浅析信息化背景下如何加强数字档案管理

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1、浅析信息化背景下如何加强数字档案管理【摘要】档案管理工作是企业、学校、政府开展日常管理工作的重要环节之…。在信息化背景下，加强数字档案管理方式研究，将信息技术的应用优势充分地发挥于档案管理工作过程中，可以有效地提升档案管理部门的时效性和实效性，为我国的企业、学校、政府的良好发展奠定稳定的基础和提供强大的发展推动力。【关键词】信息化背景；档案管理；数字档案；高效性随着人们的思想观念的不断革新，人们对于信息技术应用的重视程度也在不断提升。传统的档案管理模式使档案查找工作的开展难度较高且效率较低。探究信息化背景下如何加强数字化档案管

2、理，将信息技术的应用与档案管理工作的开展全面结合，可以有效地解决传统的档案管理工作开展进程中所存在的各种问题。一、信息化背景下加强数字档案管理的重要性随着经济的不断发展，人们的工作强度和工作效率也在逐步地上升，在这一背景下，纸质档案已经不再适用于办公室办公。随着数字技术的逐步发展，当下数字档案管理模式己经被广泛地应用于人们的办公流程当中。相比较于传统的纸质办公室档案管理模式，数字档案显然更加具有科学性、系统性和安全性，并且数字档案的应用，有效地实现了办公室档案内容的资源共享，提升了部门与部门之间的信息传送速度和沟通交流强度，这

3、无疑为企业、学校以及政府部门等等各项工作的正常运行提供了极大的便利。但是人们在享受数字档案管理方式带来的便利的同时，也逐步发现，当下的数字档案管理模式，在应用上仍然存在着很多不可忽视的问题。例如人们在进行档案管理工作的过程中，数字档案的应用也常常会产生文件丢失的情况，并且由于档案的种类复杂口内容多，人们在应用数字档案进行相关的资料的查询时，仍然十分耗时耗力。将信息技术全面应用于数字档案管理模式中，可以进一步完善档案传递、存储、收集以及共享工作的开展。同时信息技术的有效应用，可以实现档案管理平台的有效建立，这一平台的建立，可以提

4、升档案管理工作的力度和强度，有效地实现内部的资源共享、提升档案查询工作的实效性和时效性。当下社会的发展速度逐步加快，无论是企业还是学校与政府，其所需要完成的工作量在不断地增加，所面临的发展压力也在不断地加剧。档案管理工作的有效开展，是保障各项工作开展的系统性和秩序性的基本前提，档案管理工作的开展状况更是决定各项工作开展效率的关键性因素。加强信息化背景下数字档案管理方式的探究，实现信息化环境下数字档案管理模式的完善性和科学性的有效提升，其重要性不可忽视。二、信息化背景下加强数字档案管理的基本方向根据当下信息技术的应用特点和数字档

5、案管理方式的应用模式，主要可以将加强数字档案管理的工作的开展方向总结归纳为以下几点：（一）节约档案管理成本的同时提升管理效率。在传统的数字档案管理工作中，进行档案的归类、整理和查找仍然需要耗费人量的人力资源和物力资源，不仅导致档案管理工作效率得不到有效的保障，同时也使得部门的档案管理工作的成本居高不下。将信息技术全面应用于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现档案的分类、整理以及查询工作的…体化，不仅节约了部门大量的人力资源和物力资源，同时也是实现档案管理工作的有效保障。因此节约档案管理成本的同时提升管理效率，是信息化背

6、景下加强数字档案管理的重要方向之一。（二）增强了档案管理工作开展的智能性。在传统的数字档案应用模式中，工作人员进行档案内容的检索，需要不断进行信息的筛选，才能够真正地获取自身所要查询到的信息，消耗了档案管理者大量的时间，使得档案管理者根本无暇进行自身的档案管理模式的思考和进一步的完善。将信息技术全面应用于数字档案管理工作中，可以有效实现数字档案管理系统科能性的全面提升，数字档案系统会根据档案用户所需，实现档案的智能性推荐，大大降低了档案管理工作人员的工作强度,使得档案管理人员具有更多时间进行自身工作模式、管理技术以及管理理念的

7、进一步完善。因此增强了档案管理工作开展的智能性，是信息化背景下加强数字档案管理的关键性目标。三、信息化背景下加强数字档案管理方式探究开展信息化背景下数字档案管理方式探究，将具有针对性的改革方式和改革思想，全面应用于数字档案管理，可以实现数字档案管理方法、应用模式的进一步完善。在信息化背景下，加强数字档案管理方式探究,主要可以将探究内容总结归纳为以下几点：(-)建立完善的、安全的数字档案管理系统。档案安全性的不足,是当下数字档案管理方式应用过程中所存在的主要不足之处之一，容易引发重要文件的丢失问题。将信息技术中多媒体技术全面应用

8、于数字档案管理工作，可以实现不同格式的档案的分类存储，实现档案管理安全性的有效提升。同时将多媒体技术的应用与数字档案管理工作的开展进程有效结合，也可以实现不同格式和类型的数字档案的有效播放，加强数字档案的可视性，进而提升档案利用者接收信息的全面性。因此应用信息技术建立完善的、