城乡建设拆迁档案实施内部控制管理之我见

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1、城乡建设拆迁档案实施内部控制管理之我见福建省晋江市住房和城乡规划建设局城建档案室洪清庭摘要：建立城乡拆迁档案管理内部控制机制，对拆迁档案进行精细化管理。遵循全面性、前端控制、有效性、可问责、适应性原则，实行流程文档化与职责化管理；建立拆迁档案档案内部监督移交及审查体系；开展内部控制评估，提升城乡建设拆迁档案整体管理水平。关键词：拆迁档案内部控制管理措施随着城乡建设步伐的加快，旧城和乡村拆迁改造规模不断地扩大，产生大量的拆迁档案，其记录了房屋拆迁和拆迁户安置情况的全过程。拆迁档案收集、立卷归档、保管、利用工作实行制度化、标准化、规范化管理，直接关系到拆迁工作能否顺利开展，对构建和

2、谐社会和维护广大群众的利益，对社会稳定起到积极的作用。为此，建立拆迁档案管理内部控制机制，对拆迁档案进行精细化管理，使拆迁档案在城乡建设与管理更好地发挥档案信息资源服务民生的作用。一、内部控制在城乡建设拆迁档案管理发挥的作用1、确保拆迁档案管理责任制的落实目前，一些地区在城乡建设拆迁、安置工作中，组建的城乡建设指挥部作为项目征地、拆迁、安置工作领导机构，下属的规划建设、测量、设计、财务、法律事务、征迁工作组、动迁公司等临时性组织机构参与了拆迁与安置工作的全过程。由于参与城乡建设拆迁工作的机构多，形成了大量从拆迁前期调研到测量、设计、动迁、建设、安置等阶段的档案，为确保档案工作责

3、任制在拆迁全过程的落实，通过建立内部控制体系，抓住拆迁各阶段档案管理关键的文件来源控制点，根据本单位制定的《城乡建设拆迁档案内部控制项目实施细则》，将档案管理的责任制和内部控制理论、观念、方法融入到日常管理工作中，确保拆迁工作各个工作流程以及相应的负责人和工作人员，从拆迁档案形成、收集、整理、立卷、保管、利用等业务基础建设环节都能按档案管理制度办事。建立的拆迁档案内部控制管理体系具备对拆迁档案工作的责任单位和经办人起到自我监督反馈作用，是一个发现问题、解决问题、发现新问题、解决新问题的循环往复的过程，体现了拆迁档案管理全程控制的观念。2．确保归档的拆迁档案资料完整、准确、系统在

4、拆迁档案基础业务建设方面，由于各拆迁工作实施部门各自为政，拆迁5档案归档范围的制定和收集、立卷标准不统一，各搞一套整理方法，影响了拆迁档案归档文件资料的质量。实行拆迁档案质量的内部控制，从文件材料的归档范围、载体标准、移交与整理格式标准等方面进行监控。例如，在收集工作中强调对文件材料的真实、准确和拆迁档案法律效力的控制，全程监控在拆迁、安置工作形成的各种协议、各类补偿确认表、清册、发放表、统计表、填报数据等原件的完整率和准确率，对文件字迹与图样清晰标准和档案制成材料是否符合档案耐久保管要求进行检查，确保归档的拆迁档案资料完整、准确、系统。二、城乡建设拆迁档案管理内部控制遵循的原

5、则1.全面性原则。拆迁档案内部控制应当贯穿于前期调研、动员协调、业务指导，立卷、规范移交、保管、统计、利用全过程，覆盖拆迁建设主办单位、承办单位、参建单位及其所属各部门的各种档案管理业务和有关档案工作事项。2.前端控制原则。内部控制应当在全面控制的基础上，关注前端控制，将传统的项目结束竣工验收后，然后才进行鉴定、整理、立卷的许多后期阶段的控制手段提到了文件来源的最前端控制。特别是在城乡拆迁档案电子化管理的环境下，在文件生成之前就采取控制措施，能够有效预防威胁电子文件真实与完整的风险，保证其归档质量。3.有效性原则。内部控制应当在城乡建设拆迁档案管理过程中能够得到贯彻执行并发挥作

6、用，实现拆迁档案管理目标的有效控制。一是统一领导，根据拆迁工作的需要，明确拆迁档案管理要求，实行拆迁档案工作统一领导、分级负责。二是明确责任、建章立制。从建立长效机制出发，建立健全拆迁档案工作领导人负责制和档案管理人员责任制，保证拆迁档案工作的落实。要制订文件收集、整理、档案管理等制度，各拆迁单位应按照有关法律法规执行拆迁档案工作职责。4.可问责原则。内部控制的运行过程应留下拆迁档案管理相关痕迹，便于事后评估和责任界定。5.适应性原则。内部控制的建立、实施和完善是一个持续性的过程。内部控制应当与相关单位拆迁档案工作流程、工作职责相适应，并随着外部环境的变化及时加以调整。内部控制

7、制度和工作流程设计，应根据本单位的档案工作具体情况而制定实施细则，当归档范围发生变化，应该及时建立相应的文件材料内部控制关键点，对新增加归档范围产生的文件材料实施控制。三、城乡建设拆迁档案管理流程实行文档化与职责化管理1.流程文档化。拆迁档案实施内控管理，不同于目前大部分拆迁机构采用的通过制定相关部门和人员的岗位责任制对拆迁档案进行管理。这种方法，档案管理职责的确定是各自独立的，缺乏拆迁档案流程之间5的相互衔接，是属于初放性的档案管理模式。拆迁档案实施内控管理是对原来拆迁档案工作流程与取得的