不用表格能解决问题那就不用表格吧,但当你不用表格时不文件准确定位页面内容时,亲,请记得用表格哦。接下来,将教你如何应用Word邮件合并的功能将Excel中的数据填充到Word文档中的相应空格处,最后完成输出。2.邮件合并现在进行数据填充了,这个步骤在Word中被称作“邮件合并”,主要意思就是在Word中将模板与一个数据源进

6、行链接。第一步:打开“邮件合并分步向导”开始本实例的核心步骤。注意一定要选择合并类型为“信函”。Word2003中的菜单操作流程图例Word2010中的菜单操作流程图例第二步:图中右边的“邮件合并”对话框中点击“下一步:正启动文档”,弹出一个对话框,再点选使用当前文档下一步:选取收件人,再弹出一个对话框,点选使用现有列表浏览,然后按基本步骤找到你的Excel文件。如果你的Excel文档中有其他工作薄,那么上图中可能会有很多行(每一个工作表在上框中对应三行),点所需要的那个工作薄所对应的第一行的那个就行了,如右图。第

7、三步:在上一步最后点“确定”后会出现这样的窗口。从中点“下一步:撰写信函”,在下一弹窗中点“其他项目,接着又会弹出一窗口,在其中点选你将要插入到Word文档中的内容在Excel文档中所对应的字段名称,本例中选“姓名”,选好后点下方的插入按钮(如果需要插入多个字段,再点字段名+插入),完成后关闭窗口。例如,我插入“姓名”、“性别”后,在Word页面中结果显示如下:插入字段并关闭插入字段的那个窗口后,又回到前一窗口。在其中点“下一步:预览信函”,那么,一个具体的记录就显示出来了:此时上述窗口变成了(从中点:上一步:撰写邮件

8、可回到前上窗口以便继续插入(或更改)其他项目(字段)。在右边的这个窗口中,还有其他的一功能操作,作为学习,你都点一下试试看,所谓实践出真知!可这么说,邮件合并操作至此基本完成,然后进行打印或把所有的记录生成到一个新的Word文档中去。但是,在这之前,你很可能还需要实现在同一张纸上打印两个、三个或更多的记录。可是,现在你的Word页

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