分析纸质档案与电子档案的区别及技术保护

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1、分析纸质档案与电子档案的区别及技术保护【摘要】随着社会经济的飞速发展，全球经济文化政治等等都在14信息化过渡，这使作为信息的主要承载体的档案类储存媒介发生了很人变化，它们的变化主要表现为文档媒介从纸质过渡到电了技术，这是由于纸质档案与电了档案存在着许多的差异，例如：现在管理模式的差异、保护技术的差异以及各ft环境的差异等。当今的档案管理工作由于处于过渡期，因此使电子捫案与纸质椚案并存于世，为此我们更应该做好这-时期的椚案管理工作，尽量快速完成纸质档案到电子档案的过渡。为此，本文将着重讲解电子档案

2、与纸质档案的某些区別与它们的技术保护措施。【关键词】纸质档案；电子档案；区别与技术保护1引言由于计算机的普及，我国各行各业的发展都离不开它，特别是由于计算机技术运川而带来的人辩电子文什，这些电•了•文件在进行归档处理时，不管是从它的木质属性与来源等众多方iftf来看，还是从它的归档办法与载体来看，都是与传统的纸质文档不相同的。而这些不同就是电子档案的优势力量。2传统的纸质档案与现代化的电子档案在管理上的不同之处电子捫案与纸质捫案奋很人的不同，一般來说，电子档案崙要很多复杂的编码和解码过程，只有这

3、样冰能进行利用，它和载体之间是没有什么必然联系的，它可以被复制或者储存在不同的媒介中，只要阅读者愿意，他们就能随时调出需要阅读的信息。因此側对这如今社会中的电子档案，传统中的管理方式旱已与其不符。2.1归档时间的差异。通常看来，电子档案的归档时间具有随意性，它既讨以4:文件办理结案后归档，也讨以在一个时间统一归档。这样做柯两点好处，其一是可以在一定程度上保证档案的完整，避免档案遗漏；第二点足不似可以避免档案的流失，还比较符合电子档案tl身的特性。2.2归档方式的差异。电子椚案在形成吋为了保护它在

4、处理的过程中不会出现错误，就要随吋的进行信息认证和身份认证，这样才能够确定捫案部门所收到的捫案足最原始的、最准确的，从而确定电子档案的法律地位。2.3保管方式的差异。因为电子文档的长期可读性受到信息多媒体的影响，而屯子铛案的载体也很容易老化，因此，档案部门的工作人员一般在接收到电了•档案时还会打印一份纸质档案用以保存，并且将接收到的电子椚案转化为通川的格式进行保存，这样做可以更加方便的利川资源。2.4管理方式的差异。由于电了档案局冇一级管理的特殊性，因此档案部门在接收到档案时应该给每一份档案编制

5、独一•无二的档案号。这样做的好处是：当有人在条杏档案资料是可以根据档案编号来进行查洵，减轻的捫案工作人员的工作负担。3电子档案和纸质档案在保护技术上的差别电了档案因为自;a所独有的特性对传统的纸质档案造成很人的冲*，因此记们在保护技术上也冇许多不同。3.1载体寿命的差异。传统的纸质捫案的载体是纸张，而纸张的使用寿命是ih前纤维素來决定的，可是纤维素在一定的条件卜会有氢化与水解的迹象，W此档案管理人员在管理和维修档案时，应该注意发生这两种迹象所需要的前提条件，只有这样j能比纸质铛案保存的吋间越来越

6、长。电子档案的档案载体是光盘和磁性物质，但是这些材料是极不稳定的，它很容易氢化或者和碱溶液发生化学反应，因此与纸质椚案的保存吋间相比，它的保存吋间是很短的。2.2环境条件影响的差异。3.2.1温湿度影响的差异。由于纸质档案的载体是纸张，而对于纸张而言，温度过高或者湿度过高会使纸张发生一些化学反应，对纸张内部的影响不好，并「1.还会使字迹发生扩散；当电子档案处于溢度较高的环境中，光盘的载体会变形，这样会影响到电子捫案的渎取。经过多次试验验证，纸质捫案的最住保存溫度应该在ire〜24°C之间，最佳的

7、湿度是在45%到60%之间；电子档案的最佳保存温度/、V该是在16°C〜20°C,最佳适度是40%±5%,由此可知，温度对纸质档案和电子档案的影响足不同的。3.2.2灰尘影响的差异。艽实灰尘对于纸张档案的影响是不太大的，因为即使造成丫纸张磨损的情况，也是可以通过后期修复來读取捫案的具体信息。但足灰尘对电子捫案的影响却足极人的，它一旦对捫案造成损坏，载体上的信息就会丢失，读者也无法读取自己所需要的倌息，电子杓案也就失去了存在的意义。因此，在保护电了档案的具体措施上，要防止灰尘对档案的损坏。2.2.

8、3外来磁场和机械震动影响的差异。外來磁场和机械振动对纸质椚案基本是没有影响的。似是电子椚案却不一样，它需要远离强磁场，并且还要避免强烈的震动。3.2.4光线和有害气体影响的差异。光线和冇害气体对纸张具冇危害作用，主要体现在足纸张发生水解和氧化的现象，这些会使纸张的强度发生变化；光线与有峦气体对电子档案的影响要史人。一般来说有杏气体人多具有酸性，它会腐化电子椚案的载体，是电子捫案的信息丢失。光线会使其在体发生一些光化学反映，具体是会光盘老化，强度下降。而紫外线就会破坏载体的稳定性，减弱它的信号，影