高校学籍档案信息化建设的思考

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1、高校学籍档案信息化建设的思考施秀平宁德师范学院党政办文电档案科摘要：档案信息化建设是档案工作适应高校发展的必然趋势，作为高校档案的重要组成部分的学籍档案，更是一个面向社会的信息平台。文章从学籍档案信息化的内涵、资源建设和学籍档案信息化的前处理工作以及学籍档案信息服务管理等几个方面做些粗浅的探讨。关键词：高等学校;学籍档案;信息化建设;作者简介：施秀平（1974-）,女，汉族，副研究馆员，主要从事档案管理研究。收稿日期：2017-02-02ThoughtsontheConstruetionofCollegeStudents'Archi

2、veInformatizationSHIXiupingPartyandGovernmentOffice,NingdeNormalUniversity;Abstract：Thearchiveinformeitionconstruetionisaninevitabletrendofarchiveworktoadapttothedevelopmentofcollegesanduniversities.Asanimportantpartofcollegefile,theschoolarchiveisalsoasocialorientedin

3、formationplatform.Thispaperdiscussestheconnotationandresourcesofarchiveinformatization,pre-processingworkofschoolarchiveinformatization,aswellasschoolarchiveinformationservicemanagement.Keyword：highereducation;studentarchivefile;informatizationconstruetion;Received：201

4、7-02-02学籍档案记录了高校学生从录取入学、在校学习到毕业离校的全过程，是学生在大学期间直接形成的，以文字、图表等形式存在并具有保存价值的文件材料总称。以纸张为载体的学籍档案是高校档案馆藏的重要组成部分，具有不可替代的凭证作用，但由于社会信息量的剧增和新型载体的应用，传统的管理模式不能满足社会对档案信息的需求。新时期，应如何高效科学地利用档案信息资源，应用信息技术生成、管理并开发利用学籍档案，开展信息化工作，使学籍档案信息资源更好地为社会发展服务，充分体现其社会价值和经济价值，这是当前摆在高校档案工作者面前亟待思考的一个问题。一

5、、学籍档案信息化学籍档案信息化就是把承载学生学籍信息的纸质文档通过扫描并录入信息到计算机数据库中。用计算机存储档案信息，这是随着科学技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。把传统载体的档案资源经高科技技术加工转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储下来，其形成的数字档案及加工的信息是以二进制代码存在的。这样，将大量的学籍档案信息用数字来表达、存贮，利用计算机管理、检索，在权限范围内通过网络传输，查阅调用所需的档案信息，进一步深化了档案社会化服务，实现档案资源的共享。学籍档案信息化建设体现了档案管理模式的一种转变，主要包括:学籍档案

6、信息数字化、学籍档案信息的网络化和学籍档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。[1]二.学籍档案信息化的前处理工作学籍档案数字化转换之前要进行前处理工作，按照有关要求，制定统一标准，规范工作程序，提高学籍信息检索的完整性，提高查准率。（一）档案信息的统一性对于馆（室）藏的学籍档案，无论是档案的外部特征（入学与毕业时间、在学专业），还是档案的内容特征（档案名称、分类号），它们的存在形式各不相同。档案信息的统一性以具体形态的差界性、多样性为前提。档案信息存在于载体实体之中，当把档案信息看作抽象思维水平的标志时，就上升到一定的高度。纸

7、质学籍档案提供利用时，外部特征是重要的检索语言，主要依据入学时间、毕业时间、所学专业、学生姓名、学号等内容进行检索。实际上，这就是档案信息多样性的统一，运用统一性原理，在形态差异的具体形态中抽象思维无差别的统一，为信息化工作奠定基础。当然，内容特征也是不可忽视的检索语言，按照档案名称和分类体系进行检索可提高准确率。在学籍档案信息化前处理过程中，应注重外部特征与内容特征的有机结合，将不同名称的档案按照入学和毕业时间、专业进行分类，统一编号，并按数序排列，形成分类体系。编制《学籍档案分类方案》是实现学籍档案信息统一性的有效途径。采用“时

8、间档案名称专业（班级）名称”分类法，确定统一的时间点:或者以“入学级别”为吋间点，或者以“毕业届次”为吋间点，两者选一，保证其逻辑性。时间点一旦确定就不得改变。如果选定“毕业届次”则时间点为“XXXX届”。以2015届学籍档案为例:将