浅谈ｅｒｐ系统在企业管理中的运用

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浅谈ERP系统在企业管理中的运用摘要：随着ERP系统在企业中的广泛运用，作者立足于工业企业，从财务管理的角度就ERP系统会计核算思想与传统核算进行了比较分析，并着重就ERP系统屮会计核算和成本管理在工业企业中应用的技能技巧与注意事项以及所发挥的作用给予实务性的说明与探讨。关键词：ERP系统；企业管理；财务管理；工业企业中图分类号：F270.7文献标识码：A文章编号：1673-2111(2008)11-096-03作者：周友兰，重庆浙商实业(集团)有限公司财务总监，会计师；重庆，401147ERP(EnterpriseResourcePlanning)系统，是企业资源计划系统的缩写，其基本思想是将企业的运营看作一个紧密的供应链，将企业内部划成几个互相协同作业的子系统，通过子系统间数据的实时传递，在ERP系统中形成一个统一的整体。下面结合工业企业ERP系统的实际情况，浅谈ERP系统中，会计核算和成本管理的思想及实现。一、ERP系统会计核算思想与传统核算的对比ERP系统是将企业的业务和财务相结合，形成企业统一的、反映生产 经营活动的系统。普通会计作为ERP系统中的一部分，通过与其他子系统之间的接口，将数据进行传递，使企业的业务、财务和人事等管理模块，有机地结合在一起，各子系统之间相互融合，从而突破了简单的“资产二负债+所有者权益”的模式，实现了业务、财务各环节的信息高度统一。传统的会计核算系统作为一个单独的核算体系，按照会计事项的分类和对会计报表的影响，确定会计信息系统核算的数据来源，并根据各使用部门的要求分别提供数据，财务信息和业务信息分离，这样可能导致使用部门采集的数据岀现重复报送、口径不一致等现象；同时，数据采集、报送需在业务发生后，由业务部门处理后传递到财务部门进行记录，整个过程需耍的时间较长、信息比较滞后，无法达到信息实时的作用。ERP系统实现了财务信息和业务信息一体化管理，企业发牛的每一项业务活动在ERP系统中进行详细记录，包括口期、金额、地点、参与人等相关的信息，数据采集由业务活动发生所在地一次进行，使用部门按照关联关系设置权限进行数据查询，这样既达到财务信息和业务信息一体化，又消除了数据重复报送、口径不一致的现像，同时，ERP系统通过对财务信息和业务信息的统一管理，让财务部门可以直接在系统上提取所需数据，实现了信息的实时性。工业企业ERP系统中一般设置了预算管理、销售管理、财务管理、质量管理、生产管理等子系统，各子系统之间、子系统各模块之间，通过cpass授权进行信息查询和作业，加快了数据传递的速度、提高了数据的准确程度，使企业的资源得到统一规划和运用。传统会计信息系统是简单地按照会计科目进行核算的方式，对于会计科目中涉及到与供应商、客户之间的款项往来核算，仅是简单的以供应商、客户的名称，在一级会计科目下设置明细科目，通过往来科目，如就收账款、应付账款、预收账款、预付账款等进行核算，这样只能记录金额多少和发生的变动方向，无法记录供应商和客户的详细资料，也无法按照某一 供应商或客户查询所有的信息往来，同时使科目的核算层次和末层科目数量加大，给系统实施和维护带来了困难。ERP系统改变了传统会计信息系统科目设计的形式，针对某些会计科目设置了科目的辅助说明，对供应商、客户、科研项目等详细信息进行记录，并对相同的供应商、客户等设置统一的代码。这样，财务人员可以通过代码查询某一供应商、客户与本公司发生的所有往來，也为编制合并报表提供了有利的条件。一般工业企业根据自身特点，对科冃设置了户号、参号两级辅助说明，其中户号为会计科目的一级辅助说明，对核算中需要提供详细信息的科目进行补充，包括供应商、客户、部门、责任中心等若干项，参号是会计科目的二级辅助说明，在一级辅助说明（即户号）无法满足核算说明时，由二级辅助说明进行补充，项目与一级辅助说明基本一致。］户号、参号二级辅助说明，为会计核算、查询和统计提供了便捷条件。二、标准成本体系在工业企业ERP系统的运用标准成本是指在充分调查、分析和技术测定的基础上，根据企业现已达到的技术水平所确定的企业在有效经营条件下生产某些产品所应当发牛的成本。（一）标准的制定作为标准成本制度的基础，标准的制定步骤主要有：成本中心的划分和制定；成本归类、成本科目的制定和选定预算因子；建立标准作业说明: 修定基本标准：修定标准产能；建立标准单价、计算标准费率及标准产品成本；计算预算及差异，衡量绩效，差异分析。通过上述的一系列步骤最终制定的标准成本内容如下：1、直接原料标准。