项目图纸、函件、文档管理流程

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1、项目图纸、函件、文档管理流程2222一、目的为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，对收发函的规范性管理、及时处理及可跟踪性，及时地对项目管理提供信息资源，提供有效的单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。二、适用范围适用于项目工程图纸、来往函件收发管理及竣工档案资料的管理。三、术语和定义无四、职责（一）项目部1．负责施工现场的对内对外的文件收发，并记录；2．负责施工现场的工程图纸、设计变更的发放，并记录；3．负责本项目相关文件（包括合同款支付审批表、签证单等）在公司内部的传签跟踪；4．负责竣工结算资料（包括涉及经济的工作指令、其它单位

2、的回复函件等）的审核。5．负责按照项目建设过程建立、收集、整理竣工档案资料，并按照规定移交。（二）设计部1．负责图纸的审核，发放；2．负责设计变更的发放；3．负责作废图纸的收回；4．项目部返馈设计相关事项处理。（三）成本部负责处理涉及成本费用的所有相关事项。（四）工程管理部221．对项目部工程图纸、来往函件规范管理的监督及检查；2．协助项目部处理相关事宜。一、工作程序（一）一般规定1．项目经理为工程文件管理的第一责任人，项目部档案管理员为第一负责人，负责日常工程文件管理。2．所有工程资料文件统一由项目部档案管理员接收和发放。所有工程文字函件必须

3、有责任主体印章才能下发或接收，并同时办理签收和登记手续。项目部档案管理员应针对项目期别和文件类别进行编号、登记，建立健全登记台帐。3．项目部对所有外部相关单位应要求其进场后三天内，出具由合同法人单位开出的授权委托书，授权委托相关人员代表其公司收发相关文档，未经授权不得领取任何来往函件。4．项目部资料管理员应利用计算机建立图、表等系统文件辅助项目管理工作控制和管理，并在计算机内建立管理台账，重要电子文档应做到每周备份。5．工程资料的收发、借阅必须通过资料管理员履行登记手续，做到不出差错，及时回收。（二）工程图纸编制要求所有图纸要标明项目、专业、图

4、名、图号、版次及出图日期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。1．交项目现场用于施工管理及成本核算的施工图纸，按图纸原图幅分专业装订成册。2．报建图及移交档案室的施工图，要求按“手风琴”方法折叠成A4大小,图标栏一3．律在右下角，并要折叠露出图章。4．竣工图编制说明：1)凡按施工图进行施工没有变更的工程，由施工单位负责在原设计施工图上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图，（竣工图标志章尺寸统一按当地城建档案馆要求制作）。2)22凡在施工中有一般性变更，能够在原设计施工图上加以修改补充的，可不重新绘制竣工图，由施工单位在修改部位上用红色笔更改，并在

5、修改部位附近空处引线指示，盖上修改标志章，注明修改单日期、字、号、条，盖上竣工图章后即作为竣工图。在原施工图上进行修改补充的，要求图面整洁，线条清晰，字迹工整，使用绘图墨水进行绘制，严禁用圆珠笔或其它易退色的墨水绘制或更改注记。所有的竣工图必须是新蓝图。1)由于修改较大而使在原图上更改后图面不清、辨认困难的应将修改部位框出，在本张图的空白处或增页绘制。2)竣工图的绘制工作，由绘制单位工程技术负责人组织、审核、签字，并承担技术责任。由设计单位绘制的竣工图，还需施工单位技术负责人审查、核对、签字盖上竣工图章后才能作为竣工图。3)竣工图的绘制，必须依

6、据在施工过程中确已实施的图纸会审记录、设计修改变更通知单、工程洽商联系单以及隐蔽工程验收或对工程进行的实测实量等形成的有效记录进行编制，确保图物相符。4)竣工图的绘制（包括新绘和改绘）必须符合国家制图标准，使用国家规定的法定单位和文字；深度及表达方式就与原设计图相一致。坐标高程系统应采用国家绝对高程坐标。（一）图纸及设计变更文件收发1．项目部接收到图纸及设计变更文件时，首先应建立图纸及设计变更收发台账并在项目部资料室存档；2．将图纸及设计变更文件按类分别内部分发给相关责任工程师，形成图纸、文件内部收发记录及台账，组织对图纸或变更内容进行熟悉。3

7、．项目部图纸及设计变更文件的外部发放必须以工程通知单的形式进行覆盖，通知相关单位指定人员领取相关图纸及设计变更文件，并形成图纸、设计变更文件外部收发记录及台账，并按不同单位单独建立台账。4．项目部图纸及设计变更文件外部发放时除要求相关单位在发放记录上签具姓名及时间外，同时要求在工程通知单及项目部存档的图纸及设计变更文件首页签具姓名及时间。5．对于设计变更文件注明作废的原图纸文件，原则上项目部应将所有已作废的图纸文件回收并交设计部保存，并进行图纸收发台账。22（一）项目外部发函1．项目部所有外部发放的通知、函件等，均应按相应程序审核后，加盖项目部

8、章及监理公司项目章后，由甲方项目部同监理公司项目部共同发出。2．项目部所有外部发放的通知、函件等，必须由相关单位指定人员领取，并形成外发通知、函件收发