关于高校档案管理信息化建设的探讨

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1、关于高校档案管理信息化建设的探讨【摘要】我国高校的档案管理工作中，信息化发展不仅带来了机遇，也带来了挑战。本文着重对当前高校档案管理工作的现状进行探讨，并针对性提出信息化建设对策，为高校档案管理工作的发展提供借鉴。中国3/vie　　【关键词】国内高等院校；档案管理工作；信息化建设　　高校内部的档案管理工作是助力高校全面发展的重要环节，对高校的未来有极其重要的意义。但随着我国发展趋势的不断变化，陈旧的档案管理方式已经完全无法满足当前的高校发展需求，因此如何对档案管理工作进行信息化建设，已经成为了对每

2、所高校都至关重要的课题。下文将主要就当前国内高等院校内部档案管理环节的信息化改革进行讨论，探讨当前高校档案管理中所存在的问题，并提出具备实效性的改革措施，以作参考。　　一、当前国内高等院校档案管理信息化的现状　　高校对内部各项档案的管理工作是至关重要的，在我国进入信息时代后，对于档案管理工作的信息化建设更是能够有效提升工作效率的重要手段，发展速度不断加快，各大高校如果不对信息技术的利用加强重视，会导致当前档案管理工作无法跟随教育领域发展的步伐，发挥应有的作用，因此当前对国内高校档案管理信息化建设存

3、在的问题进行探讨，促进改革进程的推进，是至关重要的工作，经过思考与总结，当前存在的问题主要包含以下几点：　　（一）内部档案信息的信息化进程相对缓慢。校内纸质档案的信息化是档案信息化建设的首要步骤，也是至关重要的一步，会为内部档案资源的管理带来很大便利，而且对于内部档案的数据库建设也不具备很大的技术难度，但由于资料数量庞大，所以在建立电子档案的过程中全档案数据库的录入需要花费很多的时间与财力，会使高校产生一定的压力，想要解决这一问题，加速档案库信息化建设的进程推进，就需要先制定出具备严谨性与指导性的

4、相关工作准则，并确保这一准则在信息化建设过程中的严格执行，才能提升工作效率，才能确保在最短时间内完成对档案库的数据化建设。如果不提起重视，则会使信息化建设过程更加缓慢，这是十分重要的问题。　　（二）信息化系统建设工作缺乏明确的管理规章。就目前情况来看，虽然部分高校出台了部分针对内部档案信息化建设工作的管理准则，但对满足档案管理信息化工作的需求却略显不足。想要真正达成对高校档案管理体系的信息化建设，就必须先制定出更全面、更具实效性的管理规章。例如内部档案相关管理站点系统的设计标准、内部档案数据库与地

5、方档案馆数据库互联通道的建设标准、对纸质档案的信息化建设标准以及对相关管理技术的应用标准等等。　　（三）信息技术人才及档案管理人才相对匮乏。在我国许多高校都长期忽略内部档案管理及信息技术相关人才队伍的建设，使得档案管理相关的人才队伍长期处于严重匮乏的状态，想要找到既了解信息技术，又深谙档案知识的双面人才更是难上加难。加之对人才选择专业性的忽略，用人思想被功利化风气影响，导致绝大多数档案相关工作人员都是非档案专业，缺乏对档案技术与信息技术知识的了解，这是十分严重的问题。　　二、档案管理信息化建设方案

6、　　想要确保信息化建设工作稳步进行，在了解问题的同时，还应当针对问题提出相应对策，才能保证工作目标的达成，针对当前的档案管理工作概况提出工作重点，主要包含以下几点：　　（一）相关工作规章的建设，确保信息建设工作的规范性。想要真正确保档案建设环节的信息化推进，对于工作规章的制定及完善是十分重要的环节，要启用更加严谨且具有实效性的管理政策，才能推进档案管理工作的现代化发展进程，只有先制定出完整的一套管理规章，并在信息化建设过程中严格落实，才能促进档案管理信息化工作的稳步进行。此外，要确保规章更具规范性

7、，需要注重以下几点：其一是要遵从全校统一制定的目录标准。校内档案信息是内容广泛且复杂的信息源头，要确保信息化档案建设的有效性，就应当遵循校内制定的目录标准去录入档案资料，确保信息系统的完善性及稳定运作，才能发挥出为学生学习及管理者管理工作提供便利的作用。其二是对一系列规范化案管理规章的建立。要对档案的各项信息资源进行整合，对信息管理活动的程序体系、技术方法体系及具体应用目标进行规划，譬如信息化档案的使用规章、档案管理系统的运行规章以及核心档案查询的应用权限等。除此之外，在信息化建设的实施过程中，各

8、所高校要注重对自身内部资源及其他可收集的重要资源进行整合，进一步对档案管理方式进行规范，进而为一所涵盖各大高校档案资源的全面性档案信息库的建设奠定技术基础。　　（二）数字化信息库的建设要点。网络技术迅猛发展导致信息交流需求不断增加，也决定着教育领域内各大高校的档案信息必然会逐渐开始显现出交互性特征，不可能只局限在固定的范围内。因此高校档案管理工作的信息化进程推进也自然需要有更广阔的范围，不可能只局限在校内，信息化的档案管理工作，应当注重各大高校内部档案与其他院校档案的交互，特别是在