公司正式函件格式

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1、内部交流文件上海唐心实业文件2012年正字第1号★关于办公易耗品管理规定的公告一、适用人群本规定自执行之日起，规定本身适应全体在职员工。二、机构部门由行政部统一申购，部门负责人审核，总经理审批。三、操作细则行政部门定期对库存办公用品做及时的补充，填写《物品申购单》，经总经理审批后，进行采购。如部门有特殊需采购物品，可以由申购人填写《物品申购单》，经部门负责人审核，交由行政部给总经理审批后，行政部才能进行采购。鉴于公司目前申购量不是很多，申购安排在每月20号前后一周左右。错过申购的时间，行政部安排在次月申购。经总经理特批临时采购的物品，无需行政部向总经理申请，由部门

2、负责人自行填写《物品申购单》报总经理审批后，交行政部进行采购。采购物品由行政专员进行跟踪，催促供应商及时供货。收到采购物品时，核对物品与申购物品是否一致（物品名称，品牌，规格型号，颜色等），确定没有疑问后，签收。如有疑问及时与供应商联系退换或拒收。行政人员收到物品后，及时做好登记工作（或电子档），登记完才可以分配给申购人或部门，申购人或部门应核对物品，并在《办公用品领用单》上签字确认。非部门或个人申购的办公用品应当天入库，摆放整齐，不可堆积在外和拖延至次日。所有领用的办公用品必须在《办公用品领用单》上签字。行政专员有责任监督领用的物品是否符合领用人的岗位需要，并且

3、控制领用期间和领用量。办公用品应妥善保管，并专人锁起，看管。如发现无故遗失或受损，应及时向上级领导汇报损失、转换存放地点、替换锁芯或其他方法。行政专员应经常检查物品多缺情况，合理分配物品的数量和摆放地，不占用员工的工作区域，影响员工工作为前提。及时更新电子档的内容。做到每周核对办公用品出入库情况，每月盘点办公用品库存量。四、行政专员职责行政专员必须秉着无私无利，平等待人为原则。具有监督管理的责任，发现有违规行为应立刻举报。行政专员对公司日常办公用品进行采购（详见日常办公用品一览表），不得随意采购物品，采购物品与申购事实不符的由行政专员自行赔付（按采购价），数额巨大

4、可由部门分摊赔付，公司不承担误购的费用。行政专员发现有违规行为不举报，一经发现，择重处理。严禁以公司名义，采购和领用与本职工作无关的私人用品或代办他人需采购的物品，一经发现开除处理。五、申购人注意事项申购人所需申请的物品必须与申请事实相符，不得私自挪移，不得擅自带离公司，如有发现按公司相关规定给予处罚。申购人不得在申请后，经常叨唠行政专员，因以公司的团结精神为主导，行政部收到采购物品统计入库后，及时分发到所需岗位或部门。以上制度由行政部提出，望公司领导同意，给予批准实施。行政部办公室二0一二年五月十五日主题词：公告办公耗材管理规定主发：总经理