《档案整理技能训练》PPT课件

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1、档案管理技能训练第3章　档案整理技能训练第3章　档案整理技能训练➢学习任务和目标（1）通过以“件”为单位和以“卷”为单位整理档案，了解归档制度的变化，掌握档案整理的流程、工作内容，提高学生档案整理技能和适应档案管理新要求的能力。（2）通过拟写立卷说明，提高学生语言表达能力、档案管理文字资料撰写能力。（3）用“整理的最终成果”的形式，帮助学生掌握档案整理的全局性概念——全宗。➢内容概述整理包括内容整理和实体整理。内容整理是指对文件或档案内容的真伪进行鉴别考证等。实体整理是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进

2、行分类、组合、排列、编目等，有以“件”为单位整理和以“卷”为单位整理之分。以“件”为单位整理档案是本章技能训练重点。第3章　档案整理技能训练3.1做好整理准备工作3.2按“件”整理档案3.3按“卷”整理档案3.4编写立卷说明档案整理3.1做好整理准备工作内容整理：鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出版档案史料等活动。实体整理：将零散的档案，进行分类、组合、排列、编目，使之成为有序的整体。机关档案的整理内容：平时文件归档、文件组卷、案卷排列、案卷目录编制、档号编写、局部调整等。责任人：文件处理部门或业务部门与档

3、案室共同完成；档案室也收集零散文件并进行全过程整理。档案馆的档案整理1、系统排列和编目档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整理。2、局部调整对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。3、全过程整理收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案进行全过程的整理工作。全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录等。整理工作的意义是整个档案管理工作的基础。收集——整理——利用是发挥档案效用的前提条件。是检查收集工作质量的

4、依据。是管理科学化和标准化基础。档案整理三原则必须保持文件之间有机的历史联系来源联系时间联系内容联系形式联系应当充分利用原有的整理基础必须便于保管和利用档案整理两种方法1、以案卷为单位整理。（传统方法）案卷是一组有密切联系文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。2、以件为单位整理。（现代方法）文件整理归档操作流程收集确定“件”文件装订文件分类文件排列编制归档号编目装盒档案排架全宗概念全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。区分全宗是整理工作的第一步。1、全宗是一个有机整体，具有

5、不可分割性。同一全宗不能分散，不同全宗不能混杂。2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。整体性由内部历史联系决定而非人为。3、全宗是以社会单位为基础构成的，具有稳定性。以机关、组织和个人作为单位构成，时空范围确定。全宗构成者条件A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。人物全宗著名人物一生社会活动中形成的档案整体。1、公务形成的文件，原件放入单位全宗，复印件或附件归入个人全宗；非公务中

6、形成的文件，原件应归入个人全宗。2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。全宗的补充形式（一）联合全宗：两个或几个关系密切单位形成的档案整体。1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂;2、职能互有密切联系的合署办公机关。**省手工业局手工业联社联合全宗（二）全宗汇集：档案数量很少的若干全宗的集合体。1、具有代表性的若干小全宗2、残缺不全的一些全宗****时期**地区工矿企业全宗汇集（三）档案汇集具有某些历史联系的若干全宗的群体。全宗群全宗群：由同一时期或地区，在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位

7、形成的若干个全宗构成一个有机群体。如：工业交通系统农林水利系统财粮商业贸易系统科学文化教育卫生系统全宗内档案的分类档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。分类应当具有客观性、逻辑性、统一性、实用性。分类的一般方法１、时间分类法Ａ、年度分类法Ｂ、时期分类法２、来源分类A、组织机构分类法B、作者分类法C、通讯者分类法3、内容分类法A、问题分类法B、实物分类法C、地理分类法4、形式分

8、类法A、按文件种类分类B、按载体形态分类C、按形状规格分类常用分类方法（一）年度分类法（二）组织机构分类法（三）问题分类法复式分类法（一）年度--组织机构分类法（二）组织机构--年度分类法（三）年度--问题分类法（四）问题--年度分类法分类的一般方法3.2按“件”整理档案归档文件：纸质文件。整理：以件为单位装订—分类—排列—编号—编目—装盒件：（一文一件、多文一件）正本、定稿；正文、附件；原件、复制