2、档案管理制度

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1、第二章档案管理制度档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，主要包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为四大类：即行政类、财务类、人事类、业务类等。二、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。三、归档后须填写《档案管理登记表》（附件一）

2、。第三节档案装订一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补、裁切、折叠，使其整齐后再装订。第四节保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存其中包括：公司章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划；公司年度经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人事资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书等。二、十五年保存其中包括：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书。三、五年保存其中包括：期满或解除

3、的合同协议；完结后的项目方案；其他经核定须保存五年的文书等。四、一年保存其中包括：部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；完结后无长期保存必要文书等。五、公司规章制度由行政部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第五节保管部门一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。三、业务专项机要档案由行政部专人负责保管。四、股东会、董事会、监事会资料由董事长秘书保管。五、其他档案均由行政部指派专人保管。第六节档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交行政部。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内

4、移交行政部。三、合同协议应在签订之日移交行政部。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次，时间为每年的1月和7月。第七节档案调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附件二），并经总裁核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案的调阅须部门经理核准,部门档案调阅须行政部领导核准，但仅仅限于档案的查阅、复印。使用原件或调阅机要档案资料须总裁核准。三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出,供调档人查阅。四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。五、《档案调阅申请单》由档案

5、管理人员留存备查。六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。如遇特殊情况，需要延长，需经总裁核准。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第八节其他一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。五.以上表格均由行政部统一编号。六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。附件一档案管理登记表填报时间：年月日文件类型档案情况统计表序号文件内容份数原件/复印件附件二档案调阅申请单借阅单位借阅时间借阅内容借阅用途借阅人签字：经手人签字：主管领导签

6、字：注：1、请慎重利用所借材料，确保完好并及时归还档案室。2、档案室将根据借阅档案的重要程度确定是否需要主管领导签字，如需要则必须主管领导签字后方可借出。3、表中所有项目请使用黑色字迹笔填写。档案调阅申请单借阅单位借阅时间借阅内容借阅用途借阅人签字：负责人签字：主管领导签字：注：1、请慎重利用所借材料，确保完好并及时归还档案室。2、档案室将根据借阅档案的重要程度确定是否需要主管领导签字，如需要则必须主管领导签字后方可借出。3、表中所有项目请使用黑色字迹笔填写。