秘书基础前5章

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1、第一章文书基础第一节文书的概念与制发程序一．应用文书的含义与分类1.行政公文：是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。2.通用公文是指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》3.13种行政公文：命令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。4.事务文书主要有备忘录，请柬，启事，简报，会议记录，计划，总结等。5.商务文书二．通用公文（行政公文）的制发程序《办法》规定：“发文办理指一本机关名义制发公文的过程。包括草拟，审核，签发，复核，缮印，用印，登记，分发等程序。”收发：签收，登记，审核，拟办，批办，承办，催办草拟：拟

2、写公文草稿人名，地名，数字，引发准确。引用公文应当先引题，后引发文字号。结构层次序数第一层为一，第二层为（一），第三层为1，第四层为（1）审核是指发文办理第一程序：公文送负责人签发之前，先由办公厅进行审核。审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则，拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》规定。第二节应用文书的格式通用公文的格式要素课划分为眉首，主体，版记3个部分。红色反线以上的各要素统称为眉首；红色反线一下至主题词之间的各要素统称为主体；主题词以下统称版记1.眉首眉首包括：公文份数序号，秘密等级，保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人会签人，和红色反线（1）公文份数序号应根

3、据公文份数来决定编几位数字，但至少不低于两位，即1编为01（2）秘密等级和保密期限秘密等级分为：绝密，机密，秘密三级（如需标识秘密登记，用三号黑体字，两字之间空一字）秘密等级和保密期限之间用“黑星”隔开。（3）发文字号发文字号由发文机关代字，年份和序号组成。发文字号位置有两种形式：一，平行文，下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，剧中排布，二，上行文的发文字号位于发行机关标识下空2行，居左空1字。（4）签发人签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。位置平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字字体签发人三字用3号仿宋体字，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标

4、识签发人姓名。2.主体公文主体部分包括公文标题，主送机关，正文，附件，成文日期，印章和附注等。（1）公文标题标题中除法规，规章名称加书名号以为，一般不使用标点符号。（2）正文正文位于主送机关下1行，采用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（3）成文日期成文日期用汉字标全年、月、日，零写作〇（4）印章①印章是公文的生效标识，公文除会议纪要发出的以外均应加盖印章。联合上行文时由主办机关加盖印章，联合下行文时所有发文机关都要加盖印章。②单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称，只标识成文日期右空4字。③两个机关联合行文时，落款处不署发文机关名称。应将成文日期拉开，左右

5、各空7字。④三个以上机关联合行文是，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。（5）附注使用请示这一文种时，应在附注处注明发文机关联系人的姓名和电话号码。公文如有附注，应用3号仿宋体字。3.版记公文版记部分包括主题词，抄送机关，印发机关和印发日期，版记中的反线等要素（1）主题词顺序是先标类别词，再标类属词（2）印发机关和印发日期印发机关一般是指发文机关的办公厅，印发日期是指公文的付印日期通用公文的特定格式通用公文的特定格式有3种，即信函式格式，命令式格式，会议纪要式格式。主要是信函式格式和会议纪要格式。信函式格式发文机关全称下4mm处为一条横线，称武文线（上粗下细），线长170mm.距下页边20

6、mm处为一条横线，称文武线（上细下粗）。第三节应用文书的要素应用文书的四要素即材料，主题，结构和语言。人们习惯的比喻方式：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。一材料材料运用四环节：材料的占有，鉴别，选择和使用。选择四原则：围绕主题选择材料，选择典型材料，选择真实准确的材料，选择生动新颖的材料。二主题要求：正确，深刻，新颖，集中。三结构结构的内容：标题，开头，结尾，层次，段落，过渡，照应等。开头方式：概述式，目的式，开门见山，引述来文（指引述对方来文，来电的标题与发文字号作为开头的方式，这种写法大多用于函，批复等）段落：提行式，条款式，篇段合一式照应：首尾照应，文题照应，行文前后照应

7、。结尾：强调式，期求，希望，秃尾，说明式四语言运用语言标准：准确，简洁，平实开头用语：为，为了，根据，按照，遵照，关于，鉴于，目前，当前，兹，兹有等引述用语：用于批复和复函如悉，收悉，电悉等第四节应用文书的表达方式主要有叙述，说明，议论等。1.议论两大类：立论和反论论证方法：例证法，分析法，引证法，对比法，因果法2.说明说明方法：定义与表述，分类和比较，数字与图表第二章办公自动化基础第一节计算机基