文件编写管理规范-2016

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1、文件编写管理规范文件编号：20160201发布：人力资源部发布日期:20160223生效日期：20160223修改日期：审批人：目的建立规范的文件格式管理规程,以规范公司管理制度编写的内容结构及版式。木规范规定了公司管理制度的内容结构与版式编写规则，给出了有关表述的一些示例，并对制度文木的格式和字体、字号进行了规范性的要求。适用于公司管理制度的编写、修订，其它制度的编制可参照木规定进行。三.内容要求及结构1.内容与要求1.1制度规定的条款应明确无歧义，并11:在其范围所规定的界限内按需耍以求完整；清楚、准确、相

2、互协调;能被未参加管理制度编写的相关人员所理解。1.2在每项制度内制度的结构、文体和术语应保持一•致；某给定概念应使用相同的术语，必耍时对在制度中予以明确。1.3制度内容应符合公司实际，便于实施和考核，并可被其它文件引用。2.内容结构公司各项制度的内容结构，一-般应包括但不限于以下项目:2.1目的：必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。2.2适用范围：必备耍素，指文件使用的范畴或条件。2.3定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中冇特别意义的用语。当管理制度屮某些

3、关键词语尚未普遍使用，或有-可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以解释说明。2.4职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。2.5内容与要求：必备耍素，即制度的主耍内容和丄作耍求，是制度的主体内容。主要明确制度规范的相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。2.6考核：可选要素，指规定对制度实施效果的评价项目、周期、标准及奖惩办法。如在上一级制度或其它相关制度中己进行明确，则不必重复。2.7其他规定：必备要素，指制度的解释单位和实施FI期，以及与现

4、行管理制度相冲突时，可采取处理原则，也町在制度内容中进行明确。2.8附件：可选要素，指制度内容中所包含的记录、表格和图表、清单等。如该制度已冇相对应的流程，则须在制度中说叨相关的流程，并将流程作为制度附件；如尚耒制定相关流程，则应按照统一的流程规范绘制流程，并作为制度附件，纲领类制度除外。2.其它内容结构：3.1封面：必备要索，在各类制度汇编时应进行封面设计，封而的内容应有：2.1.1公司名称：制度/规范;3.1.2文件编号:3.1.3发布:例：20160101编号按照年度月份当月发布的第几个文件依次编写;I】

5、处当月发布的第几个文件年度月份填写发布文件的部门，例：人力资源部；3.1.4发布日期：填写实际发布日期,例：20160102；3.1.5生效日期：填写实际生效日期,例：20160101；2.1.6修改日期：填写文件修改日期，例：20160127；1.1.7审批人：填写审批人，例：XXX；3.2目次：可选要素，如果需要，可设置目次。目次所列的内容包括:3.2.1前言（概述）;3.2.2章;3.2.3节;3.2.4带冇标题的条（碍要时列出）:3.2.5附则：3.2.6附件，各附件应按序号单列（需要时列出）；3.2.

6、7图（需要时列出）；3.2.8表（需要时列出）;3.2.9附录，以单独的附录文件,按正文内容的需要编排顺序（需要时列出）。三.编写规范1.层次和编序1.1章：是制度内容划分的基本单元。在每项制度或每个部分中，应从项冃编号“一.”开始对章编序,编序应从"目的”一章开始，一J［延续到附录之前，如：一.二.三.标题应置于序号Z后，并与以后的条文分行。1.2节：是章的细分，使用阿拉伯数字从“1”开始对节编序，ill：1.2.3.节可给出标题，标题应置于序号Z后，并与其后的条文分行。1.3条：是节的细分，使用阿拉伯数字对

7、条编序。如：1.11.21.3条可给出标题，标题应置于序号之后，并与其后的条文分行。1.4款：是条的细分，同样使用阿拉伯数字对款编序。如：1.1.11.1.21.1.31.2.1同一条文中冇两个以上（含两个）的款项时，才可细分序号。款一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题要求全文应进行统一。1.50：是款的细分，同样使用阿拉们数字对款编序。如：1.1.1.11.1.1.21.1.1.3同一条文中有两个以上（含两个）的目项吋，才可细分序号。目以下的条文不再进行细分序号，同一制度文件中，尽可能的避免采用冃的细分

8、序号，H不列标题。1.6段：是制度正文内容自然的段落的设置，表示一个独立的内容，或对前一内容的补充。段可以在章、节、条、款内独立使用，但不设立序号。1.7其他规定：作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。1.8附件。是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的记录、图表、清单、文本，以及业务相关的标准、规范等。附件与制度止文具有同等效力。1.页面版式Word文档统一使用