为牛产一单位“合格产甜”，合理可耗用的直接原料数量及应回收的数量。2、生产作业标准。为生产一单位产品或提供一单位劳务，可使用的工作时数。3、附加成本标准。为生产一单位产品或提供一单位劳务，可支用的附加成本数量或金额。4、成木标准单价。指各费用项目的标准单价。标准一旦制定不宜时常更换，标准修订周期与年度预算工作相联系，因此每年的预算编制过程也就是各种标准的修订过程。这项工作一般应在每年年末前完成，对于因市场、生产工艺、技术装备等客观条件发生了重大变化而使标准与实际相差较大的项目，年内可予以补充修订标准。（二）成本差异的处理及分析标准成本制度的关键在丁成本并异的处理及分析，主要存在以下几个方面的问题：1、材料价格差异。指材料实际采购价格与材料领用标准价格Z间的差异。在国际上对此一般有两种处理方式：一是完全进入成本，即物资釆购部门按照加权平均法分类别计算的实际成本，作为生产厂领用材料时的结算价。材料标准价格则在绩效衡量时作为考核物资采购部门采购成本的依据，二是按消耗结转差异，即每月月中生产厂领用材料时先按材料标准价格转入材料消耗成本，月末再将领用材料的标准价格与实际价格的差异 结转至生产厂，调整材料消耗成本为实际的材料采购成本。目前在整体产销中，我们采用第一种处理方式。2、生产成本差异处理。指产甜牛产成本实际与标准的差异，对此国际上主要有三种处理方式：一是转入销售成木，只将生产成本差异转入到己销当月产品成本中，二是按比例在存货、产成品之间分摊，三是转入下月，年终时再将当年累计的差异一次性结转入销售成本中，在整体产销中,我们成本管理系统采用第二种方式处理生产成本差异，使生产成本报表每月都反映产甜实际成本。3、账务处理。国际上普遍采用根据原因来设置账务科目，也在账务上，对成本差异分为价差和量差来反映。在整体产销屮，账务处理只按产品价差原因來设置科目，而把量差因素放在成本管理报表中体现出來。三、ERP系统在工业企业中的作用（一）会计核算的特殊运用工业企业的ERP系统，新增了以9开头的会计科目，在9字头的科目按照费用的细类设置明细科目，并针对科目设置了户号和参号二级制辅助说明，说明每笔费用的归属和责任中心。在日常核算屮，先按照费用的细类、归属、部门，将资料录入到9字头科目中。月末再按照费用的归属码（即户号、参号）进行整合后，结转到对应的费用类科目中。这样既可以查出每笔费用的具体内容，又可以查出费用的使用部门，便于按照部门进行费用考核。（二）工业企业ERP系统“财务管理”模块中，一般增加了网上银行付 款的功能，将应付款项录入在“应付款项管理”模块中，并通过网上银行资料下载功能，将应付款项的资料下载后，上传到财务公司资金平台，通过资金平台进行付款。这样形成了无纸化作业，减少了大量的人力和物力,同时也加快了资金的支付。（三）工业企业ERP下会计档案的管理由于ERP系统与一般财务软件的数据采集方式、数据范围的不同，与原手工会方式相比，数据量增长了几倍甚至几十倍，从而给企业会计凭证,会计报表打印及会计档案管理造成困难，但其清晰的整体条理性及连续性、凭证及系统报表信息的电子数据存档化等优点还是显而易见的。工业企业根据业务类别的不同一般将会计凭证分为销售采购类、成本核算类、产副品核算类、厂务成本核算类、财务核算类及不锈钢在建工程项冃类，并相应地赋予类似YX、AC、Al、AM、CW、BX开头的字符代码，对其凭证分别装订及保管，方便查找及归类保存。对于诸如原始报支淸单、固定资产信息、票据信息及会计报表，进行电子存储，一个会计年度结束后从数据库中导岀所有会计信息，进行永久绝密的保存，大大节约了打印时间和纸张，不仅降低了企业的成本也大量节约了可利用的有效资源，如果现行环境出现数据丢失或耍查询若干年前的财务资料，把数据重新导入ERP系统即可。实现了财务数据的电子存储，确保了财务信息的真实性、准确性及完整性。四、ERP未来的发展前景随着企业对管理软件的逐渐重视，我国的ERP也止朝着以下几个方面发展：（一）企业管理软件将集财务管理、牛产制造、销售釆购、决策支持与人力资源等于一体，依托建立起适合企业的数据综合业务信息管理系统，对事前、事中、事后全更控制，促进企业管理水平和提高经济效益，实现 了企业价值的最优化。（二）结合Oracle系统，通过与航天金税卡的接口，实现结算开票的自动化，确保财务结算信息的真实、准确与完整。（三）加强ERP与Internet网的连接，支持电子商务，实现对各个银行网上实时付款及网上收款等业务，大量的数据通过网络从企业内外等有关系统采集。（四）加大对ERP相关知识的普及、宣传力度，更广泛地扩大ERP培训和教育的宽度与深度。