夯实管理基础,提升综合效益1101

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1、夯实管理基础，提升综合效益—北汽众运汽车贸易有限公司档案电子化的实践企业管理要从基础抓起，就像盖房子要先打地基，地基牢房子才能百年不倒。企业的档案管理工作相当于打地基时夯实土层，这项工作是否扎实，直接关系着企业管理质量的优劣，甚至成败。档案是单位在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、图像、声音等不同形式和载体的文件材料,真实地记载和反映了单位的各项活动,是维护单位经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要依据。企业各类档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。开展档案的科

2、学规范化管理，不仅能夯实企业管理的基础，还将大大提升综合管理效益。第一，从原始记录开始到归档工作的完成，具备了可追溯性。日常各项工作节点的记录和完成情况，各种设备设施的使用情况，每一项服务工作完成后的检查、验收、绩效评估等情况，从头到尾都可以跟踪、追溯，有效地提升了企业管理质量。第二，它为公司的每个部门、每个岗位提供了考核的重要依据，通过对节点记录进行量化，可制定出科学规范、适合本企业的绩效考核标准。第三，档案的真实性、安全性得到保证。档案的安全性一直是传统档案管理的难题，纸质档案经过多人的查阅后免不了出现坏损，如遇水、火

3、等灾害，还会出现灭失。档案电子化管理后，可异地备份存放，保证了原始档案的安全；查阅时看到的是电子件，避免了磨损和人为破坏；同时也杜绝了更改和更换。（一）传统档案管理存在的主要问题1、单人循环使用，无法共享以往档案管理主要是手工记录、编制归档目录,以纸质的形式保存。操作上一般都是把纸质文件装入文件夹、档案袋后再放进文件柜，所涉及的资料并不能完全按时间，类型，项目有序地归集存档。特别是客户资料，更新补充频繁，销售、客服人员必须将唯一的一份原始档案取出、整理、放回，一人使用后档案的原有顺序就有可能被打乱，第二人查找时就要整体翻一

4、遍，费时费力。每月的信息更新补充，年度的集中整理都需要多人配合，共同完成。计算机的应用只是用来编制档案目录、打印卷脊，起到索引作用。这种传统档案管理模式，档案只能单人循环使用，一人使用时，第二人就需排队等候，严重影响工作效率。6/62、收集归档繁琐，查找不方便传统档案管理模式下，由于全部依托纸质资料，相同的档案有时还需要在不同部门之间进行流转，归集过程复杂，不但需要花费大量的人力物力，而且难以保证档案的完整性和规范性。查找一份资料时，首先要确定档案所在的卷柜，再到档案柜存放地开柜寻找，十分不便。档案目录健全、准确还好查找，

5、如遇上无目录、无索引、无编号，文件盒只有简单标记的粗放管理，想查找一张工程图纸，就无从下手。只能一个柜子、一个柜子的翻，每个文件盒子都打开细致查找，查阅资料变成了费时费力的大工程。3、存在安全性风险纸质档案经过多人的查阅后免不了出现坏损，如遇水、火等灾害，还会出现灭失，同时还存在着人为风险。第一，借阅遗忘归还；第二，人为涂改、撤换；第三，故意损坏或私藏。（二）档案电子化管理的优势档案电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件、档案管理软件和网络技术等手段，将档案资源电子化管理的过程。它克服了传统档案管理的弊端，具有如下优势：

6、1、查阅便捷，信息共享利用扫描仪、高拍仪、照相机等工具将纸质文件电子化后，应用到档案管理软件，大大提升了档案查阅速度，办公人员只要得到授权，在自己的办公电脑上就能完成查阅，有效地提高了办公效率。当多人需要查阅同一份资料时，电子档案可同时展现在多人面前实现信息共享，让办公人员感受到工作的便捷。2、专人保管，确保纸质原始档案安全档案电子化管理后，纸质原始档案归档入柜后，只有在特殊需要的前提下才会被提出，避免了频繁查阅所造成的各种弊端；实施档案专人保管后，纸质原始档案的借阅要通过严格的审批程序，使档案管理制度落到实处；档案电子化

7、后，纸质原始档案有了备份，可异地存放，有效地解决了涂改、撤换、灭失的风险，确保了原始档案的安全。3、夯实企业管理基础，提升企业管理质量各类档案是企业最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，这些数据和资料是企业管理的奠基石。计算机管理软件的应用，规范了操作流程，形成了标准化的管理模式。各类数据和资料的收集、统计准确、迅速；数据、资料的归纳、6/6总结、分析可以借助管理软件来完成，大大强化了企业管理基础。扎实的基础数据有效地支撑着企业预算的编制和执行，真实可靠的各类档案资料为企业决策提供了强有力的依据。（三）档案电子化管理

8、的实践北京北汽众运汽车贸易有限公司（以下简称北汽众运）成立于1998年6月，主营汽车销售和维修保养，从2000年开始转型，主营写字楼的物业管理。2010年年底，原主要管理人员集体辞职，由恒盛置业公司选派主要管理人员接管。在交接过程中发现，上任领导班子在档案管理方面遗留下严重问题和隐患。公司档案柜内档案摆